La Junta de Castilla y León tiene una trayectoria impecable en cuanto a la aplicación de las más modernas tecnologías para lograr niveles máximos de eficacia en sus procesos de gestión. En base a esa premisa, desde principios del año 2002 la Junta de Castilla y León es usuaria de los módulos de gestión económico financiero IS-PSe Public Sector, Financial Accounting (FI), Tresury (TR) y Controlling (CO) de SAP, implantados en el marco de un proyecto adjudicado a Ibermática e Iecisa. Desde entonces y a través de la Intervención General, la Junta de Castilla y León ha venido incorporando nuevas funcionalidades al sistema con la implantación, entre otros, del módulo, SAP Asset Management (AM) y SAP Business Information Warehouse (BW), siendo pionero en la migración de su ERP a la nueva solución SAP ERP 6.0. Así y desde el pasado agosto, la Junta de Castilla y León apoya sus procesos de gestión en el área económico-financiera sobre la nueva plataforma SICCAL 2 (Sistema de Información Contable de Castilla y León) que, basado en SAP ERP 6.0, da servicio tanto a la administración de la CCAA como a sus Organismos Autónomos, sumando alrededor de 1.200 usuarios.
El avance es fruto de un proyecto iniciado hace menos de un año y el cual ha contado con la colaboración de una UTE formada por Ibérmatica e IBM que, frente a las propuestas de HP, Iecisa e Indra, resultó adjudicataria en julio de 2008 del correspondiente concurso público para la contratación de los servicios de evolución, mejora y mantenimiento del sistema por un periodo de cuatro años y un montante de 7,5 millones.
La iniciativa perseguía, por un lado, la modernización de la plataforma de gestión de la Junta de Castilla y León con la incorporación de nuevas funcionalidades y, por otro lado, su extensión a un número mayor de empresas públicas y fundaciones. Entre las iniciativas estratégicas a abordar en el marco del proyecto destaca la migración desde la versión 4.6 del ERP SAP/R3 a la nueva versión SAP ERP 6.0. que, como explica Gonzalo Rodríguez, jefe del Servicio de Contabilidad de la Consejería de Hacienda de la Junta de Castilla y León, se fundamenta en varios factores: “dentro de poco finalizaba el soporte a la versión anterior y, además, respecto a la versión 4.6, la nueva versión SAP 6.0 incorpora bastante mejoras que habían sido desarrolladas en base al mapa de requerimientos elaborado por el Grupo de Usuarios de Sector Público (GUS) de SAP, sin olvidar que, dentro del arco de los condicionantes temporal-económico-político-presupuestarios, este era el ejercicio en el que se hacía más conveniente el cambio”.
El proyecto ha supuesto notables avances, entre los cuales Rodríguez destaca varios en particular: “se ha producido un evolución importante en los módulos de proyectos y contabilidad presupuestarios, de forma que ahora podemos disponer de información conjunta de ambos; además, hemos dejado de utilizar el anterior gestor de expedientes (GEXAP) de Iecisa para emplear el Record Management System (RMS) propio de SAP, lo cual implica grandes ventajas y, específicamente, mucha más estabilidad y transparencia”.
Archivado e inteligencia
Además de la migración a SAP 6.0, el proyecto contempla iniciativas de modernización en cuatro grandes campos: Business Warehouse, archivado, central de información contable y firma electrónica. En lo que se refiere a las solucions de inteligencia, el proyecto supone el salto desde SAP BW 3.5 a la nueva solución SAP BI 7.0, que también implica mejoras importantes, además de sentar las bases para la implantación de nuevas herramientas, como el reporting de Business Objects. En este punto y como señala Rodríguez, el objetivo pasa por “crear nuevos cuadros de mando y extender la inteligencia a más usuarios, de manera que este sistema de BI y Cuadro de Mando, que ahora solamente es utilizado por la alta dirección, alcance a otros perfiles de usuario”.
En cuanto al archivado, el proyecto acaba de iniciarse anticipándose a una potencial problemática. Y es que, como indica Rodríguez, “desde que empezamos a hacer uso de SAP en 2002 tenemos ocho años de histórico en línea y queremos archivar los datos relativos a los primeros ejercicios”. Con esa visión, se plantea dividir la información en tres grandes grupos (datos esenciales que deben archivarse, datos que pueden archivarse y datos que por sus características específicas no necesitan ser archivados; por otro lado, ya se están analizando varias soluciones ECM y también se trabaja en la construcción de un BW específico para el archivado.
Nuevo portal www.dcyl.es
En el marco de su Estrategia Regional de I+D+i y la Estrategia Regional para la Sociedad del Conocimiento 2007-2013, la CCAA de Castilla y León aprobó el Plan Estratégico de Modernización de Castilla y León 2008-2011, que define seis estrategias y 20 programas de actuación con un presupuesto total de 536,9 millones de euros. Esta modernización tiene una vertiente interna y externa, que tiene su expresión corporativa en el portal www.jcyl.es. Así y en línea con su compromiso de mejora continua de los servicios que presta a sus clientes -entendiendo por éstos ciudadanos y empresas-, entre las múltiples iniciativas en desarrollo, la Junta de Castilla y León ha puesto en marcha una nueva versión de su portal web www.jcyl.es.
El trabajo de la Junta de Castilla y León con GMV en este ámbito se remonta a noviembre 2004, cuando el organismo adjudicó a la compañía, por algo más de un millón de euros, el concurso para el desarrollo de su nuevo portal corporativo, que entró en producción el 14 de febrero de 2007. El estreno del nuevo portal suponía otro nuevo avance en la carrera de la CCAA hacia la e-administración, un camino que se vio fortalecido de forma notable con el nacimiento a finales del 2004 del Sistema de Información Administrativa Único (SIAU), también fruto del trabajo en colaboración con GMV.
El SIAU, desarrollado sobre el gestor de contenidos Content Server de FatWire, configura un repositorio centralizado de los contenidos que resulta clave a la hora de alcanzar una serie de objetivos: “reorganizar el trabajo relacionado con la gestión y edición de contenidos web dentro de la Junta de Castilla y León, centralizar toda la información en un repositorio único, ofrecer la información a través de diversos canales y mejorar la usabilidad y accesibilidad del portal web”, indica el director general de Innovación y Modernización Administrativa de la Consejería de Administración Autonómica, Pablo Lebrato. No en vano y como destaca Lebrato, “te permite diferenciar el contenido de la presentación, de forma que es posible reutilizar tanto los contenidos en diferentes lugares de la web y otros portales, como las presentaciones, lo cual reduce considerablemente el tiempo de puesta en producción y los costes de desarrollo y mantenimiento”.
Tras el desarrollo del SIAU, GMV ha continuado proporcionando a la Junta de Castilla y León los servicios de soporte correctivo y evolutivo de la plataforma, garantizando la incorporación de nuevas tecnologías con el punto de mira en facilitar su utilización por parte de los usuarios finales. “Hemos trabajado”, señala Lebrato, “en incorporar nuevas funcionalidades a la web y han ido apareciendo nuevos portales específicos, siempre en base a una filosofía de reutilización máxima de los componentes”.
Por tanto, la iniciativa no sólo ha mejorado la cara vista del portal corporativo de la Junta de Castilla y León, también ha permitido incorporar importantes mejoras y nuevas funcionalidades. En este sentido, entre las mejoras incorporadas a la plataforma SIAU destaca un catálogo de ‘layouts’ o rejillas seleccionables a la hora de crear una portada para un portal web y un catálogo de componentes o elementos de información que pueden colocarse en distintas posiciones dentro de un ‘layout’ determinado.
Esta nueva filosofía de construcción en base a componentes resulta fundamental a la hora de destacar en portada la información realmente relevante para los ciudadanos y, además, “ofrece una flexibilidad total a la hora de contemplar las necesidades, tanto presentes como futuras, de elaborar diferentes portadas permitiendo ajustarse a las necesidades de cada portal web”, apunta Lebrato, para añadir que “sólo es necesario disponer de los contenidos del portal web para introducirlos en el gestor de contenidos y en caso de necesitar alguna funcionalidad no contemplada en el SIAU, siempre es posible incluirla y ponerla a disposición del resto de portales web del SIAU”.
Y es que, la creación del ‘framework’ de desarrollo de portales posibilita la composición y despliegue de un portal web en un breve período de tiempo y sin necesidad de programación. Este nuevo avance supone un importante ahorro de costes al simplificar el proceso de creación de portales web en base a una metodología de trabajo que lleva a la práctica conceptos como la gestión delegada, la reutilización de código y el mantenimiento de los desarrollos de forma centralizada. Además, cualquier corrección o mejora que se aplica, esta disponible automáticamente en todos los portales web del SIAU, que actualmente presta soporte a más de 40 portales. De este forma y como destaca Lebrato, “se elimina la necesidad de tener que crear un nuevo diseño gráfico por cada nuevo portal, ofreciendo la suficiente flexibilidad como para disponer de unas señas distintas propias y para adaptar cada nuevo portal a las necesidades reales del mismo”.
Como hito clave dentro de este proceso de evolución, la Junta de Castilla y León, cuya web autonómica fue la primera en contar con la certificación de accesibilidad Doble-A, lanzó a principios del pasado agosto la nueva versión de su portal web corporativo, que destaca por incorporar mejoras en ámbitos clave como la usabilidad, así como por incluir nuevas aplicaciones. Además de presentar un diseño gráfico renovado reforzando la nueva imagen de la Junta de Castilla y León en el canal on line, la nueva web corporativa del organismo ofrece un enfoque más actual y cercano a los ciudadanos. “Se han mejorado los niveles de usabilidad y de navegabilidad en base a una nueva filosofía aplicada a los menús de navegación”, detalla.
En el desarrollo del proyecto que ha permitido la incorporación de todas estas mejoras, la Junta de Castilla y León ha trabajado en estrecha colaboración con GMV, así como con la empresa Technosite, perteneciente al Grupo Fundación ONCE y la cual se ha encargado del diseño y la maquetación renovando el certificado de accesibilidad web; yDatacyl, que ha colaborado en el desarrollo y las labores de coordinación.
Otro de los aspectos que se han potenciando especialmente en la evolución del SIAU es la posibilidad de facilitar en todo momento al usuario información sobre la sección en la que se encuentra, un punto que cobra especial relevancia al considerar la diversidad de organismos y portales web presentes en el SIAU. A fin de mejorar este aspecto, en cada sección/temática del portal corporativo y de los diferentes portales web del SIAU se utilizan colores y elementos distintos, de manera que si bien se conserva la uniformidad estética asociada la Junta de Castilla y León, el ciudadano puede distinguir de forma rápida y sencilla el apartado/sección o portal web en el que se encuentra. Indicar, por último, que la movilidad y el incremento de la interacción con el ciudadano son puntos clave en este ámbito de cara al futuro.
Central de Información Contable y firma electrónica
Entre las iniciativas a desarrollar a medio plazo en el marco del proyecto adjudicado a la UTE IBM/Ibermática por parte de la Junta de Castilla y León se incluye la creación de la denominada Central de Información Contable, con la que se pretende facilitar los procesos de transmisión de datos por parte de aquellas entidades que no tienen implantado SAP, pero que deben rendir determinada información al organismo. En este ámbito y como indica Gonzalo Rodríguez, jefe del Servicio de Contabilidad de la Consejería de Hacienda de la Junta de Castilla y León, “empezaremos a trabajar de forma inmediata con el objetivo de crear un repositorio único que facilite la transmisión de determinados datos que ahora se rinden de forma más pedestre”.
De cara al próximo año, también se prevé abordar la incorporación de la e-firma en los procesos de gestión económico-financieros.
