El grupo hotelero Iberostar ha decidido acometer un ambicioso proyecto de digitalización de los procesos de back office y operaciones principales con el apoyo de Quint y con el objetivo de reducir el papel y facilitar el acceso digital a la información. El proyecto piloto, orientado a algunos de los hoteles que son buque insignia del grupo, ha permitido reducir en un 79% el consumo de papel. Asimismo, conlleva una reducción significativa en las toneladas de madera y consumo de agua necesario en su proceso de generación.
El esfuerzo se enmarca en la apuesta de Iberostar por el fomento de un modelo turístico responsable, una iniciativa pionera que el grupo está impulsando a través de su movimiento ‘Ola de Cambio’. Con este proyecto como eje transversal de su estrategia de negocio y su forma de entender las operaciones, Iberostar persigue reducir su huella de carbono a través de la innovación y la digitalización y automatización de sus procesos, reduciendo así el impacto medioambiental.
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Antes del cambio
El volumen de papel diario que se consumía en los principales procesos de backoffice y en las operaciones clave, como la gestión de recepción, alcanzaba más de 200.000 impresiones anuales por hotel. Este hecho se veía multiplicado por el elevado número de hoteles, ya que Iberostar es un grupo hotelero de grandes dimensiones.
Iberostar persigue reducir su huella de carbono a través de la innovación y la digitalización y automatización de sus procesos
El uso de documentación en actividades como la contratación de personal, inventarios o pedidos de clientes es algo habitual para cualquier compañía. Su traspaso entre áreas, la necesidad de firma, el almacenamiento y consulta de archivos históricos, las consecuencias legales y operativas de posibles pérdidas de documentación, etc., convertían esta gestión en un problema de grandes dimensiones. Si a este escenario le sumamos las particularidades de un negocio que requiere una voluminosa y permanente contratación de personal, la logística del aprovisionamiento de alimentos para miles de huéspedes o la gestión diaria de cientos de habitaciones, el resultado implica una ingente cantidad de información en soporte papel.
En consecuencia, esta generación de papel estaba incrementando el impacto medioambiental, el gasto, la ineficiencia y los riesgos subyacentes a la pérdida de documentación.
Nuestro Enfoque
En primer lugar, Quint llevó a cabo un ejercicio de observación de los diferentes procesos de back office y de las operaciones críticas, como la recepción, de los hoteles seleccionados. Mediante un análisis detallado, levantamiento de actividades y documentación, se determinaron el número de copias de papel generadas por cada proceso analizado.
Como refuerzo de este análisis, se realizaron dinámicas en las que las personas ejecutoras de los procesos disponían del espacio para expresar su visión de las tareas del día a día, identificando puntos críticos y proponiendo mejoras que perseguían la eliminación de papel en sus actividades diarias. Tras las fases iniciales de análisis, se definió un conjunto de mejoras específicas acordes a las necesidades del negocio y particulares a las circunstancias y características de los hoteles analizados. Estas mejoras implicaban diferentes tipos de soluciones tecnológicas: implantación de herramientas de workflow con validación de documentos mediante firma virtual, despliegue de dispositivos móviles con acceso remoto a los sistemas principales o digitalización de la recepción y su contacto con el resto de las operaciones, entre otras. Con este paquete de mejoras se elaboró, en último lugar, el roadmap y la descripción de los proyectos que las harían realidad.
Resultados
Como resultado se obtuvo una reducción del consumo de papel del 79% en todos los procesos de back office y operaciones de cada hotel. Extrapolando estos datos al conjunto de hoteles del Grupo Iberostar en España, los resultados de ahorro de papel alcanzan los más de tres millones de hojas anuales, equivalente a 450 árboles. A su vez, al evitar todo el proceso de creación de papel, en el que habitualmente existe una alta contribución de agua y electricidad, Quint y el Grupo Iberostar, a través de este proyecto de Paperless y digitalización de procesos, consiguen reducir el impacto medioambiental de su actividad, con magnitudes de ahorro estimadas en más de 850.000 litros de agua y 177.000 kwh de electricidad
