Esker ha llevado a cabo un proyecto con Grupo ADVEO, especializado en material y soluciones para entornos de oficina y enseñanza. Como parte de su estrategia de transformación digital efectuada con apoyo a la gestión centralizada de su Centro de Servicios Compartidos, la compañía está ahora automatizando la parte de Cuentas a Pagar, para lo cual ha optado por la solución de facturas de proveedores de Esker en modo Servicio.
El Grupo ADVEO ya trabajaba con Esker desde 2014, concretamente para el envío automatizado de facturas a clientes por correo postal. Este año ha decidido automatizar también su proceso de cuentas a pagar, integrando el proceso de captura y gestión de las facturas en su ERP. El proyecto se compone de varias fases, en las cuales el proceso de captura y validación de facturas acabará en su integración en el ERP propio de cada país. La solución se está implantando tanto en ADVEO Global Services (AGS) -Centro de Servicios Compartidos que el Grupo ADVEO tiene en Madrid-, como en las filiales del grupo en Italia, Portugal, Alemania, Francia, Benelux y España.
ADVEO inició a finales de 2015 un ambicioso proyecto de transformación de su modelo de negocio para pasar de ser un mayorista tradicional a convertirse en “La Plataforma Europea de Soluciones Para Entornos de Trabajo”. Al mismo tiempo constituyó el Centro de Servicios Compartidos AGS, como una palanca clave para la transformación del Grupo desde una perspectiva de procesos, sistemas y personas. AGS agrupa funciones transversales al negocio como IT, Finanzas y Administración, RRHH y determinadas actividades de Logística y Product Marketing.
Desde AGS se tratan unas 10.000 facturas de tipo financiero, mientras que en el conjunto de las filiales el volumen ronda las 240.000 facturas anuales, la mayoría conciliadas con pedidos de compra a proveedores. La compañía buscaba obtener visibilidad y trazabilidad del estado de sus facturas, a fin de optimizar sus procesos administrativos y de gestión de la caja, además de tener plena visibilidad del ciclo de facturas, tanto en el portal de Esker como en su ERP.
Desde AGS se tratan unas 10.000 facturas de tipo financiero, mientras que en el conjunto de las filiales el volumen ronda las 240.000 facturas anuales
Las facturas se reciben por diversos canales y formatos, pasan por la solución Esker donde los datos clave son extraídos, y se inicia un flujo de validación multi-nivel en función de criterios como: proveedor, montante de la factura. Por otro lado, el grupo utiliza la APP móvil Esker AnyWhere, que permite a los responsables validar las facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento, accediendo a las gráficas de control debidamente configuradas.
La solución de Esker permite a Grupo ADVEO tratar facturas procedentes de diferentes países, cada uno con su legislación particular. Por ejemplo, en Italia, el nuevo reglamento obliga a todas las empresas a emitir y recibir facturas a través de la plataforma SDI del Gobierno italiano, de forma equivalente al sistema SII en España.
La solución de Esker permite a Grupo ADVEO tratar facturas procedentes de diferentes países, cada uno con su legislación particular
“Para el proceso de Cuentas a Pagar hemos elegido Esker porque su solución nos permite un rápido despliegue, configurado como un servicio en la nube con integración directa con nuestro ERP, optimizando las tareas de verificación y codificación. Asimismo, garantiza las obligaciones legales y fiscales en términos de conservación y custodia en los países en los que tenemos presencia. Todo ello, unido a unos flujos de aprobación electrónicos que también permiten realizar las tareas en movilidad mediante la APP disponible, nos facilita una agilización de la gestión y reduce los tiempos de procesamiento, garantizando una trazabilidad absoluta del proceso”, declara Antonio Ríos Dos Santos, Head of Processes & Shared Services del grupo ADVEO.
Beneficios de la automatización
• Flexibilidad. Adaptaciones de la solución de Esker a las necesidades específicas del proceso de validación multi-criterio, multi-nivel y multi-nacional
• Reducción del tiempo de gestión, incrementando la eficiencia de los equipos administrativos de cuentas a pagar
• Servicio de soporte de Esker en el idioma local
• Visibilidad: utilización de métricas para el control de la eficiencia del proceso -tiempos de codificación, aprobación, identificación de cuellos de botella, etc.-
