Esker está llevando a cabo un proyecto con Getlink, compañía europea de transporte que gestiona el Túnel del Canal entre Francia y Gran Bretaña -antes denominada Grupo Eurotúnel-, para automatizar sus pagos a proveedores. Gracias a la solución de Facturas de Proveedores de Esker basada en la nube, las 15 empresas que conforman el grupo han optado por esta nueva alternativa, integrada en su sistema SAP y compatible con los idiomas francés e inglés, así como con las divisas y la legislación de ambos países. Como resultado, Getlink afirma procesar ahora sus facturas de proveedores con el doble de rapidez, ha mejorado la visibilidad y trazabilidad del proceso y ha reducido el número de facturas atrasadas o pendientes de pago.
El equipo de contabilidad de Getlink, formado por ocho personas distribuidas entre Francia y Reino Unido, procesaba manualmente 60.000 facturas al año (por servicios, inventario, gastos de estructura, impuestos…). Al tratarse de múltiples proveedores con diversidad de idiomas, divisas y tributación intra-comunitaria e IVA, la gestión del proceso resultaba enormemente compleja para la compañía.
“Buscábamos fundamentalmente una solución de facturas a pagar para todas nuestras subsidiarias, que se integrara sin problemas con SAP”, manifiesta Audrey Willcot, directora de contabilidad de Getlink. “La solución en la nube de Esker nos ofrece más flexibilidad y es compatible con múltiples idiomas y legislaciones internacionales. Otros criterios clave en nuestra decisión fueron el proceso de facturas con PO y sin él, la movilidad y la seguridad de contar con un seguimiento efectivo y fiable de todas las operaciones”.
Buscábamos fundamentalmente una solución de facturas a pagar para todas nuestras subsidiarias, que se integrara sin problemas con SAP
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Favorable acogida de los proveedores
Durante la implementación de la solución, Getlink recibió la respuesta entusiasta de sus proveedores. La automatización del envío y proceso de las facturas permitió acortar los tiempos de pago y el seguimiento. Anteriormente, solo el 15% de los proveedores enviaba sus facturas en formato PDF. Ahora, cerca de la mitad se reciben electrónicamente, y se espera llegar al 70% en los próximos meses.
“Nuestros proveedores son clave en el proceso, y rápidamente entendieron los beneficios de nuestro proyecto de automatización”, asegura Willcot. “Además de pagos más rápidos, Esker nos permite el intercambio de información en tiempo real, lo que ha mejorado considerablemente la gestión de las facturas y las relaciones con nuestros proveedores”, afirma.
Beneficios de la automatización
Implementada en unos pocos meses en todo el grupo, la solución de Esker es utilizada por unos 600 empleados de Getlink, y la compañía ha obtenido unos excepcionales resultados, como:
· Aceleración del tiempo de proceso de las facturas. Si previamente llevaba dos o tres horas de un empleado, ahora se procesa en 60 minutos.
· Mejora de la visibilidad y el seguimiento, con información ahora totalmente visible y accesible para contables, solicitantes y receptores, lo que facilita el seguimiento en ausencia de algún miembro del equipo.
· Recordatorios automáticos que facilitan el seguimiento y el pago de las facturas.
· Posibilidad de gestionar diversos tipos de facturas, por ejemplo, de servicios, gastos de estructura, con PO y sin él, etc…
· Conformidad regulatoria, a fin de poder realizar auditorías fiables.
· Seguimiento del rendimiento del equipo, gracias a los cuadros de mando y métricas a medida (volumen de transacciones procesadas, número de facturas por validar, desglose por actividad, etc…)
· Mejora en la gestión internacional y multi-compañía.
· Reducción del tiempo de aprobación de las facturas, con seguimiento sobre la marcha y capacidades a aprobación, gracias a la aplicación móvil Esker Anywhere.
“Nuestro proceso de pago a proveedores requiere muchas aprobaciones, y gracias a Esker, hemos visto importantes mejoras en este aspecto”, añade Willcot. Indica que “ahora podemos compartir la imagen de la factura en tiempo real con todos los stakeholders, recortando significativamente el tiempo y energía que antes gastábamos en circular duplicados de las facturas. Nuestro proceso es ahora mucho más fluido y transparente, tanto para nuestros equipos como para nuestros proveedores”.
