Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, ha llevado a cabo un proyecto con la empresa española ELIX Polymers, uno de los primeros fabricantes europeos de resinas ABS y derivados. Esta empresa necesitaba una solución para agilizar la gestión de las 8.000 facturas que recibe anualmente de sus 2.000 proveedores en su sede central de España y en su filial norteamericana.
Las facturas de los proveedores llegan a ELIX por dos vías, el 75% por email y el 25% por correo postal. Las primeras se reciben en una cuenta de correo dedicada y las segundas entran por la recepción de su sede en Tarragona. Antes de la automatización con Esker, este proceso se traducía en tareas manuales y ralentización en la asignación de las facturas.
Para mejorar sus pagos a proveedores, ELIX Polymers decidió apostar por la solución de automatización de facturas de proveedores de Esker, totalmente en la nube e integrada en SAP.
ELIX Polymers decidió apostar por la solución de automatización de facturas de proveedores de Esker
Los documentos que llegan por correo postal son escaneados por lotes y separados para ulteriormente identificar su correspondiente gestor según el código del proveedor. Esto se realiza gracias a la solución de Esker que auto-aprende a identificarlas, separarlas, seleccionarlas y redirigirlas a los usuarios encargados de su gestión. El objetivo es agilizar la gestión de las facturas al poder ver la información relevante en un solo lugar, identificar y corregir errores rápidamente, saber a qué facturas dar prioridad o cuáles rechazar, cotejar las que proceden de órdenes de compra, y validarlas gracias a un workflow electrónico de aprobación.
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Principales Beneficios
Según José Antonio Martín Sierra, responsable de Contabilidad e Impuestos de ELIX Polymers, la solución de Esker ha permitido al departamento de contabilidad de Cuentas a Pagar reducir drásticamente su tiempo de gestión de facturas, obteniendo visibilidad en el proceso y en el archivado.
Según declara Martín Sierra, “con Esker la gestión de facturas de proveedores es más ágil. La captura y filtrado, el tratamiento posterior y el seguimiento permiten a nuestro equipo trabajar con mayor rapidez y eficacia que antes. Además, la relación con los proveedores se ve beneficiada, gracias a la precisión y puntualidad en la que gestionamos y pagamos nuestros aprovisionamientos.”
Otros beneficios
Visibilidad sobre todo el proceso: posibilidad de medir el tiempo de proceso de cada usuario y el estado de gestión de cada factura
Archivado indexado: recuperación de las facturas en un tiempo récord, gracias a palabras clave.
Comunicación mejorada con los proveedores: reducción de llamadas para preguntar por el cobro
