Minsait, división TI de Indra, ha acompañado al Gobierno de Aragón en la digitalización de sus registros civiles, dentro de un ambicioso proyecto que ha contemplado la evolución de más de 10.000 fondos registrales y ha convertido a la comunidad aragonesa en la primera de España en tener todos los registros civiles de su territorio -con 731 municipios- digitalizados.
El desarrollo se ha dividido en diversas fases: en primer lugar, se realizó un proyecto piloto para digitalizar los partidos judiciales de Calatayud (Zaragoza) y Huesca ciudad. En segundo lugar, se acometieron los de Alcañiz, Calamocha y Teruel, lo que convirtió a la provincia turolense en la primera española con sus registros civiles informatizados. Tras ella, siguió la provincia de Zaragoza, recientemente concluida, y, por último, el proyecto finalizará con Huesca provincia, cuya evolución culminará en mayo de 2023. La actuación va en línea con la Ley estatal de Acceso Electrónico de 2007, que reconocía el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración por medios electrónicos; así como la Instrucción del Gobierno de 28 de mayo de 2008, por la que se subrayaba la obligación de informatizar todos los registros españoles posteriores a 1950. En la región de Aragón, la digitalización llevada a cabo por Minsait ha ido más allá, incluso, y logra tener constancia digital de las defunciones desde 1935 y, en el caso concreto de Teruel, cuenta también con todos los nacimientos a partir de 1920. La actuación, pionera en el país, ha suscitado ya el interés de otras comunidades autónomas atraídas por seguir su ejemplo.
El Registro Civil alberga miles de volúmenes y se utiliza en España desde hace más de 150 años. Su digitalización constituye un punto de inflexión para el avance de la Administración, ya que constituye el “diario civil” de cualquier ciudadano y en él se inscriben los hechos concernientes a la relación con el Estado de las personas, tales como nacimientos, matrimonios o defunciones. Con su evolución, los fondos documentales que contiene podrán ser consultados sin necesidad de recurrir al papel, lo que supone grandes ventajas para los profesionales y funcionarios que trabajan en la Administración, pero también para los ciudadanos u otros colectivos, como investigadores y expertos, que suelen consultar estos archivos, logrando así un acceso más ágil y dinámico a la información.
Los libros que obran en los archivos del Registro Civil se consideran Patrimonio documental con valor histórico en los términos previstos por la Ley 16/1985 de 25 de junio y, por consiguiente, no pueden ser destruidos ni deteriorados. Debido a ello, para su digitalización se ha requerido el uso de escáneres cenitales, así como medidas especiales para el traslado de los volúmenes.
El paso del papel al soporte informático favorece las gestiones, que se vuelven más inmediatas, así como una mayor seguridad de los fondos y una relación más fluida con la Administración, al facilitar la ejecución de trámites y hacer posible la prestación directa de servicios electrónicos directos a los ciudadanos. De esta forma, los funcionarios de Aragón, con independencia de su cargo o nivel, pueden atender su función en el nuevo entorno digital y desde cualquier lugar, a través de una misma base documental centralizada y en tiempo real que incorpora los mecanismos más exigentes de calidad y seguridad. Este sistema optimiza los tiempos de trabajo, la interconexión de datos con aplicativos de otros Registros y la conservación de los propios fondos, al evitar la manipulación de los ejemplares físicos.
Para Minsait “es un orgullo haber podido acompañar al Gobierno de Aragón en una actuación tan relevante”, subraya Mayte Vázquez, responsable del proyecto en el mercado de Administraciones Públicas de Minsait, quien hace especial hincapié en lo que un proyecto de este tipo supone en criterios de eficiencia y sostenibilidad: “Hasta ahora, se debía localizar el tomo, acceder al mismo y leer todas las anotaciones manuscritas en los propios documentos, lo que dificultaba mucho su manipulación, consulta y conservación. Hablamos de fondos delicados, muchos ya degradados por el tiempo transcurrido y el uso, por lo que una actuación de este tipo es clave para parar su deterioro y agilizar las gestiones o solicitudes hacia la Administración, sobre todo en aquellos municipios más pequeños, donde las limitaciones son determinantes”.
