Hasta la llegada de Ekon, Effytec trabajaba con diferentes sistemas informáticos que no estaban integrados, algunos de ellos desfasados tecnológicamente y de diferentes proveedores. Una limitación que complicaba la extracción de información y no permitía a los responsables de la empresa obtener una visión única y transversal de la actividad de los diferentes departamentos, careciendo de información en tiempo real sobre qué estaba pasando en su empresa.
A través de distintas soluciones de Ekon (CRM, Producción, Planificación, Gestión de almacenes, Calidad, Ventas, Compras, Finanzas, Control de Presencia, SAT, Movilidad, Cuadro de mandos) Effytec ha mejorado en cuatro aspectos: comunicación interna, reducción de duplicidades, automatización de tareas e integración de toda la cadena de valor. Luis Villegas, General Manager de Effytec nos pone un ejemplo: “hasta la llegada del ERP de Ekon, el departamento comercial comunicaba a su oficina técnica los cambios en las ofertas mediante un correo electrónico con la pérdida de tiempo y el riesgo a cometer errores si el cambio no se informaba correctamente”.
“Ahora los comerciales son más eficientes en la comunicación ya que es el ERP, una vez introducidos los datos, quien avisa automáticamente a oficina técnica de los cambios en las ofertas. Además, el proyecto que se traspasa a operaciones incluye la firma del cliente con lo que se obtiene un aumento en su fidelidad y una reducción de costes al evitarse reprocesos en los proyectos”, apunta Villegas.
Esta pyme está especializada en el diseño, fabricación y comercialización de máquinas de envasado, exporta el 95% de su producción y cuenta con una filial comercial en EE.UU
Ekon también ha permitido una reducción de duplicidades. Si antes pasar un pedido a contabilidad suponía introducir manualmente la factura y el asiento en finanzas, el proceso ahora es automático. Internamente se produce un ahorro de costes y una mejora de márgenes internos al quedar liberados de tareas de escaso valor añadido como replicar facturas.
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Mayor automatización de tareas
Con la implantación de Ekon, los profesionales de Effytec han obtenido una mayor automatización de tareas, eliminando aquellos trabajos que no representaban valor para la empresa. “El departamento comercial pasó de realizar sus ofertas en Word a realizarlas a través del módulo de ventas, en un formato estandarizado. Esto evita que cada comercial acabe utilizando un formato diferente y se ha mejorado la imagen de la empresa”, explica el General Manager.
En la gestión de almacén los operarios debían indicar, artículo por artículo, el material que se traspasaba del almacén principal a los almacenes virtuales, con Ekon se puede realizar esta tarea de forma automática, y con un solo clic el usuario puede traspasar al proyecto todo el material necesario.
Un último ejemplo de los beneficios que supone “la automatización de tareas se ha dado en el departamento financiero que realizaba las remesas bancarias una por una y manualmente, lo que suponía en algunas ocasiones duplicidades en los pagos y pagos erróneos. Con Ekon esta tarea puede realizarse automáticamente y con un solo clic se pueden realizar y contabilizar todas las remesas que se deseen. Además de un ahorro de tiempo y de errores, se reduce la insatisfacción de clientes y proveedores”, detalla Villegas.
Mejora en la toma de decisiones
Como se ha señalado anteriormente, Effytec trabajaba con diferentes sistemas informáticos que no estaban integrados, algunos de ellos desfasados tecnológicamente y de diferentes proveedores. Por lo tanto, “extraer información era muy complejo. Con Ekon se ha facilitado la extracción de información y su análisis, lo que permite mejorar la posición competitiva de la empresa frente a clientes y proveedores”.
Incorporar toda esa información a la cadena de valor ha supuesto una clara mejora en el seguimiento y trazabilidad de los proyectos que va desde el diseño hasta la entrega final de la máquina envasadora al cliente y su posterior seguimiento del mantenimiento, conociendo en todo momento que componentes y personas han intervenido en el proceso. Para ello se han utilizado nuevas herramientas, como imputaciones de tiempo y materiales, pantallas de garantías y de incidencias y control de avisos. Todo ello ha supuesto una reducción de costes y un aseguramiento de la calidad final del producto.
Desde la dirección general, por ejemplo, se puede consultar directamente en el ERP las ofertas realizadas cada mes, conocer la evolución de ventas, siendo estas más predictivas. Desde operaciones son más eficientes ya que pueden consultar el estado de los pedidos y pueden avisar si requieren materiales y de esta manera evitar incumplimiento en la entrega al cliente ofreciendo una mejor calidad en el servicio.
Como conclusión, Luis Villegas, General Manager de Effytec:“Con la implantación de Ekon se ha mejorado el proceso de tomas de decisiones, ya que actualmente disponemos de un ERP totalmente integrado que nos permite disponer de información en tiempo real y ser más predictivos”.
