Contratas y Obras, gestión de facturas ágil y fiable

Contratas y Obras E.C.S.A. inició sus actividades en 1978 bajo la denominación de Fernando Turró Homedes, Taller de Construcción y Pintura. En sus orígenes, la compañía desarrollaba sus actividades en Barcelona y el cinturón industrial de la Ciudad Condal, pero con el paso de los años fue creciendo hasta la constitución en 1985 de una sociedad anónima que pasó a denominarse S.A. de Contratas y Obras F. Turro.
La sociedad amplió progresivamente su radio de acción y el volumen de sus obras al resultar adjudicataria de importantes proyectos de edificación tanto públicos como privados; y, a día de hoy, cuenta con delegaciones en Palma de Mallorca, Madrid, Zaragoza, Tarragona, Gerona, Santander y Málaga; además de sumar más de 30 centros de trabajo repartidos por toda España.
En ese escenario, la gestión de las facturas de los proveedores se había convertido en una tarea compleja que exigía el movimiento de facturas entre la central, las delegaciones y las obras para su validación; con la consiguiente dedicación de recursos y tiempo, además de implicar riesgos como la pérdida de facturas. Hay que tener en cuenta que el sistema de conformidad de facturas en Contratas y Obras E.C.S.A. contempla cinco conformidades: la del administrativo de la obra, la del jefe de obra, la del delegado o director de área, la del departamento de compras y, finalmente, la del departamento financiero.
La compañía, que gestiona anualmente alrededor de 20.000 facturas de proveedores, se planteó entonces acometer un proyecto de automatización de ese proceso. “Nuestro objetivo era centralizar, estandarizar y agilizar el flujo de conformidad de facturas para reducir, por una parte, el tiempo y los costes asociados al desarrollo de esta tarea y facilitar, por otra parte, a nuestros proveedores una más rápida resolución de los cobros”, indica el responsable del Departamento de Tecnologías de la Información de Contratas y Obras E.C.S.A., Sergi Ros.
Con ese objetivo y a principios de 2007, el departamento de TI de la compañía empezó a informarse sobre las diferentes soluciones existentes en el mercado capaces de responder a su demanda hasta que, en un evento organizado por Abast Grup, conocieron la solución Invoices de ReadSoft. Ros comenta que “a través de la presentación de la solución y el caso práctico de la empresa Barcelona de Serveis Municipals, comprobamos que la solución de ReadSoft era la que mejor se adaptaba a nuestras necesidades y a los objetivos de nuestro proyecto”.
La apuesta por Abast Group como integrador estuvo asimismo determinada por “su probada experiencia y capacidad a la hora de integrar herramientas de captura de documentos y reconocimiento de datos en proyectos de gestión documental y archivo electrónico”, apunta el técnico.
En la instalación de Contratas y Obras, ReadSoft Invoices se ejecuta en un equipo cliente Dell OptiPlex 755 corriendo Windows XP Professional integrado en la red local y al que se conecta un escáner de Fujitsu, de forma que “el programa captura las imágenes, la información y los datos de las facturas y los envía a nuestro cluster de almacenamiento de archivos, generando al mismo tiempo un registro con el código de factura, su importe, la fecha de entrada, etc. en nuestra BBDD SQL Server 2003 donde se crea un índice que permite mostrarlas a nuestro ERP”, explica el responsable del Departamento de Tecnologías de la Información de la empresa.
Contratas y Obras E.C.S.A. utiliza una solución ERP denominada CyOwin y desarrollada internamente en Visual Basic contra SQL Server 2003, que ha tenido que adaptarse para posibilitar la importación de los datos desde el programa ReadSoft Invoices. Ross detalla que “el proyecto se prolongó de mayo a noviembre de 2007 y ha supuesto una inversión de 28.000 euros”. En este montante hay que incluir tanto la solución ReadSoft, como la adquisición de un equipo IBM xSeries 3550, que se ha integrado en una plataforma servidor formada por un total de ocho de estos equipos; así como la compra de disco para ampliar la capacidad de su librería IBM System Storage DS4700. “La ampliación garantiza la disponibilidad del espacio necesario puesto que el sistema se ha dimensionado para tratar 250.000 facturas al año con una media de dos páginas por factura”, indica Ros.
Desde su entrada en explotación en noviembre de 2007, la información de más de 15.000 facturas ha sido capturada por el nuevo sistema, posibilitando el acceso a las facturas a través del ERP tanto por parte de los usuarios en la red local como de los usuarios remotos. En el caso, por ejemplo, de los usuarios en las casetas de obra, “se conectan mediante VPN, abren una sesión Terminal Server para entrar al ERP y, si cumplen con las políticas establecidas, acceden a las facturas para dar su conformidad”, detalla Ros.
En cuanto a los grandes beneficios obtenidos con el proyecto, Ross destaca “la reducción del tiempo necesario para el desarrollo de este proceso, el incremento de la fiabilidad de los datos y, sobre todo, la agilización de los plazos de cobro de cara a nuestros proveedores”.