Amano Time&Parking Spain es la filial española de la nipona Amano Corporation, dedicada desde 1971 a la compra, venta, instalación, reparación, mantenimiento y distribución de todo tipo de accesorios y sistemas manuales, electrónicos, mecánicos y electromecánicos relacionados con el cronometraje y el cómputo del tiempo. En 1972 la multinacional japonesa, que suma 2.900 empleados en todo el mundo, se estableció en Europa -con sede central en Bélgica- para iniciar actividades directas en España en 2003 con la constitución de la sociedad Amano Time&Parking Spain (AT&PS), que actualmente suma una plantilla de 20 empleados. La filial cerró su ejercicio fiscal 2007 con una facturación de 4,5 millones de euros y cuenta con una cartera de la que forman parte alrededor de 450 organizaciones clientes.
La actividad de AT&PS, que tiene su sede central en Barcelona y sendas oficinas en Madrid y Santiago de Compostela, se centra en la comercialización, instalación y mantenimiento de sistemas de control de accesos de vehículos y gestión de parkings, sí bien a día de hoy también trabaja en una nueva línea de negocio de sistemas de control de presencia. En el desarrollo de su actividad, la filial española de Amano venía utilizando inicialmente las soluciones Factura Plus y Contaplus de Grupo SP, pero llegó un momento en que estas herramientas resultaban insuficientes. “El incremento continuo del negocio y el consiguiente aumento de las tareas de gestión intrínsecas a nuestra actividad nos obligaron a tomar la decisión estratégica a finales de 2005 de implantar un sistema ERP”, indica Julio Verge, director general de Amano Time &Parking Spain.
La empresa se puso en ese momento en contacto con Grupo SP, que ya formaba parte del Grupo Sage y le propuso el despliegue de su solución ERP LogicClass, con la que se hizo a raíz de la adquisición por parte del grupo de origen británico de la española Logic Control. Al mismo tiempo y por recomendación del director de la división de Parking de Amano en Bélgica, AT&PS también evaluó la solución Exact Globe del proveedor Exact Software.
Finalmente la filial española de Amano se decantó por la alternativa Exact debido fundamentalmente a “su funcionalidad, su dimensión acorde a nuestro volumen de facturación y su carácter internacional, que simplifica procesos como la elaboración de informes para la central europea o la corporación en Japón; además de que la propuesta de Exact era más económica”, argumenta Verge. Después de un análisis exhaustivo de sus necesidades desarrollado a lo largo de 2006 y tras la firma del correspondiente contrato en abril de 2007, se dio el pistoletazo de salida a la implantación de la solución Exact Globe, que AT&PS abordó en colaboración con la fuerza de consultoría de Exact Software. El proceso de implantación del nuevo sistema, que cubre las áreas financiera, compras, ventas y facturación, se prolongó cerca de un año y medio hasta que el uno de octubre de 2008 la nueva solución entró en producción, atacando SQL Server 2000 como BBDD. Lógicamente durante ese tiempo, AT&PS procedió -siguiendo las indicaciones de Exact- a dotarse de la infraestructura de hardware necesaria para la adecuada instalación del nuevo software. En este punto, AT&PS ha apostado por equipos Dell, concretamente PowerEdge 2950 para la BBDD y el software Exact; y PowerEdge 860 para el sistema de backup automático.
Esta infraestructura está ubicada en la sede central de AT&PS en Barcelona y protegida con appliances de seguridad FortiGate de Fortinet; su acceso remoto se realiza vía Terminal Services en el caso de los ocho usuarios del sistema ubicados en Madrid y mediante VPN desde un equipo portátil con tarjeta 3G integrada en el caso del técnico localizado en Santiago de Compostela.
Durante la fase de implantación del sistema, que actualmente suma 12 usuarios, se abordaron en paralelo una serie de acciones en el ámbito de las comunicaciones que resultaban determinantes para sacar el máximo partido del nuevo ERP. “Junto con la empresa Eintec, que colabora con Exact Software, desarrollamos un proyecto de comunicaciones para conectar las oficinas de Barcelona y Madrid con un enlace punto a punto simétrico a dos Mbytes y contratamos con el operador Primus los servicios de acceso a Internet y de centralita virtual IP”, indica el directivo, que destaca el alcance de la combinación de la tecnología VoIP en conexión con la solución ERP de Exact Software. “Cuando un cliente contacta con nosotros via IP el sistema le reconoce y presenta la información asociada agilizando procesos de gestión en áreas clave como, por ejemplo, el servicio post-venta”. A fin de exprimir al máximo esas posibilidades y debido a ciertas limitaciones del servicio de Primus, la compañía ha dado recientemente el salto a la solución MetroLAN de Telefónica. La implantación del nuevo software no fue, en cualquier caso, un proceso sencillo y ha exigido un trabajo intensivo. Verge comenta que “nuestro negocio tiene una serie de particularidades que había que adaptar al sistema; en lo que se refiere a la BBDD de los clientes, por ejemplo, hemos tenido que crear los datos maestros y fue necesario hacer cambios de numeración; también hubo que dividir el stock por familias de costes y productos para reagrupar y fragmentar nuestras necesidades de artículos, sin olvidar que en un proyecto de estas características las ideas previas suelen evolucionar a medida que conoces las posibilidades del software para hacer un aprovechamiento máximo de toda su funcionalidad”.
El salto Synergy
Justamente esa realidad es la que llevó a AT&PS a actualizar hace seis meses su BBDD desde SQL Server 2000 a SQL Server 2005. “Exact ha incorporado en el sistema una nueva funcionalidad relacionada con el IVA desarrollada sobre Windows Server 2005, de modo que se hacía necesaria la actualización, que hemos aprovechado para saltar a la Enterprise Edition de SQL Server que, si bien tiene un precio más alto, nos permite incorporar nuevos usuarios en función de nuestras necesidades sin coste añadido”.
El mismo motivo -disfrutar de nuevas posibilidades- es el que ha llevado recientemente a AT&PS a abordar la implantación de la solución Exact Synergy, una plataforma colaborativa que integra las herramientas necesarias para desarrollar una gestión avanzada de los procesos front-office en integración con Globe. “Cuando conocimos las potencialidades de Exact Synergy”, apunta el diretivo, “nos quedamos con el caramelo en la boca, de modo que decidimos emprender su despliegue en colaboración con Eintec”.
Este avance, en el que la compañía AT&PS se encuentra actualmente inmersa, abre nuevas posibilidades a la empresa ya que, además de facilitar la gestión de los procedimientos comerciales, técnicos y de mantenimiento, incorpora un sistema de flujos de trabajo, funcionalidades de gestión documental y un CRM. “Nuestro objetivo”, señala Verge, “es aprovechar toda la potencia de Sinergy en gestión documental, a día de hoy ya le estamos sacando el jugo en la gestión de prospects, pero también queremos, por ejemplo, poder generar directamente desde Synergy las ofertas y que, al mismo, tiempo queden registradas de forma automatizada en Globe, lo cual nos permitiría acelerar sustancialmente los procesos”.
Estos dos nuevos pasos han exigido a AT&PS reconfigurar su plataforma hardware. “Ante el aumento de la actividad, empezamos a tener limitaciones de memoria, de modo que hemos replanteado la configuración del hardware y vamos a cambiar el modo de funcionamiento del sistema de copias”. Para elevar el rendimiento de la plataforma, AT&PS ha decidido reconfigurar los servidores de su rack -uno para la BBDD, otro para la gestión del sistema y otro para las copias de seguridad, sin descartar la posibilidad de incorporar un cuarto servidor para el correo electrónico-; saltando al mismo tiempo de Raid 5 a Raid 10. En cuanto al sistema de copias de seguridad, la compañía tiene previsto adquirir un nuevo servidor de copias dedicado con tecnología de discos extraíbles. Lógicamente todas estas mejoras han incrementado la inversión inicial destinada por AT&PS al proyecto. “El presupuesto inicial, que en nuestro caso ascendía a 24.000 euros en concepto de consultoría y software más otros 10.000 euros destinados al hardware, hay que multiplicarlo por 2,5”, indica el directivo, que destaca el alto coste de las sesiones de consultoría.
No obstante, Verge asegura estar satisfecho y entiende que la incorporación del nuevo sistema ha traído consigo importantes mejoras: “hemos puesto orden en la casa, se ha agilizado un proceso crítico como la facturación y se han simplificado otros procesos gracias a que ahora disponemos de una BBDD única que nos permite utilizar a todos las mismas referencias y precios; podemos participar del proceso de producción a nivel de la oferta, se ha optimizado la gestión del stock y hemos ganado en control puesto que con Exact cualquier posible error queda registrado”.
Automatización de procesos
Con el despliegue de la solución Globe/Synergy de Exact Software, Amano Time&Parking Spain ha alcanzado uno de sus objetivos prioritarios: eliminar procesos redundantes que, lejos de aportar valor al negocio, complicaban, ralentizaban y elevan el riesgo de error en el desarrollo de sus actividades de gestión. En ese sentido, Verge destaca el alcance del tándem Globe/Synergy. “Lo que queríamos y estamos consiguiendo era eliminar la repetición de procesos innecesarios a nivel administrativo; anteriormente la presentación de una oferta al cliente, la facturación, los albaranes y la relación con el proveedor suponía una repetición de tareas y la generación de múltiples documentos; mientras que actualmente, con el sistema de Exact, la oferta reside en el sistema de Exact y cuando se genera el pedido todos los procesos que se desencadenan se desarrollan de forma automatizada sin la necesidad de volver a generar nuevos documentos o plantillas”.
