ADEO Services, empresa de referencia en el mercado de bricolaje y equipamiento para el hogar, ha contratado a Esker para automatizar un volumen anual de 25.000 facturas de proveedores en Francia. Integrada completamente con el sistema ERP de Oracle, la solución de Cuentas a Pagar de Esker en la nube ha permitido a ADEO Services agilizar su proceso de pagos a proveedores.
A medida que esta compañía ha crecido, la tarea de procesar manualmente las facturas de sus proveedores se ha hecho cada vez más compleja. ADEO Services, responsable de los servicios internos y técnicos de la compañía, decidió que era necesario implementar una solución de automatización que facilitara e hiciera más eficiente este proceso.
“Con los años, nuestro proceso de pagos se estaba volviendo cada vez más caótico”, afirma Hervé Bigot, director de Proyectos Financieros de ADEO Services. “No teníamos visibilidad de nuestras facturas según llegaban, y nos costaba cumplir los plazos de pago. Esker nos ha permitido estructurar mejor el servicio, poniendo en marcha buenas prácticas contables que podemos compartir con otras entidades de nuestra red”.
Antes de utilizar la solución de Esker, la gestión de facturas de proveedores y su control llevaba mucho tiempo. Esta tarea incluía la entrada de datos en Oracle, la verificación, anotación y autorización de los pagos. El procedimiento manual se traducía en pérdidas de facturas, falta de visibilidad y retrasos en los pagos.
Beneficios de la automatización
La solución de Esker fue elegida por su facilidad de uso, rápida implementación y posibilidad de integrar nuevas tiendas de la red de ADEO. Puesta en marcha en pocos meses, Esker pudo rápidamente ofrecer a ADEO Services y sus 2.000 proveedores una serie de beneficios, que incluyen:
- Proceso más rápido de las facturas, eliminando la intervención manual.
- Mayor trazabilidad a lo largo de todo el proceso de pagos.
- Visibilidad mejorada, gracias a los cuadros de mando personalizables y las métricas en tiempo real (número de facturas procesadas, facturas pendientes de validación, tiempo medio de proceso por proveedor, etc.).
- Mejor previsión del efectivo en caja, ya que las facturas quedan publicadas en el sistema para su seguimiento, una vez se reciben.
- Mejores relaciones con los proveedores, gracias a los pagos en tiempo de las facturas y la rápida resolución de incidencias.
“Gracias a Esker, el papel ha sido en gran medida eliminado”, añade Bigot. “Además, las facturas ahora son seguidas y contabilizadas tan pronto se reciben, y no después de varias semanas, o incluso meses más tarde, como sucedía antes”.
Hacia final de año, ADEO Services prevé haber eliminado para siempre el uso de papel en sus procesos contables, y haberlo extendido la gestión a las facturas de otras compañías del grupo, de manera que el número total de facturas automatizadas alcance las 40.000.
