La consultora TI alicantina Sistel ha desarrollado e implementado un cuadro de mando para la gestión de los recursos humanos de Suma Gestión Tributaria, organismo autónomo encargado de la gestión y recaudación de los tributos municipales de los ayuntamientos de la provincia de Alicante. La solución de Sistel permite a los responsables de RRHH disponer de un conocimiento preciso de la organización, de la plantilla y los costes, que les ayuda a tomar las decisiones más adecuadas en cada momento.
Antes del desarrollo del cuadro de mando, el área de RRHH de Suma manejaba una ingente cantidad de informes en ficheros planos, hojas de cálculo y listados y se hacía muy difícil la obtención de información presentada de forma homogénea y aportando valor para la gestión de este departamento. Al definir sus necesidades, Suma quería disponer de mayor agilidad en el control de la información crítica del área de RRHH y en el acceso a los indicadores claves de negocio que le permitieran tomar decisiones de todo tipo. Tal y como explica el jefe de Personal e Inspección de Servicios, José Vicente Barros, “Suma Gestión Tributaria Diputación de Alicante cuenta en la actualidad con unos recursos humanos efectivos cuya media anual es de 475 personas aproximadamente ubicadas en más de 40 centros de trabajo. Este volumen lleva consigo el manejo y la gestión de una gran cantidad de datos y de situaciones particulares y colectivas que son trasladadas al aplicativo informático de personal y que, hasta ahora, no era explotable sino a través de consultas realizadas ad hoc en cada momento para el fin que se requiriera”. Todo ello suponía “un laborioso trabajo manual, con una mayor probabilidad de error y que requería de muchas horas de dedicación”.
Así, el cuadro de mando implantado por Sistel se ha estructurado en diferentes bloques.
El primero está dedicado al análisis de la organización y de plantilla y ofrece todo tipo de estadística de personal: altas, bajas, días cotizados; en función de parámetros como tipos de contrato, género, minusvalías, entre otros. El segundo aborda el análisis de costes salariales, con indicadores relacionados con la Seguridad Social, retribuciones e incentivos. Se analiza también el absentismo, entendido como no presencia física en el puesto, ofreciendo estadísticas de todos los motivos posibles.
En cada uno los bloques, la información se muestra con indicadores gráficos que facilitan la valoración inmediata del dato, así como su despliegue de forma numérica en la tabla correspondiente. Además, cualquiera de los informes puede ser recalculado con diferentes filtrados para que en cada momento se pueda hacer una concreción exacta de lo que se quiere visualizar. En este sentido, existen diversos filtros utilizables por el usuario final en cada momento: temporales, por empleado, oficina, tipo de contrato, concepto salarial, sexo, tipo de jornada.
Tal y como explica Barros, el sistema ERP de gestión de Recursos Humanos y nómina en el cual se ha integrado el cuadro de mando es Meta4 e-mind y ESS/MSS portal del empleado también de Meta4. “No contamos con otro sistema de gestión de recursos humanos salvo pequeñas aplicaciones de bases de datos Microsoft Access para algunos procesos específicos”, comenta. La explotación de todos los indicadores se realiza a través de valores y/o filtros dinámicos y con posibilidad de combinación entre sí. Estos valores pueden ser comparativos, dimensionales o filtros. La explotación de la información del Cuadro de Mando se completa con alertas sobre indicadores, iconos o gráficos de comparación, informes o reports, ordenación así como exportación a hojas de cálculo y otros formatos.
