Prevista para abril de 2012, la apertura en Londres del quinto hotel bajo la marca ME de Sol Meliá, recientemente renombrada Meliá Hotels International, implica la gestión de un cronograma en el que existen alrededor de 1.100 tareas que implican a unos 23 departamentos corporativos y suponen más de 1.500 dependencias. , la cual puede considerarse crítica teniendo en cuenta que la cadena hotelera contempla abrir un nuevo establecimiento hotelero cada dos o tres semanas durante los dos próximos años. El avance es resultado de la apuesta de la compañía Hospitality Business Solutions (HBS), creada en 2008 como centro de servicios compartidos para todas las unidades de Sol Meliá, por extender al negocio el uso de una herramienta que el departamento TI de la cadena hotelera -integrado en HBS- vienen utilizando desde 2007. En ese momento y como explica el responsable de la Project Management Office (PMO) de HBS, Tomeu Cabot, “identificamos la necesidad de mejorar el gobierno y la gestión de proyectos”. El gobierno de la arquitectura tecnológica y la creación de metodologías para dar soporte a actividades como el desarrollo y la gestión de proyectos TI no era un objetivo nuevo para el departamento TI de Sol Meliá, que desde hace más de una década viene trabajando en este campo en base a modelos como Cobit, ITIL o el PMBOK del Project Management Institute (PMI). No obstante y como recuerda Cabot, en ese momento y alineada con el PMBOK ,“nuestra metodología de gestión estaba soportada en un entorno ofimático con Microsoft Word y Excel e incluso Microsoft Project, pero eran entornos no integrados”. En esa tesitura e identificada la necesidad de mejorar la capacidad y los procesos asociados a la gestión de proyectos, Sol Meliá inicia en 2006 un proceso de evaluación de soluciones PPM (Project & Portfolio Management). “Analizamos la solución ERPM de SAP puesto que en Sol Meliá tenemos implantado el ERP de SAP y era un candidato firme por motivos de integración; valoramos Microsoft Project dado que ya lo utilizábamos y estudiamos también CA Clarity PPM que destacaba en las clasificaciones de consultoras como Gartner y Forrester y se demostró la mejor alternativa dada su flexibilidad y adaptabilidad”.
Visibilidad para priorizar
Tomada la decisión, el departamento TI de Sol Meliá arrancó en junio de 2007 un proyecto de mejora de la gestión de proyectos con la instalación de CA Clarity PPM en un entorno de desarrollo. La iniciativa, que se acometió con recursos internos y una inversión mínima, condujo a la puesta en producción en septiembre de 2007 del módulo de gestión de porfolios y gestión de la demanda. Cabot reconoce que “lo razonable sería implantar primero la gestión de proyectos y recursos, pero dado que nuestra prioridad era disponer de una visión global no sólo de los proyectos TI, sino de la demanda que tenía que cubrir el departamento TI, implantamos primero la gestión del portfolio”. A partir de ese momento se procedió a la adaptación a la herramienta de la metodología desarrollada hasta en momento y en abril de 2008 entraba en producción el módulo de gestión de proyectos y recursos, coincidiendo prácticamente en el tiempo con la creación de HBS. “El diseño y la creación del HBS”, comenta Cabot, “se realizó en base a los procesos y modelos de control de costes y servicios implantados en TI y que se fueron trasladando al resto de departamentos que se integraban en HBS”. La gestión de la demanda era uno de los procesos fundamentales a mejorar de modo que en julio de 2009 entraba en producción en HBS la gestión de peticiones sobre los servicios de su catálogo y en octubre de 2009 se constituía su Project Management Office (PMO), de forma que a día de hoy HBS utiliza CA Clarity PPM para gestionar 46 servicios de negocio, incluyendo la gestión de la cartera de proyectos. “Actualmente”, apunta Cabot, “tenemos unos 650 proyectos y programas activos, ya sea gestionándose o en planificación, 15 portfolios y alrededor de 550 recursos, incluyendo personas, equipamiento e infraestructuras”.
En cuanto a la demanda y como indica Cabot, “CA Clarity PPM acumula 1.150 peticiones de las cuales ya están cerradas 500 -incluyendo las que derivan en proyectos- y el resto se van gestionando”.
Actualmente en su versión 8.1, CA Clarity PPM suma en Sol Meliá unos 150 usuarios: 50 de ellos gestores y el resto miembros de equipo que consultan o gestionan información relacionada con el registro de la demanda o la gestión de proyectos. A esta cifra hay que sumar también los usuarios de terceros, como el proveedor de servicios de distribución hotelera Tradyso que “hace uso de CA Clarity PPM para gestionar nuestra demanda y los proyectos que les subcontratamos”, y en menor medida empresas como Iecisa, en tanto que proveedora de los servicios de mantenimiento evolutivo del ERP SAP. A la hora de enumerar las principales mejoras logradas con la implantación de CA Clarity PPM, Cabot no alberga dudas: “nos proporciona transparencia y visibilidad sobre los proyectos y servicios que provee HBS, y específicamente sobre la demanda, permitiéndonos priorizar dicha demanda y gestionar los recursos necesarios en función de los criterios de urgencia de nuestros clientes de negocio”.
