Nacida en 2006 a raíz de la integración de distintas empresas de limpieza y servicios, Samsic Iberia es una compañía de servicios especializados de limpieza perteneciente al grupo francés Samsic, que suma más de 20.000 clientes en Bélgica, Francia, Luxemburgo, Portugal, Reino Unido y Suiza, registrando una facturación global de 1.300 millones de euros.
Con una facturación en 2010 de 48 millones de euros, Samsic Iberia cuenta con alrededor de 3.200 empleados que desarrollan tareas de limpieza especializada y descontaminación en los sectores terciario, agroalimentación, industrial, farmacéutico y sanitario. La empresa tiene su sede central en San Sebastián (País Vasco) y dispone de delegaciones en Bilbao, Santander, Burgos, Madrid, Barcelona, Valencia, Zaragoza y Mallorca. Puesto que Samsic Iberia surge a raíz de la fusión en 2006 de las sociedades Limpiezas Bisonte, Limpiezas Elurra, Compasa y Lending Services, a las que un año después se sumaron las empresas Lianca y Lumen, la nueva empresa se enfrentaba al reto de homogeneizar su información e integrar sus procesos, teniendo además en cuenta que su intención es continuar creciente a base de adquisiciones. El despliegue de un ERP y, específicamente, la implantación de una aplicación para la gestión de la nómina y los RRHH, emergía como la respuesta a sus necesidades. No en vano y tal como explica el director administrativo y financiero de Samsic Iberia, Pedro Ceballos, “en ese momento existía un sistema contable heredado de Limpiezas Elurra que corría en un entorno AS400 y se había quedado obsoleto, había tres sistemas de facturación diferentes, así como cuatro sistemas distintos para la gestión de la nómina, y desde luego no contábamos con aplicación alguna de Business Intelligence”. Se trataba de superar una situación que se caracterizaba por un nivel de heterogeneidad excesivo derivado de las diferentes fusiones y adquisiciones de las que surge Samsic Iberia, puesto que el elevado grado de fragmentación y obsolescencia de estos sistemas, sumado a la existencia de una infraestructura de comunicaciones bastante pobre, constituía un claro obstáculo para llevar a cabo una gestión integrada. Se hacía, por tanto, necesaria una modernización.
Gestión de nómina, capital
Así y coincidiendo con la incorporación a Samsic Iberia de Pedro Ceballos, se da luz verde a un análisis de las diferentes alternativas existentes en el mercado en sistemas ERP y, específicamente, de gestión de nómina. “Para nosotros”, subraya Ceballos, “es absolutamente fundamental la parte de nómina, dado que operamos en un sector intensivo en capital humano y manejamos hasta 50 convenios diferentes, sin olvidar que el 80 por ciento de nuestro coste es nómina”. Además, Samsic Iberia consideraba fundamental que el proveedor de la aplicación de nómina fuera el mismo que el del ERP, sin olvidar la importancia otorgada al hecho de que se tratase de una plataforma escalable. “No podía ser una herramienta para una pyme, sino que tenía que ser capaz de soportar hasta 10 veces más negocio”.
Con esas miras, Samsic Iberia estableció contacto con varios proveedores de sistemas ERP partiendo del convencimiento de que “finalmente, en el mercado hay dos o otros ERP de primer nivel: SAP, Oracle y Microsoft”. Entre las alternativas Oracle y Microsoft, que llegaron al proceso de selección final, Samsic Iberia terminó decantándose por Oracle, debido fundamental al hecho de que “la nómina de Microsoft era del Grupo Castilla y no nos daba la misma garantía de sostenimiento en el futuro que Oracle, cuyo sistema ERP y su herramienta PeopleSoft HCM para la gestión de la nómina eran hermanos y hacían uso de la misma BBDD”. Tomada la decisión a finales de 2008 y siguiendo las recomendaciones de Oracle, Samsic Iberia inició la selección de un partner para llevar a cabo abordar la correspondiente implantación bajo un modelo de externalización, opción por la que Samsic Iberia había apostado desde el principio ya que la empresa no cuenta con un departamento de TI y considera estratégico centrarse en su negocio dejando a los especiales aquellas funciones no nucleares.
Steria, socio estratégico
Tras descartar una primera oferta de Satec, Samsic Iberia apostó por Steria, en asociación con Sogeti (Capgemini) en tanto que experta en PeopleSoft HCM. Samsic Iberica firmó con Steria a principios de 2009 el correspondiente contrato de implantación, outsourcing y mantenimiento por un periodo de cinco años y un importe de 1,35 millones de euros. “La elección de Steria como proveedor”, afirma Ceballos, “nos garantiza un mayor rendimiento de nuestros sistemas y la confianza plena de poder evolucionar tecnológicamente a medida que lo requiera tanto nuestro negocio como el mercado”. En el marco de dicho contrato y tras una fase de consultoría, se inicia el proyecto de implantación, que se abordó de forma progresiva y por geografías. “El primer módulo que se puso en marcha fue finanzas, en producción desde julio de 2009, y posteriormente arrancamos la facturación en dos hitos: primero la zona norte en octubre de 2009 y el resto de zonas en enero de 2010”, detalla Ceballos.
A lo largo de 2010 y siguiendo también un criterio geográfico se fue arrancando la solución PeopleSoft HCM para los procesos de administración del personal, cubriendo desde la contratación hasta el cálculo de la nómina. En este ámbito, Samsic Iberia registró a principios de este año un nuevo hito ya que “desde el pasado enero estamos procesando con PeopleSoft HCM la nómina de los alrededor de 3.200 empleados de Samsic”.
En paralelo al despliegue se realizó la necesaria migración de datos, un proceso que, como apunta Ceballos, “fue bastante laborioso y complejo debido a que hubo que migrar varias BBDD”. Actualmente está finalizándose la implantación del módulo de compras, a la espera de una última ampliación geográfica que se prevé llevar a cabo el próximo mes de julio; y queda también pendiente la puesta en producción del módulo de control de gestión, que no obstante ya está completamente desarrollado en base al ‘knowhow’ de la matriz. Como apunta Ceballos, “la herramienta está madurando en una fase de pruebas y esperamos tenerla operativa en los próximos meses”. Este último sistema resulta fundamental al tratarse de un Cuadro de Mando, que ofrece a Samsic máxima visibilidad de su negocio. “El Cuadro de Mando nos va a aportar, desde el punto de vista analítico, una visibilidad y capilaridad máximas, y nos va a permitir conocer la rentabilidad de todos los sitios de trabajo, por actividad, por cliente, por tipo de servicios, etc., con todas las ventajas que ello acarrea desde el punto de vista del control de la gestión”, comenta Ceballos.
Outsourcing global
Además de la implantación de estas aplicaciones, Samsic Iberia ha confiado a Steria el mantenimiento de las mismas, así como el de las infraestructuras y las líneas de comunicación asociadas al proyecto hasta 2014.
A este último respecto, en el marco del proyecto se han reforzado las comunicaciones en las principales oficinas de Samsic Iberia, así como en la sede central, donde se ha instalado una radiofrecuencia de Ono para sumar redundancia a la línea de fibra de Telefónica previamente existente, puesto que es en esa localización donde se encuentran la mayoría de los actualmente 50 usuarios del ERP. El contrato de outsourcing global que Samsic Iberia mantiene con Steria se realiza en base a un Acuerdo de Nivel de Servicio y aplicando la metodología ITIL desde el Centro de Proceso de Datos (CPD) de Steria en Madrid, el cual constituye una plataforma mutualizada para diferentes clientes a los que se prestan servicios de externalización, beneficiándose así de sistemas de alta disponibilidad y equipos especializados de soporte a un coste notablemente inferior. En este punto, Ceballos reconoce que “para nosotros no es importante conocer los recursos de infraestructura en los que corren las aplicaciones, sino que se cumplan los SLA”. Y, en este sentido, “desde el inicio del contrato, solamente ha habido una incidencia debido a un problema en el CPD que sólo duró unas horas y estamos realmente satisfechos”.
Un salto de 20 años
A la hora de señalar los principales avances que ha supuesto para la organización este proyecto de modernización, el director administrativo y financiero de Samsic Iberia no tiene dudas: “en primer lugar, ha significado una unificación de herramientas y un avance de 20 años a nivel tecnológico”. En este sentido, Ceballos pone el acento en la reducción del nivel de vulnerabilidad de la empresa respecto a las personas en cuanto que “anteriormente sólo había dos personas capaces de hacer uso de una determinada utilidad, mientras que ahora el sistema ofrece un manejo más sencillo y, además, la organización es la verdadera dueña de la información”.
En segunda instancia, Ceballos destaca asimismo el salto conseguido desde el punto de vista analítico: “hemos multiplicado la información por 400 y ese avance nos proporciona una capacidad de decisión de la que antes carecíamos”. Y, por último, “hemos incrementado de forma sustancial nuestros niveles de disponibilidad y seguridad en cuanto a comunicaciones y hardware con la garantía que nos ofrece CPD de Steria frente a potenciales pérdidas de información”.
Cuadro de Mando, decisiones informadas
Samsic Iberia contempla la próxima entrada en producción de un Cuadro de Mando que, desarrollado en el marco de este ambicioso proyecto de modernización, ha sido bautizado como ‘Gestión de Chantiers’. Este Cuadro de Mando no sólo permitirá a Samsic Iberia cumplir con el requerimiento de facilitar mensualmente a su matriz un informe de actividad, de pérdidas y ganancias, sino que al mismo tiempo “vamos a poder disponer de una visión centralizada y ejercer un mayor control de toda nuestra actividad, lo que redundará en una optimización de costes y en un mejor servicio a nuestros clientes”.
Por otro lado y desde una perspectiva más estratégica, el Cuadro de Mando de Samsic Iberia también “constituye una herramienta rápida que nos facilitará una toma de decisiones ágil y bien informada”.
