Con una historia acumulada de más de 55 años en el mercado, Salerm Cosmetics es una multinacional de origen español especializada en la fabricación y comercialización de productos de peluquería y cosmética. Con una plantilla de 700 empleados -250 en España-, Salerm Cosmetics tiene su sede central en Liçca de Vall (Barcelona) y cuenta con centros de producción en la citada localidad barcelonesa y en Venezuela, así como con presencia en 14 países de los cinco continentes a través de 42 subsedes, que se suman a sus ocho delegaciones localizadas en el territorio nacional.
Conocida en el mundo de la cosmética por ser la primera firma en lanzar al mercado un tinte capilar en crema con propiedades tratantes, Salerm Cosmetics comercializa una amplia gama de productos de acabado y tratamiento para el cabello de cara a satisfacer las necesidades de sus clientes, el profesional de la peluquería y la cosmética que, a su vez, constituye el canal para hacer llegar los productos de la empresa a los clientes finales.
Salerm Cosmetics lanzó en 2008 una nueva línea de productos de cosmética facial orientada al público masculino que incluye productos de higiene personal y peluquería; pero su último y más notable lanzamiento se enmarca en el mundo de los tintes para el cabello y se trata de la línea Iridia de productos de coloración por oxidación sin amoníaco ni PPD, un componente químico agresivo que provoca la mayoría de las alergias.
En materia TIC y desde hace más de dos décadas, el núcleo de la operativa de Salerm Cosmetics descansa en un servidor AS/400 de IBM, una plataforma que recientemente se ha renovado y que proporciona a la firma la seguridad de contar con la capacidad de llevar a cabo una gestión global desde su sede central. “Esta era una de las principales premisas que tenía que cumplir el sistema de información, de modo que todas nuestras sedes localizadas en las principales ciudades de Estados Unidos y Latinoamérica disponen de conexión al servidor, que está instalado en la sede central”, explica el responsable de Medios y Gestión de Salerm Cosmetics, Raúl Gómez. Las comunicaciones son, por tanto, altamente críticas para Salerm Cosmetics, que tiene a MoviStar como proveedor de referencia en España, coincidiendo éste en determinados países mientras que en otros se trata de proveedores locales. Sobre el AS/400, Salerm Cosmetics corre el ERP IPG 400 que “cubre todas nuestras necesidades a nivel de ventas, compras, contabilidad, activos fijos, etc.”, indica Gómez. Se trata de un estándar con mantenimiento de la empresa INSA que ataca DB2 y se ha adaptado a la medida de la empresa.
En este escenario y dadas las específicas características de las ventas que realiza Salerm Cosmetics, su sistema ERP genera un volumen ingente de información que hace unos años la empresa decidió explotar para ganar en inteligencia. “Dado que nuestros clientes son pequeños, nuestras ventas son también en pequeñas cantidades, de modo que en un año podemos generar millones de registros y necesitábamos una herramienta capaz de estructurar de forma rápida esa enorme cantidad de información”, explica Gómez, para añadir que “requeríamos una solución que nos permitiese extraer información valiosa para nosotros y para nuestros clientes, que son los peluqueros; y precisábamos específicamente extraer información válida del departamento de pedidos, que genera del orden de siete millones de registros en menos de un año”. Ciertamente, el hecho de disponer de un repositorio de datos de tal volumen implicaba problemas a la hora de explotar toda la información operativa que Salerm Cosmestics generaba diariamente en el desarrollo de su actividad. “La preocupación principal”, señala Gómez, “era saber cómo hacer accesible la información que necesitaba cada usuario y eliminar la dependencia histórica de tener que solicitar la elaboración de informes a los informáticos, que podían así dedicarse al mantenimiento del sistema y a garantizar que los datos fluctuasen allá donde tenían que estar situados de manera automática”. En esta tesitura, la necesidad de Salerm Cosmetics pasaba por dotarse de una solución de BI rápida y ágil que le permitiera llevar a cabo una explotación del sistema de gestión de la información a la medida de los requerimientos de los distintos perfiles de usuarios, facilitando asimismo la elaboración autónoma de informes, fueron éstos estándares o específicos. Así, pues, en 2007 la empresa aborda un proyecto de BI apostando por la herramienta ProOlap del proveedor RCM Software que, si bien supuso un avance importante, tras su uso durante casi tres años por parte de la empresa, “se nos quedó justa y RCM Software nos propuso evolucionar hacia su nuevo sistema basado en web, BI4Web”. La aplicación se ha instalado en un servidor virtual y actúa como plataforma de gestión remota para la explotación de los datos.
Conocimiento al instante
Con la implantación de BI4Web, que se inició a principios de 2010, Salerm Cosmetics ha dado un importante paso hacia delante en materia de BI y ha cumplido con su objetivo de disponer de información del estado general de la compañía al instante, incluyendo el conocimiento detallado y al día de la situación de cualquiera de sus sedes, independientemente de su localización. “Gracias al excelente sistema de gestión de bases de datos y a la nueva herramienta de Business Intelligence BI4Web, que trabaja en la extracción de información valiosa para dirigir y corregir la operatividad de la compañía, tenemos la seguridad de que los datos que se introducen desde cualquier punto de nuestras sedes repartidas por el mundo pueden ser visualizados aquí de forma inmediata”.
El nuevo software permite asimismo a los diferentes usuarios la elaboración de informes de manera muy sencilla. “Con BI4Web”, apunta Gómez, “ya no necesitamos de la intervención de un informático para realizar informes, sino que lo puede hacer un analista de datos localizando fácilmente la información que necesita dentro del sistema”.
En este sentido, BI4Web se sitúa entre el informático y el analista de sistemas en Salerm Cosmetics, de forma que incluso aquellos usuarios sin conocimientos informáticos pueden manejar la información de una forma más productiva y ponerla a disposición de otros usuarios. “Con la herramienta de RCM Software hemos ido un paso más allá en el proceso de explotación y análisis de la información ya que podemos adaptar los informes a las necesidades específicas de los usuarios y además ponemos éstos a disposición de cualquier persona en cualquier parte del mundo”, destaca el directivo. Se trata de un avance importante teniendo en cuenta que la herramienta ProOlap anteriormente utilizada por la empresa permitía ciertamente la realización de informes a medida sin la intervención de expertos en TI, pero sin embargo no ofrecía la posibilidad de hacer de forma inmediata disponibles los informes a través de Internet. Además, la herramienta ProOlap, desarrollada también por RCM Software, exigía su instalación en cada uno de los PCs e implicaba por tanto un incremento de las necesidades de administración. “Con una arquitectura cien por cien basada en web como la de BI4Web se elimina el tedioso trabajo de instalar el software en cientos de PCs y tenemos la posibilidad de abordar cualquier proyecto de BI con independencia de la plataforma de gestión que lo soporte”.
Estas ventajas, sumadas al periodo de aprendizaje de tan sólo 15 días para manejar el sistema, fueron las que determinaron la decisión final de Salerm Cosmetics para implementar la nueva solución de RCM Software, que se impuso a otras alternativas. “Barajamos varias opciones de aplicaciones de Business Intelligence”, indica Gómez, “pero nos parecieron demasiado complicadas, implicaban procesos de implantación y aprendizaje muy largos, y requerimientos laboriosos que precisaban la estructuración de la base de datos y el cambio de plataforma de gestión”.
El responsable de Medios y Gestión de Salerm Cosmetics llama también la atención sobre otro aspecto fundamental de la solución Bi4Web como es la inexistencia de un pago por licencias. “La inversión inicial que se requiere no es muy elevada, se ajusta bastante a lo que podría ser una pyme y la solución no exige el pago de licencias sino de un mantenimiento”, destaca Gómez, para apostillar que “en este proyecto la mayor inversión no es la inversión económica sino la que se tiene que destinar a la formación del personal encargado de diseñar los informes”.
Expansión BI
El nuevo sistema BI4Web entró en explotación en Salerm Cosmetics coincidiendo con el traslado de la firma el pasado febrero a una nueva sede y en la actualidad hay cinco personas dedicadas a la elaboración de informes, de los que ya están sacando partido alrededor de 20 profesionales. “La idea es que los directores de nuestras compañías en cada uno de los países en los que tenemos presencia tengan la posibilidad de acceder y visualizar los informes a través de Internet identificándose con su usuario y contraseña”. Se trata de ganar agilidad y de eliminar información redundante e inexacta, sin olvidar la consecuente reducción en el manejo de papel. “Queremos canalizar toda la información interna del grupo a través de este sistema de forma que, en lugar de manejar diferentes informes en Excel, la información común de ventas, compras, consumos, gastos en general y cuenta de resultados sea la misma para otros y esté accesible en tiempo real”.
El mismo objetivo tiene la apuesta de Salerm Cosmetics por la virtualización, de la que está haciendo un uso intensivo desde principios de 2010. “Al disponer de servidores virtualizados hemos ganado en agilidad y hemos podido automatizar funciones para las que antes tenía que buscarse tiempo como la realización de las copias de seguridad”. Ahora, sin embargo, el empleo de servidores virtuales le permite realizar backups de forma automática sobre otro servidor redundante, para regresar a la plataforma habitual asignada en cuanto ha terminado de realizar las copias de seguridad. “La virtualización nos permite tener en una misma máquina varios servidores trabajando y al tiempo tener otra máquina que replica éstos; de este modo ya no hemos de detener el flujo de trabajo habitual teniendo en cuenta, por ejemplo, que las cuatro de la tarde es para nosotros una hora punta en la que pueden estar conectados alrededor de 500 puestos de trabajo de forma simultánea transfiriendo información”.
En esta misma línea de incremento de los niveles de agilidad y coincidiendo con una remodelación organizativa en el departamento financiero, el sistema BI4Web se encuentra en fase de expansión en la firma cosmética. Así, pues, Gómez reconoce que la compañía aún no ha alcanzado el objetivo de que los 700 empleados de Salerm Cosmetics dispongan de un óptimo nivel de acceso, explotación y difusión. A día de hoy, el nivel de explotación del sistema de BI por parte de Salerm Cosmetics está en la actualidad a aproximadamente un 15 por ciento de su potencial y Gómez reconoce su impaciencia por elevar ese porcentaje. “Nos faltan algunos meses para conseguir esta objetivo porque si bien es una herramienta fácil de usar y explotar, es necesario poder llegar a alcanzar un nivel de complejidad muy elevado”. Con el punto de mira puesto en esa progresión, RCM Software realizará en breve un proceso formativo que les permitirá conocer y optimizar la explotación del sistema por encima del 60 por ciento y obtener información detallada en modo gráfico -mapas, KPIs…- a nivel de países.
Más inteligencia y más movilidad
La expansión de los niveles de explotación del nuevo sistema de BI, BI4Web, en Salerm Cosmetics es uno de los objetivo de la firma, que también contempla la próxima creación de un almacén automático que incorpore un sistema de pistolas de lectura en fracciones de segundo para el control del stock disponible y la incorporación de dispositivos de tipo PDAs conectables al AS/400, de manera que todos los vendedores automaticen mucho más sus procesos comerciales en las peluquerías desde las ventas, hasta la generación de recibos, pasando por el envío de pedidos, así como el suministro y cobro de los productos. “Con estas dos mejoras en nuestros sistemas de información”, concluye el directivo, “conseguiremos ahorrar en recursos administrativos y agilizar los procesos de verificación de cobros, en especial los que proceden del otro lado del Atlántico”.
