El Proyecto Cret@ o “Control de recaudación por trabajador” supone uno de los mayores cambios de los últimos años en el sistema de cotización y recaudación liderado por la Seguridad Social, que pone en manos de su Tesorería el cálculo de las cotizaciones de los trabajadores, mediante la sincronización de los Sistemas de Información de la Seguridad Social con el de todas las empresas españolas.
Este nuevo sistema, que a largo plazo, supondrá una reducción de las cargas administrativas y una mayor automatización de los procesos de gestión tiene muchas implicaciones para las empresas y para el funcionamiento de los departamentos de Recursos Humanos al suponer un cambio en el modelo de declaración de cotizaciones, así como en la manera de preparar, elaborar y analizar las nóminas.
Por ello, Meta4, ofrece seis recomendaciones que todos los departamentos de Recursos Humanos deben tener en cuenta para que la transición no convierta en traumática para sus equipos y recursos:
– Revisión del software de gestión. Es muy importante asegurarse que el fabricante suministrará las adaptaciones, y que pone a disposición de sus clientes la información y los medios para la llevar a cabo esta transición, las pruebas y la implantación del nuevo sistema.
– Nivelación de datos. Es muy probable que el sistema actual de comunicación con organismos oficiales como la Seguridad Social esté sujeto a errores, al estar presente la acción manual y no existir procesos de control exhaustivo de la veracidad de la información. Para evitar este hecho, será necesario llevar a cabo una nivelación de toda la información comparándola con organismos externos.
– Adaptación de procesos de gestión. Será fundamental replantearse la operativa en muchos aspectos, y es la que permitirá sacar partido en el futuro a los procesos de sincronización de la información que vienen implícitos con Cret@, y la reducción de cargas administrativas.
– Cambios en el proceso de nómina. La aparición de nueva información procedente de la Administración, que deba ser tenida en cuenta para las cotizaciones, supondrá una modificación definitiva en la forma de elaborar las nóminas.
– Control de costes. El hecho de que un agente externo calcule las cotizaciones y que lo haga incluso un mes después de la cotización plantea dos grandes retos a una compañía. Por un lado, asegurar que todos los cálculos realizados serán validados posteriormente por la administración, y por otro, estar preparados para que se produzcan cambios en dichos costes, que a pesar de todo podrán aparecer.
– Mantenerse informados sobre novedades del sistema Cret@ así como de los calendarios previstos de implantación.
