Con una flota de más de 3.200 taxis y una facturación anual en la órbita de los 12 millones, Radioteléfono Taxi de Madrid es la cooperativa de radio taxi más grande de España y la tercera de Europa -por detrás de Londres y Paris-. Fundada el 24 de diciembre de 1974 y con sede central en el madrileño barrio de Carabanchel, Radioteléfono Taxi de Madrid acumula casi 40 años de trayectoria siendo pionera en la adopción de las TIC.
Esa vocación es la que ha llevado a la organización a levantar la bandera de la facturación electrónica, iniciando una carrera a la están llamadas a sumarse otras de las 18 empresas de radio taxi integradas en la Asociación de Radio Taxi de España.
Ante la complejidad inherente a la gestión administrativa de su gran flota de vehículos, Radioteléfono Taxi de Madrid empezó hace varios años a considerar la adopción de la facturación electrónica, pero no fue hasta el primer semestre de 2011 cuando empezó a evaluar alternativas y buscar proveedores. “Entendemos que tarde o temprano la facturación electrónica será obligatoria y, al ser una gran empresa con una gestión compleja, preferimos adelantarnos y hacerlo ahora tranquilamente y de forma voluntaria”, explica el vicepresidente de Radioteléfono Taxi de Madrid, Andres Veiga.
Ciertamente, la facturación electrónica resultaba muy atractiva para Radioteléfono Taxi de Madrid ya que “emitimos alrededor de 90.000 facturas al año y aunque nuestro sistema de gestión contable, que corre sobre Theos Corona, es lo suficientemente potente y estable a pesar de tener más de 30 años, se trataba de un proceso que exigía mucho trabajo manual y altos costes”. No hay que olvidar que Radioteléfono Taxi de Madrid, además de facturar a las alrededor de 1.500 empresas abonadas a sus servicios, también mantiene una relación con los propietarios de sus más de 3.200 taxis que, como detalla Veiga, “nos emiten facturas como proveedores, pero también les facturamos en tanto que clientes y usuarios de los servicios de mantenimiento de la cooperativa”. Tras descartar la alternativa de subcontratar los servicios de facturación a una tercera empresa ya que “además de incrementar los costes, no dejaba de ser lo mismo o incluso más lento y con menor control”, Radioteléfono Taxi de Madrid entró en contacto con Seres por indicación del Ministerio de Industria, que mantiene una relación de colaboración con la empresa filial de Docapost (Grupo La Poste) y Bull. “En febrero de 2011 establecimos contacto con Seres, que nos presentó un proyecto a la medida de nuestras necesidades y requerimientos, en abril entramos en fase demo y en junio en producción, emitiendo la primera factura electrónica real”. Lógicamente el avance ha exigido un trabajo previo de registro y formación. “A partir de mayo y de forma progresiva empezamos a dar de alta a los taxistas en el sistema, manteniendo un sistema mixto por el cual una vez de alta, desaparecían del papel, de manera que hemos comenzado 2012 sin emitir ninguna factura en papel a los socios”. Por el momento y haciendo uso de la fórmula SaaS, Radioteléfono Taxi de Madrid utiliza la solución e-Factura para la emisión y el almacenamiento de facturas, si bien “de cara a 2012 tenemos previsto consolidar la emisión de facturas para los clientes, que estamos integrando paulatinamente en el sistema, así como incorporar también a nuestros alrededor de 50 proveedores, abarcando también la recepción de facturas”.
Más eficiencia y menos coste
A la hora de destacar las bondades de la solución e-Factura, Veiga apunta en primer lugar a la simplicidad: “se trata de una solución muy sencilla que se integra perfectamente con nuestro sistema; enviamos un fichero con todos los datos de facturación que se levanta en la plataforma de Seres, emitiéndose de forma automática todas las facturas, así como un mail de aviso para que el interesado, haciendo uso de su usuario y contraseña, pueda descargarla y gestionarla”. Se trata, según Veiga, de una situación mucho más efectiva. “Antes la emisión mensual de entre 7.000 y 8.000 facturas era un proceso de locos ya que no sólo había que imprimirlas y manipularlas, sino también franquearlas, y todas esas tareas las hemos reducido al envío de un fichero electrónico, evitando los errores humanos”, comenta Veiga, que no pasa por alto el positivo impacto medioambiental, asi como el ahorro de costes conseguido, cifrado en “alrededor de 50.000 euros al año”. El retorno de la inversión está garantizado ya que “el coste de alta, incluyendo la puesta en marcha en línea con nuestros requerimientos, fue de unos 5.000 euros, cifra a la que hay que sumar una cuota de 450 euros mensuales”.
