EXPERIENCIAS SAGE Con cerca de 2.000 empleados, más de 2,4 millones de asegurados, y una actividad que abarca áreas como automóviles, motos, vida, salud, defensa jurídica, hogar, decesos, asistencia, subsidio, accidentes, fondos de inversión y planes de pensiones, Mutua Madrileña se ha hecho un hueco como una de las mayores aseguradoras españolas. Además, la compañía obtuvo un beneficio neto de 158,6 millones de euros en 2009, y 144.668 pólizas nuevas, lo que demuestra su importante envergadura y por tanto, la complejidad en su gestión.
Agustín Ferrero, responsable de Tesorería y Administración de Inversiones de la compañía, comenta que en un entorno marcado por la gran volatilidad en los tipos de interés y el incremento del volumen de actividad del grupo tras la adquisición y constitución de nuevas sociedades, “se estimó que, como paso natural a la creación en 2007 del área de Tesorería del grupo Mutua dentro de la Dirección de Administración y Finanzas, se precisaba de una herramienta que optimizase la gestión de Tesorería soportando grandes volúmenes de información y permitiendo la posibilidad de análisis y tratamiento administrativo de la misma”. Así fue como comenzó un proceso de selección del software adecuado, lo que les llevó a elegir finalmente la aplicación Sage XRT, ya que, “de acuerdo a nuestro análisis, pasa por ser la aplicación de referencia dentro del cash management”, opina Ferrero, y “esto nos llevó a concretar la implantación de la herramienta en julio de 2009”.
Concretamente, la compañía cuenta con los módulos de Communication, que ofrece un control de la gestión de los intercambios con los terceros bancarios mediante transmisiones fáciles e intuitivas; Cash, un módulo útil para ofrecer una visión global de la tesorería combinada con la funcionalidad de una herramienta de ayuda en la toma de decisiones; Liquidity para la gestión del presupuesto anual de tesorería; y Payment, para la generación y tratamiento de remesas de cobros y pagos. “Con ellos podemos abarcar todo el proceso de gestión de tesorería básico, pues contamos con la comunicación de los movimientos normalizados del banco, el control de los saldos y la presupuestación de tesorería, así como la opción de generación de ficheros de pago al banco”, explica el responsable.
El proceso comenzó en una primera fase iniciada en julio de 2009 y concluida un par de meses más tarde, cuando se llevó a cabo la implantación de los módulos de Comunicación y Cash, “con la parametrización básica para adecuarse a nuestro grupo y nuestras condiciones”, añade Ferrero. Así, desde septiembre de 2009, el grupo Mutua utiliza Sage XRT como herramienta de gestión de tesorería, y posteriormente, en dos fases individualizadas de varios días de duración entre diciembre de 2009 y abril de 2010, se realizó la implantación y parametrización de los módulos de Pagos y Presupuesto.
Hoy en día, los usuarios de la herramienta son la mayor parte de los integrantes del Departamento de Administración y Finanzas del grupo Mutua; es decir, aproximadamente unos 15 usuarios. Para este proceso de implantación no fue necesaria la ayuda de ningún integrador o consultor externo, ya que se llevó a cabo íntegramente por el personal de Mutua Madrileña perteneciente al área de Administración y Finanzas y el área de Sistemas de Mutua en colaboración directa con algunos consultores de Sage.
Gracias a la implantación de Sage XRT, la Mutua ha conseguido “una gestión centralizada y la optimización de la tesorería, el control de las condiciones bancarias, un reporting diario de posición, presupuesto de cash-flow, automatización de tareas administrativas y en proceso para la eliminación del papel (extractos), posibilidad de transmisión automática de ficheros y la posibilidad de conciliación automática”, destaca Ferrero, quien además tampoco descarta continuar con la colaboración en un futuro. “Aunque aún existen mejoras que realizar, el año 2009 supuso un gran avance en la gestión y control de la Tesorería, optimizando las posiciones de tesorería disponibles y logrando unos mayores niveles de eficiencia en las tareas asociadas a este área dentro del Departamento de Administración y Finanzas”, admite el responsable. Sin embargo, “dentro de este objetivo de mejora, es previsible que se amplíe la colaboración con Sage en el futuro para implantar nuevos módulos y/o soluciones”.
