MRW se transporta de la estrategia a la acción

La compañía MRW, fundada en Barcelona en 1997, se ha convertido en un referente en el sector del transporte urgente con más de 60 plataformas logísticas y almacenes, 1.300 franquicias y 13.000 personas vinculadas a la marca. Esta importante progresión ha sido posible gracias a la puesta en marcha de un ambicioso Plan Estratégico que es objeto en su desarrollo de un permanente control integral gracias a la implantación de un Cuadro de Mando Integral (CMI). Se trata de una también estratégica iniciativa de BI que se ha llevado a cabo en la división Courier España de MRW, una de las tres -junto con Internacional y Logística- en las que se organiza la empresa con el objetivo de llevar a la práctica una nueva fórmula de gestión basada en la estrategia, la acción y la ejecución. Tal y como explica la directora de Desarrollo Estratégico de MRW, Miriam Molinero, “el objetivo de partida del proyecto era simultanear la demostrada orientación de MRW a la acción con la puesta en marcha y la planificación a medio y largo plazo”. Con esas miras, MRW buscó una solución tecnológica que facilitara a la empresa el detalle, el desarrollo y la ejecución de su estrategia, es decir, la solución no sólo debía ayudar a MRW en la definición de las líneas estratégicas y el rumbo de la compañía, sino que también tenía que proporcionarle la capacidad de medir periódicamente la progresión de su ejecución en las distintas áreas de la empresa. Tras analizar distintas opciones, MRW apostó por abordar el proyecto en colaboración con la empresa ApeSoft, cuya propuesta encajaba perfectamente con sus requerimientos. “La aportación de valor de ApeSoft al planteamiento estratégico fue determinante en su selección y su propuesta era la que más se ajustaba a las necesidades y realidad de la compañía, puesto que combinaba la consultoría estratégica de definición, con la herramienta que posteriormente permitiría medir el cumplimiento de las líneas estratégicas definidas”, argumenta Molinero, para añadir que “la solución propuesta por ApeSoft tenía como objetivo analizar cada mes cuadros de mando a múltiples niveles y establecer varios comités de seguimiento del cuadro de mando, concretamente, uno por área”. En colaboración con los profesionales de ApeSoft, MRW desarrolló el proyecto en dos grandes fases. Como detalla Molinero, “el proceso de diseño se inició en mayo de 2008 y terminó a finales de enero de 2009, momento en el que comenzó la fase de implantación y puesta en marcha de objetivos e iniciativas para el ejercicio 2009”. La primera fase se abordó mediante la metodología TimeBox propia de ApeSoft, que incluye una consultoría estratégica y el proyecto informático para calcular los indicadores del cuadro de mando. Por cada TimeBox se establecen 25 indicadores y se automatizan alrededor de 15, quedando fuera del paquete 10 indicadores que se automatizan por separado en un plazo de una a tres semanas. En el caso de MRW se utilizaron dos tipos de TimeBox, un primer TimeBox que duró 90 días y otros que se prolongaron 60. Según Molinero, “la diferencia estriba en su mejor alcance, complejidad y en que se utilizara el conocimiento adquirido en el periodo más largo de tiempo”. El TimeBox aplicado en MRW se organizó en distintas fases que se llevaron a cabo por dos equipos diferentes: el comité definidor del cuadro de mando y el equipo de implantación. En la primera fase se estableció el contexto y alcance del cuadro de mando a desarrollar facilitando formación a todo el equipo, mientras que en la segunda fase se definieron las líneas estratégicas y se establecieron las metas a conseguir en cuanto a gestión operativa, gestión de clientes y procesos de innovación. El desarrollo del CMI fue objeto de una tercera fase, en la que se determinaron las relaciones causa-efecto entre los distintos conceptos, se seleccionaron los indicadores, se fijaron valores a los objetivos y se determinaron las iniciativas relacionadas con las metas, concluyendo con la definición del Mapa Estratégico. Tras una penúltima fase en la que se abordó la implantación incluyendo el análisis de las fuentes de datos, el diseño de las capturas y la extracción de información, la parametrización del CMI y de su generación, distribución y automatización; en la última fase se estableció el procedimiento de uso del CMI y su aplicación continua.
El CMI implantado en MRW se ha desarrollado sobre la base del sistema DataCycle Scorecard, que genera cuadros de mando integrales y operativos en formato final Excel a través de la importación, el almacenamiento y el cálculo de indicadores, permitiendo la gestión de objetivos en base a iniciativas (proyectos). Así y haciendo uso de mapas estratégicos y de mejora bajo la filosofía de Kaplan y Norton, el CMI permite a la empresa de transporte detectar y corregir desviaciones, alinear la estrategia con el negocio y desarrollar una cultura organizativa orientada a la proactividad. “La iniciativa ha conducido al desarrollo de un CMI fácil de entender y ejecutar, y sólidamente alineado con la estrategia de la organización”, subraya Molinero. -todos ellos con el perfil de directores de área- y ha permitido a MRW “lograr el alineamiento estratégico entre diferentes áreas del negocio, así como la transversalidad entre departamentos de la compañía”.