La retención de datos dificulta la gestión de la información

La encuesta de 2010 sobre la Comprobación del Buen Estado de la Gestión de la Información, llevada a cabo por Symantec, pone de relieve que la mayoría de las grandes empresas no siguen sus propios consejos a la hora de gestionar la información. Un 87 por ciento piensa en el valor que les puede ofrecer un plan formal para retener la información, pero sólo el 46 por ciento cuenta con uno de dichos planes.
El informe también destaca que hay muchas empresas que guardan la información durante un tiempo indefinido, en lugar de implementar políticas de eliminación fiable de datos o registros poco importantes. Un 77 por ciento del almacenamiento de copias de seguridad consiste en la retención infinita o en el mantenimiento de copias de seguridad por razones legales; asimismo, el 25 por ciento de los datos incluidos en copias de seguridad no son necesarios para la empresa o no deberían incluirse en las copias de seguridad. Por tanto, se están enfrentando a necesidades cada vez mayores de almacenamiento, a amplios espacios temporales entre copias de seguridad, a mayores riesgos de pleitos y a unos procesos ineficientes a la hora de localizar la información.
“La retención permanente de datos produce grandes pérdidas. Las empresas creen en el valor que tienen los planes sólidos de gestión de información, pero demasiadas compañías aún siguen una serie de prácticas en desuso para mantener todos los datos de forma permanente”,afirma Brian Dye, vicepresidente de Gestión de Producto en el Grupo de Gestión de la Información en Symantec.“El volumen de datos está aumentando de manera exponencial, por lo que el intento de guardar todos los datos precisa gran cantidad de espacio de almacenamiento y exige demasiados recursos de las TI. Como resultado de esto, las empresas dedican mucho más dinero y tiempo a las consecuencias negativas de la mala gestión de la información y en las prácticas para localización de datos que lo que hubieran hecho si hubieran cambiado dichos procesos.”
Otros datos del informe son:
• Las empresas están mal utilizando las copias de seguridad y las prácticas para recuperación y archivado de datos
• Casi la mitad de las empresas encuestadas no utiliza adecuadamente su software para copias de seguridad y recuperación para archivar datos
• Existen diferencias sobre las respuestas de los departamentos de TI y Legal sobre los principales problemas relacionados con la falta de planes para la retención de información
• Los costes de almacenamiento están aumentando a gran velocidad, porque la retención excesiva de datos ha creado un entorno en donde ahora resulta 1.500 veces más caro revisar datos que almacenarlos, lo que pone de manifiesto que las políticas apropiadas para eliminar datos y las capacidades eficientes de búsqueda son esenciales para las grandes empresas.