Las leyes europeas de protección de datos son complejas y varían mucho entre los estados miembros. El periodo medio de conservación de documentos ronda los seis años, pero puede ir desde tres meses para las quejas de clientes hasta más de 20 años para acuerdos confidenciales o patentes. Además, estas leyes cambian frecuentemente.
Esta situación está generando un gran desconcierto entre las empresas europeas, que no saben qué tipo de documentación conservar y durante cuánto tiempo tienen que guardarla. Iron Mountain advierte que esta actitud podría exponerlas a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos si conservan demasiada información durante demasiado tiempo.
Según un nuevo estudio de este proveedor de servicios de custodia y gestión de la información, más del 35% de las empresas de tamaño medio en Europa admite que conservan toda la información sobre sus empleados y clientes, así como toda su información financiera “por si acaso la necesitan”. Por sectores, los peor posicionados son aquellos que engloban a las empresas de fabricación y de ingeniería, pues el 45% de ellas suele conservar todo. De ellas, un 10% no tiene una política de conservación de documentos. Sorprendentemente, dado el tipo de información que maneja, el sector financiero no se queda muy atrás: el 39% conserva todo y el 9% no tiene una política empresarial para la conservación de datos.
Para ayudar a las compañías en esta gestión, Iron Mountain y De Brauw Blackstone Westbroek han publicado una Guía de Conservación de Documentos, que abarca las 15 principales jurisdicciones europeas, y que muestra cómo cumplir con las legislaciones vigentes.
“La información es la savia de las empresas, pero gestionarla atendiendo a la legislación puede ser una verdadera pesadilla, especialmente para aquellas compañías que operan en Europa”, comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. “Gracias a nuestra experiencia al trabajar para empresas europeas de distintos tamaños y sectores, sabemos cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las compañías en cuanto a cumplimiento se refiere. En la era del Big Data – que implica bases de datos de clientes en las que se basa el potencial de las empresas y un entorno cada vez más expuesto a los litigios -, las empresas, sea cual sea su tamaño, tienen que tener unas políticas robustas de conservación de la información. Esta guía ofrece ayuda práctica para aquellas conservando que actualmente estén conservando todo”, añade.
