Entre los años 2007 y 2009, cuando comenzaba a gestarse el desplome financiero, el ECM o Gestión de Contenidos Empresariales, se consideró como “algo positivo a tener en cuenta”, aunque no era un aspecto primordial, puesto que el objetivo número uno era dar prioridad a la reducción de costes de mantenimiento. Pero ahora la situación ha cambiado dramáticamente, ya que, tal y como constatan consultoras como Forrester, Gartner o IDC, el ECM se ha convertido en una cuestión muy importante, y de hecho, más concretamente, para Forrester, el 71% de grandes compañías a nivel mundial invertirán en ECM este año, confirmando la necesidad de controlar y gestionar su información.
Igualmente, las prioridades en torno a la propia gestión de contenidos han cambiado, ya que si bien, en 2009 se buscaba una mayor automatización y compliance, ya en 2011 las organizaciones pedían sobre todo herramientas de tipo colaborativo que faciliten compartir la información, junto con opciones mejoradas de búsqueda. Esto supone una transición de la reducción o control de costes a mayor eficiencia a través de un contenido más disponible y fiable.
En este proceso de cambio, queda claro que hoy el cloud computing y la movilidad son dos tendencias que cada vez se buscan más. Efectivamente, estos dos aspectos permiten, a la vez que se limitan los costes, hacer una entrega más sencilla de la información a los usuarios, de una manera rápida y adaptada a cada necesidad específica. Además, resulta interesante conocer que, a pesar de las preocupaciones en torno a la seguridad de los datos, el 40% de las compañías ha demostrado tener una experiencia positiva con el lanzamiento de su ECM a la nube, según constata IDC.
Reducir el riesgo, maximizar el valor
En 2012 el uso primordial que se le da a las herramientas de ECM ya no es para cumplir con requerimientos regulatorios y normativos. Por el contrario, las empresas persiguen la habilidad de obtener mejor la información que es creada y utilizada par el negocio. Esto se traduce en que las empresas miran más aquellas inversiones que mejoran la productividad de la plantilla, buscando, al mismo tiempo, la mejor manera de incrementar el valor que el contenido puede aportar a un determinado puesto. Pero también es importante destacar que las herramientas de gestión documental no son responsables de una pobre calidad de la información. El problema a veces surge porque se parte de una base empobrecida de taxonomías y definición de los contenidos. En ese sentido, es necesario depurar los datos para que sean lo más fiables y acertados posible, y para que una solución de ECM pueda devolver información accesible y reutilizable.
Tampoco hay que olvidarse de los usuarios móviles, ya que exigen un acceso equitativo a la información, de la misma manera que si estuvieran frente a la pantalla de un ordenador, y desde cualquier tipo de dispositivo, bien sea tablet, bien smartphone. Y es que el contenido móvil es hoy un requerimiento, no una opción. Otra cuestión importante a tener en cuenta para obtener el máximo valor de la información es, tal y como evidencia la consultora Forrester, que aquellas corporaciones que utilicen Microsoft SharePoint, sean especialmente cautas para evitar una posible deficiencia en la uniformidad, definición y navegación de la herramienta.
Web Content Management
La gestión de contenidos web o Web Content Management (WCM) merece un apartado especial ya que viene a demostrar el dinamismo de un mercado aún joven pero de vertiginoso crecimiento. Esto es así porque las compañías están comenzando a esperar de sus soluciones de WCM mucho más que una simple gestión de sus sitios web, puesto que demandan una mayor optimización de las interacciones con los internautas que visitan su portal, lo que se traduce en mayores ventas, mayor compromiso con los clientes y mejor información.
Estos requerimientos implican que la oferta WCM debe identificar no solamente quién es la persona que está detrás de la pantalla, sino detectar también sus necesidades y, en función de ello, ofrecer contenido relevante específico para cada visitante a la página, independientemente de dónde provenga el contenido. En definitiva, las herramientas WCM deben ser diferentes para cada compañía, dependiendo de la naturaleza de su negocio. A la hora de elegir una herramienta de este tipo, es recomendable tener en cuenta su importancia para el negocio y no solamente para la productividad, escoger una tecnología que facilite una optimización de todos los canales, que sea fácilmente integrable, y, adicionalmente, no hay que desestimar las opciones basadas en la nube. De acuerdo con el último Cuadrante Mágico de Gartner sobre el posicionamiento de los fabricantes WCM, los mejor valorados en la categoría de “Líderes”, son HP-Autonomy, Oracle, Adobe, Open Text, SDL y SiteCore.
