Hasta ahora, el departamento de administración de Vaillant Group (empresa especialista en tecnología para calefacción, aparatos de ventilación y aire acondicionado) procesaba un volumen anual de 130.000 pedidos de forma manual. Además de consumir demasiado tiempo, esta práctica demostró ser una fuente de errores. A fin de mejorar la productividad de sus empleados, acelerar sus ciclos de compra y limitar el impacto medioambiental reduciendo consumibles, la compañía procedió a buscar una solución que automatizara la gestión de pedidos. Ésta debía ser compatible con su sistema SAP y con su CRM de Salesforce, de manera que permitiera su implementación internacional en otras subsidiarias del grupo.
Esker fue elegida por Vaillant por su capacidad de ofrecer una solución internacional en modo Software como Servicio (SaaS), escalable y flexible. “Hasta dar con Esker, estábamos gastando demasiado tiempo y papel a causa del trabajo manual, desde la recepción del pedido hasta su distribución interna para su archivo, así como buscando los documentos”, ha señalado Thierry Tournier, director de Administración y Operaciones de Grupo Vaillant Francia. “Necesitábamos prioritariamente una solución de automatización que ayudara a asignar los pedidos a la persona indicada y asegurar una trazabilidad de éstos. Con Esker, ya no necesitamos a nadie para repartir los faxes uno a uno a cada comercial, la distribución se realiza automáticamente de acuerdo a una serie de reglas establecidas que podemos gestionar”.
Funcionamiento
Utilizando la solución de Esker, el Grupo Vaillant puede automatizar completamente todo el proceso de entrada de pedidos:
· Cuando se recibe el pedido se extraen todos los datos relevantes, y el correspondiente documento de venta es creado en SAP.
· El pedido es dirigido a la persona indicada en función del nombre del cliente, el producto, la localización geográfica o el nivel de urgencia.
· El dato del pedido es archivado en SAP al tiempo que se adjunta una copia del pedido original a fin de que esté disponible para cualquier usuario autorizado que lo necesite.
· En caso de requerirse, se puede hacer llegar un duplicado del pedido a una tercera parte.
En cuanto a beneficios destacan:
· Eliminación del papel y la consiguiente reducción del impacto ecológico al evitar el consumo de 300 toneladas de papel anuales –equivalentes a 13 árboles- que se necesitaban para imprimir las órdenes de pedido.
· Reducción de los volúmenes de archivo almacenados internamente y a través de proveedores externos.
· Ahorros de tiempo y mejoras de productividad para el personal comercial, que puede ahora dedicarse a tareas de mayor valor.
· Reducción de los errores asociados a la gestión manual de los pedidos.
· Mejora del ciclo de compra, al procesar y dirigir los pedidos más rápidamente y poder cumplir con la regulación francesa en cuanto a plazos de pagos, lo que evita conflictos administrativos.
