Esker ha puesto en marcha el proyecto de automatización de procesos con García Carrión, que ha reducido en un 80% el tiempo de respuesta a sus clientes. Además también ha reducido sus costes de gestión de pedidos en un 70%.
García Carriónoptó por una solución que le ayudase a mejorar la productividad en la gestión de esos pedidos, reduciendo el número de errores y creando un punto de acceso común para todos los documentos. De esta forma se agiliza la búsqueda de pedidos y se reduce el riesgo de pérdida, mejorando así los ratios de satisfacción del cliente Por otro lado, la compañía ha reducido la gestión de papel, ganando espacio en sus oficinas a través de la supresión de voluminosos archivos.
Esta compañía recibe al año más de 30.000 pedidos fuera del flujo EDI, lo que se traduce en cerca de una media de unos 120 pedidos diarios a gestionar manualmente desde el email y el fax. Una gestión que implicaba la impresión del pedido email, y la introducción de los datos del pedido en el sistema SAP, lo que suponía una media de dos minutos por pedido. A esta tarea debían dedicar todo su tiempo varias personas entre sus oficinas de Madrid y Barcelona, sin contar las de su departamento de Calidad y su departamento de Gestión de Informes. Una vez grabados, los pedidos se almacenaban en archivos físicos.
Con un tiempo de implantación de aproximadamente dos meses, la solución de Gestión de Pedidos de Esker permite a García Carrión la recepción digital de todos los pedidos, la extracción y validación automática de los datos, así como la creación de los pedidos en su sistema SAP y el almacenamiento electrónico unificado.
Beneficios
Entre los principales beneficios que García Carrión está obteniendo mediante la automatización de la gestión de pedidos, cabe destacar:
– Reducción de los costes de gestión de pedidos en un 70%.
– Reducción del tiempo de gestión de pedidos en un 80%.
– Reducción de errores de entrada manual hasta de un 99%.
– Liberación del 65% del tiempo de sus responsables de Servicio al Cliente.
– Visibilidad 100% del proceso hasta su entrada en SAP.
– Beneficios medioambientales: los 30.000 documentos anuales que García Carrión procesa ahora automáticamente equivalen en un año a 2,5 árboles no talados, así como 384 kg de emisiones de CO2 no emitidas a la atmósfera.
“Además de los beneficios tangibles, hay que destacar también el hecho de que los usuarios de la solución de Esker se sienten cómodos con la herramienta, y han ganado en calidad de vida en el trabajo”, señala Carlos Uceira, Responsable de Sistemas de García Carrión, quien añade que “por lo que respecta nuestros clientes, además de acelerar drásticamente los tiempos de respuesta, hemos conseguido mejorar la atención al cliente, gracias a la recuperación inmediata de la información. Y en definitiva, se puede decir que hemos conseguido agilizar y normalizar nuestras relaciones comerciales” añade.
