Con la intención de escuchar qué opinan las organizaciones sobre sus desarrollos de Business Intelligence, cómo detectaron la necesidad de implantar herramientas de este tipo, su grado de satisfacción, y sobre todo, sus planes futuros, COMPUTING organizó junto con SAP un desayuno de trabajo con un analista de Penteo y algunos usuarios para intercambiar ideas y experiencias en torno a una tecnología que cada vez cobra una mayor relevancia por facilitar la adecuada toma de decisiones. Una de sus principales conclusiones ha sido que efectivamente, que para implantar este tipo de procesos la experiencia recomienda empezar por fases claramente diferenciadas y con objetivos tanto a corto como a largo plazo. Solamente así se empezarán a apreciar los frutos de una manera más inmediata.
Jaume Brunet i Clopés, solution sales manager de SAP, abrió el debate explicando cuáles son los pilares que sustentan la estrategia BI de su compañía, y que pasan por ofrecer “una interfaz de usuario muy sencilla, con un conjunto de herramientas caracterizadas por su facilidad de uso, y que abarquen desde la parte operacional como el análisis y el reporting”. Igualmente, la alemana apuesta por mejorar los procesos ETL, es decir, aquellos que organizan el flujo de datos entre diferentes sistemas en una organización y que aportan los métodos y herramientas necesarias para mover datos desde múltiples fuentes a un almacén de datos, reformatearlos, limpiarlos y cargarlos en otra base de datos, data mart o bodega de datos.
Y es que, en opinión de Brunet, los procesos de ETL son “los grandes olvidados de las compañías. Pero es un factor clave, porque si no somos capaces de implantar múltiples fuentes y darles calidad, nuestras analíticas tendrán menor valor”, opina. En ese sentido, la calidad del dato es otro elemento clave que sienta las bases para el éxito o fracaso de cualquier proyecto de Business Intelligence, porque abarca aspectos tan importantes como la recolección automática de datos procedentes de sistemas diversos, el control de la gestión de los datos basados en reglas parametrizables, la limpieza de datos, detección de duplicados, enriquecimiento con datos adicionales, matching, estandarización de valores y formatos, corrección de datos, consolidación, migración de modelos y sistemas, sincronización o compliance. Brunet añade que “La calidad del dato es un proceso que en otros países ha calado con más fuerza, pero en España hace falta trasladar que hace falta contar con estas herramientas”.
Por otro lado, Iván González, director de la zona de Cataluña de Penteo, se mostró de acuerdo con la relevancia de la calidad del dato, porque “si un dato no es de calidad, esta condenado al fracaso y no se pueden extraer todos sus beneficios. Un proyecto de analítica de negocio debe de estar siempre acompañado por uno paralelo enfocado a la calidad del dato”, recomienda. Por otra parte, el analista destacó la importancia de contar con herramientas de BI en un entorno de crisis. Y es que “un 55% de los proyectos TIC son de Business Intelligence, mientras que el resto de proyectos prioritarios suelen ser de poco valor añadido y estar muy vinculados al mantenimiento de infraestructuras.
Enfrentarse a la complejidad de la información
Para pasar de la teoría a la práctica, se dieron a conocer algunos casos de usuario, como por ejemplo el de la compañía ITP, dedicado a la ingeniería, investigación y desarrollo, fabricación y fundición, montaje y pruebas de motores aeronáuticos y turbinas de gas. Su responsable de Desarrollo y BI del departamento de Sistemas, Julián Vinagre, explicó cómo y por qué comenzó el proceso de implantación de un sistema analítico. “Llevamos muy poco tiempo con él, ya que empezamos a trabajar en julio del año pasado en este proyecto. Tomamos esta decisión porque queríamos conseguir tres cosas: aumento de la productividad, fiabilidad del dato y flexibilidad en la explotación de la información”. ITP tenía una necesidad muy grande emprender ciertos procesos de análisis y obtener información útil para el negocio, y “hemos detectado que con el Business Intelligence, y estructurando correctamente el data Warehouse es más sencillo ganar en productividad gracias a las soluciones de SAP Business Objects, que son las que decidimos implantar”. Vinagre también destaca que para su compañía también ha sido muy importante el hecho de tener un dato único y que la fuente de datos fuera única, y así se ganó en fiabilidad del dato, ya que en una industria como la aeronáutica, la calidad de los productos es un imperativo.
Por su parte, Flavien Dulout, data Warehouse manager de ZED Group, firma dedicada a la distribución online de contenidos multimedia, comentó que todo comenzó en el año 2005, cuando el grupo empezó a expandirse internacionalmente, a comprar empresas, y abrirse a nuevos mercados, con lo que se generó un gran volumen de datos que debían ser gestionados y consolidados. Muy distinto ha sido el caso del Hospital de Fuenlabrada, ya que las necesidades son diferentes. Tal y como explica Vicente Aranzana, responsable de Soporte, la problemática de un hospital es enorme, porque tiene dos vertientes, una más sanitaria, que conlleva además el proceso de facturación, que es cuando el hospital cobra por los clientes que atiende, con la consecuente necesidad de extracción de dicha información a través de múltiples aplicaciones heterogéneas. Pero por otro lado, “tenemos un gran volumen de datos vinculados a la investigación médica. Y, por supuesto, todos los sistemas son 24×7, porque el volumen de trabajo no para nunca, así que implantar un modelo de BI en estas condiciones es muy complejo”, admite. Otro de los problemas es que cada aplicación tiene su propio cuadro de mandos y modelo de reporting. “Ahora mismo tenemos un sistema principal, que es un data Warehouse propietario de un fabricante, pero nuestro objetivo es a corto plazo, es decir de aquí a un año, es montar una solución de reporting basado en BI de SAP”.
En el caso de una compañía como Securitas Direct, “somos una empresa relativamente joven pero que ha crecido muy rápido”, comenta Gorka Atienza, responsable del área de Administración y Finanzas y Business Intelligence. La principal problemática de la organización radica también en el volumen masivo de datos que tiene que almacenar gracias a los 600.000 clientes que tiene solamente en España, país desde el que se gestiona también toda la parte sur de Europa. “Antiguamente trabajábamos con Excel, pero hace dos años decidimos emprender un proyecto muy ambicioso”, reconoce. Sin embargo, Atienza explica que el paso tan importante referido a mejorar la calidad de los datos, se hará en una fase posterior, y ahora las prioridades están más centradas en unificar las bases de datos que tenían heterogéneas.
Toma de decisiones y satisfacción
Por otra parte, siempre se dice que la tecnología tiene que estar íntimamente ligada al negocio, pero la experiencia práctica demuestra que en el día a día de una organización esta relación no siempre es así, aunque cada vez se van dando más pasos. Sin embargo, vale la pena conocer qué ocurre en el caso concreto de implantaciones de analítica de negocio, y saber quién se encarga de tomar las decisiones.
En el caso del Hospital de Fuenlabrada, por ejemplo, “nuestro departamento de Sistemas tiene poca capacidad de decisión, porque normalmente los que deciden sobre los proyectos de BI no suelen tener demasiados conocimientos al respecto”, reconoce Vicente Aranzana. Y es que “las empresas privadas tienen clientes, pero nosotros tenemos pacientes, y por tanto la operativa se resuelve de forma muy diferente.
En ese sentido, a veces es complicado convencer al equipo directivo, que suele ser médico, de la necesidad de implantar este tipo de soluciones, aunque por supuesto les gusta la tecnología, y saben mucho y lo hacen bien, pero no es un equipo especializado en TI”. Pero en el caso del resto de compañías participantes en la tertulia, la implicación de la dirección general suele ser mayor, y delegan este tipo de decisiones en los CIOs. “La realidad es que si la plataforma deja de funcionar, el director general llama para quejarse.
Por tanto, aunque oficialmente no dan todos los medios para hacerlo, se dan cuenta de que sí es un tipo de proyecto crítico”, opina por su parte Flavien Dulout. Efectivamente, “ese gap cada vez se reduce más, porque el poder tomar buenas decisiones en el momento adecuado cada vez es más importante, no sólo por el retorno de la inversión, sino por el día a día de la operativa, por eso hay que ajustar la balanza”, añade Julián Vinagre.
En cuanto al grado de satisfacción de los usuarios con las herramientas de BI, ésta suele ser plena en la práctica totalidad de los casos. Vinagre matiza que “más que una satisfacción tangible, en nuestra compañía hay unas expectativas muy grandes, porque todos están expectantes con las posibilidades que le estamos ofreciendo. Lo que demanda la organización y los usuarios es tener todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo diario, y el análisis de toda la información. Lo que ocurre es que, como nuestro proyecto comenzó hace poco tiempo, todavía no ha habido oportunidad para demostrar los resultados tangibles, aunque esperamos en junio poder entregar los primeros informes para que lo comprueben”.
En el caso de Securitas Direct, “con la crisis, las áreas en las que incidimos más son aquellas relacionadas con la morosidad, por ejemplo. Y es que antiguamente nos resultaba muy difícil llevar un control de los clientes que tenían pagos irregulares, hasta que implantamos el BI. Igualmente, nos ha sido muy útil para conocer cuál de nuestros productos funciona mejor en el mercado y cuál se demanda más, para poder así orientar nuestra producción a lo que da mayores beneficios. Por eso el grado de satisfacción es alto; porque hay resultados medibles y tangibles”. Finalmente, Iván González, de Penteo, confirma que las estadísticas apuntan que “una vez que se cuenta con un sistema avanzado de negocio, los usuarios muestran un grado de satisfacción de 9 sobre 10 respecto a la utilidad del conocimiento que se genera. Y no estoy hablando de usuarios TIC, sino de negocio”.
La inmediatez del ROI
Otra de las conclusiones relevantes que se pudieron extraer de la jornada es que el Retorno de la Inversión en su conjunto suele tardar en apreciarse. Por ese motivo, para que una estrategia global de BI funcione en una organización, es necesario comenzar por fases y pequeños proyectos orientados a áreas o departamentos muy concretos, donde el ROI empiece a notarse.
Así lo hace notar Julián Vinagre de ITP, recordando que “un proyecto de analítica de negocio es a largo plazo, y hay que tener paciencia para obtener resultados”. En ese sentido, comenta que en su compañía, “vamos haciendo mini proyectos por áreas con modelos de gestión de procesos tanto desde el punto de vista operacional como el analítico, lo que permite que la solución que demos sea integral”. En la misma línea se expresa Flavien Dulout, quien asegura que en el Grupo ZED “la ventaja del BI es que nos podemos enfocar en una pequeña parte para obtener resultados inmediatos, con la intención de dar un resultado tangible a la dirección general”. “Al final”, afirma por su parte Gorka Atienza, de Securitas Direct, “el BI ofrece transparencia, y si la dirección no ve resultados casi inmediatos, el proyecto se paraliza”.
Para Jaume Brunet, los proyectos largos en los que no hay nada tangible en un plazo de entre seis y ocho meses, mueren, mientras que en opinión de Vicente Aranzana, del hospital de Fuenlabrada, “en nuestro caso, en el BI no hay un ROI económico inmediato, pero sí redunda en la mejora de la calidad en la atención a los pacientes y también en la ayuda a los médicos en su labor de investigación. Eso nos exige ofrecer muchos datos”. Así, por lo tanto, en este caso no se trata de un retorno de la inversión económico, pero sí en cuanto a calidad.
Una apuesta de futuro
¿Qué futuro le depara a la analítica de negocio? En opinión del analista experto de Penteo, habrá dos tendencias principales. Por un lado, “encontrar una herramienta que integre distintos procesos”, algo que a día de hoy es más fácil de conseguir dada la concentración del mercado como producto de las adquisiciones que han tenido lugar en los últimos años. “Más de la mitad de la cuota de mercado la tienen cinco proveedores. Esto facilita tener soluciones más fácilmente integrables, aunque los fabricantes de nicho también jugarán un papel importante”, asegura Iván González. En segundo lugar, el analista apunta que “el usuario, en la medida en la que irá consolidando la penetración de herramientas básicas de BI, subirá peldaños progresivamente y escalará hacia soluciones técnicamente más complejas, pero de mayor valor añadido, como por ejemplo, data mining, herramientas de gestión del rendimiento, BI 2.0 y colaborativo, Business Intelligence operacional, etc.”. Por último, González afirma que “cuando el área funcional de las empresas deje de ser el departamento de finanzas y pese de nuevo a ser el de ventas, habrá una gran oportunidad para las soluciones de BI especializadas en este segmento de marketing”.
Por su parte, Jaume Brunet comparte esa visión, pero añade que las soluciones analíticas tenderán hacia una mayor facilidad de uso, porque “lo que hoy entendemos por sencillez no es suficiente: hace falta más, especialmente en dispositivos móviles”. Adicionalmente, la tecnología en memoria será otra de las tendencias a futuro, y en ese sentido, SAP está dedicando buena parte de su I+D a mejorar estas herramientas. “También estamos trabajando intensamente en conseguir una integración entre la parte operacional y la analítica en tiempo real”, reconoce. Todo ello sin olvidar, por supuesto, a las redes sociales y la parte colaborativa, que tendrán más importancia que nunca.
