Creada en 1984 por el Parlamento español, Enresa (Empresa Nacional de Residuos Radioactivos) es la empresa pública que se encarga de la gestión y el almacenamiento de los residuos radiactivos que se producen en España, además de ocuparse del desmantelamiento de aquellas centrales nucleares que finalizan su vida útil y de la restauración ambiental de minas u otras instalaciones relacionadas con el uranio. Con José Alejandro Pina al frente de su presidencia y con el Centro de Investigaciones Energéticas, Medioambientales y Tecnológicas (CIEMAT) y la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI) como principales accionistas, Enresa se organiza en 11 direcciones que supervisan un total de 22 departamentos para desarrollar unas actividades que se enmarcan dentro de los distintos Planes Generales de Residuos Radiactivos (PGRR). Enresa desarrolla por tanto su actividad en un entorno donde la gestión de la información esta sujeta a la legislación de un gran número de organismos, y donde el uso y la conservación de documentos y registros debe realizarse conforme a una estricta normativa. En ese entorno y ante las limitaciones que implicaba su anterior modelo de gestión documental, fundamentalmente basado en el uso de documentos en papel, Enresa tomó la decisión en 2006 de abordar una transformación. Se trataba, en última instancia, de ofrecer una respuesta eficiente al incremento de los volúmenes de información y las nuevas tipologías de documentos, dando al mismo tiempo cumplimiento a las exigencias legales. “En Enresa teníamos la necesidad de reutilizar la información y de compartir documentos, tener seguridad de que utilizamos una versión adecuada de determinados documentos, y atender las auditorías tanto externas como internas a las que por nuestro negocio estamos sometidos”, explica la jefa del Departamento de Documentación de Enresa, Charo Priego. Para dar cumplimiento a esas necesidades, Enresa dio luz verde a un proyecto para la puesta en marcha de un Sistema de Gestión Documental (SGD) integrado para toda la empresa. En el marco del proyecto, Enresa trabajó en colaboración con Azertia (actualmente Indra), que se hizo cargo del asesoramiento, la especificación y la implementación de la solución de gestión de flujos de trabajo y gestión documental que se llevó a cabo en base a un acercamiento evolutivo. De esta forma y conjuntamente, Indra y Enresa fueron progresivamente desarrollando el sistema y adaptando al mismo tiempo los procesos de la organización. “Como primer paso”, comenta Priego, “se hizo un estudio de la situación de partida y en base a éste, se elaboró un diseño del modelo y el plan acción para su implantación”. Un vez determinados los objetivos a alcanzar, Enresa inició la búsqueda de una solución de almacenamiento, archivado y copia de seguridad capaz de ofrecer unos niveles de seguridad a la altura de la naturaleza de la documentación y los datos gestionados por la empresa pública. Junto al requisito de la seguridad, también resultaban fundamentales la fiabilidad y escalabilidad del sistema a la hora de convertir todos los documentos en papel en imágenes, un avance clave a la hora de dar soporte al rediseño de los procesos y flujos de trabajo.
Procesos documentales
Tras analizar varias alternativas, Enresa optó por la plataforma ECM de la empresa FileNet, adquirida en 2006 por IBM, desplegando los módulos IBM FileNet Content Manager, IBM FileNet Business Process Manager y IBM FileNet Records Manager de la plataforma P8, hoy en su versión 4.5. En octubre de 2007 entró en explotación el nuevo SGD en Enresa, que corre sobre Microsoft Windows Server 2008, se ejecuta con Tomcat como servidor de aplicaciones y hace uso de Microsoft SQL Server 2005 como BBDD.
En la actualidad alrededor de 250 usuarios de Enresa repartidos entre su sede central en Madrid y sus oficinas locales en Córdoba (Almacén Centralizado de Residuos El Cabril), Tarragona (Valdellós) y Guadalajara (José Cabrera, que actualmente se está desmantelado) hacen uso del SGD, que facilita la gestión de todos los documentos y registros relacionados con la documentación corporativa y departamental de la organización. El SGD permite que todos los documentos relacionados con las actividades de Enresa se exploren y reconozcan de forma automática. Cada usuario dispone de acceso a un espacio de trabajo personal para la gestión de los documentos y puede recuperar electrónicamente aquellos que necesita en cuestión de segundos. “El componente Workplace de Content Manager constituye una zona de trabajo en la que los usuarios registran las entradas y salidas de los documentos, y pueden llevar a cabo su gestión, de manera que aquellos a los que se les asigna una serie de propiedades especiales de seguridad pasan a Records Manager, más enfocado al archivo”, comenta el jefe de proyecto del SGD en Enresa, Fernando de Andrés. Asimismo, con la plataforma IBM FileNet basta con introducir cambios en un determinado componente para que la modificación se replique automáticamente en todos y cada uno de los procesos en los que dicho documento aparece. Se trata de una funcionalidad que lógicamente ha supuesto una sustancia mejora en el trabajo, desde la perspectiva de la eficiencia y la productividad. Además, recientemente Enresa ha introducido nuevas funcionalidades al SGD entre las que Priego destaca “el uso de multicontenidos desde el inicio de los procesos (emisión, catalogación y entrada de documentación), la declaración automática de archivado desde un paso del proceso y el autoarchivado según tipología”.
