Vivimos un momento de especial transformación en las organizaciones, en los cuales los procesos tienen un papel crucial, ya que garantizan la orientación al cliente de los modelos operativos, alinean los responsables y áreas implicadas en la ejecución, aseguran el cumplimiento normativo, identifican riesgos operativos y tecnológicos (cibernéticos), especifican los requisitos de los sistemas y dan coherencia a la arquitectura de sistemas y modelo de datos.
El Process Mining o minería de procesos es una de las innovaciones tecnológicas con mayor potencial en el proceso de transformación digital de las empresas y su expansión masiva cada vez está más cerca, ya que permite tomar decisiones en base a datos reales y objetivos. Las estimaciones actuales apuntan que el mercado de la minería de procesos vivirá un crecimiento anual compuesto del 70% (CARG) en los próximos años, según los cálculos de la Global Process Mining Survey 2021, una encuesta a nivel internacional elaborada por Deloitte a más de 100 directivos de empresas de todo el mundo.
El informe señala que el 63% de los encuestados ya ha comenzado a implementar proyectos relacionados con el Process Mining en el modelo de negocio y/o gestión de su organización. De todas ellas, el 45% lo está utilizando de manera transversal en toda la empresa, el 38% ha implementado procesos individuales de Process Mining y un 13% justo se encuentra en una fase de inicio con pruebas de concepto, con tecnologías tales como Celonis, Minit, Signavio u otros nuevos entrantes como Uipath o Nice
Luis González Gugel, socio responsable de Intelligent Proceses en España de Deloitte, señala que “Process Mining es un paso crucial en el camino hacia la excelencia operativa. Nuestra encuesta muestra que una vez que las organizaciones comienzan a adoptar Process Mining, tienden a ser más ambiciosas en su expansión. El aumento en el potencial de mercado que esperamos en los próximos años va alineado también con nuestra impresión de que el Process Mining está destinado a crecer aún más y volverse aún más esencial para el desempeño corporativo”.
Asimismo, hasta un 22% de las compañías encuestadas apunta que tiene previsto invertir en soluciones de minería de procesos en los próximos años. De todos ellos, nueve de cada diez planean realizar proyectos piloto o pruebas de concepto y un 10% prevé adoptarlo a nivel transversal en la empresa.
Por otro lado, tan sólo un 15% reconoce que no ha contemplado aún la inclusión de este tipo de herramientas. La principal razón para cerca de la mitad de las compañías que no la han adoptado todavía es, según indican, que no la consideran una prioridad, mientras que para una de cada cinco es la falta de presupuesto y de prioridad por parte de los directivos.
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Expectativa y realidad sobre el Process Mining
Las organizaciones que ya han implementado herramientas de Process Mining señalan que lo han hecho en una amplia variedad de ámbitos priorizando procesos sencillos y con conjuntos de datos altamente estandarizados. Así, los puntos de partida más populares son los procesos de compra y contabilidad, seguidos por los procesos de gestión de los servicios de IT y cobro de pedidos.
En referencia a las expectativas depositadas en las oportunidades de la minería de procesos, las compañías proyectan una lista de beneficios extensa y muy diversa. La expectativa más común para siete de cada diez compañías es la mejora de procesos, seguida de la transparencia de procesos y la reducción de costes, con el 57% y 46%, respectivamente. A ello, se suma la aceleración de la transformación digital (43%), la capacidad de identificar procesos automatizables (43%) y el monitoreo de procesos (42%).
“Podemos resumir las expectativas en dos grupos: beneficios directos y beneficios indirectos. Los primeros resultan del uso de Process Mining en sí como, por ejemplo, transparencia de procesos, potencial de automatización y monitoreo de procesos, que no suponen ningún esfuerzo adicional en términos de tiempo, gastos o conocimientos. Los beneficios indirectos, como pueden ser mejoras de procesos, reducción de costes o cumplimiento de procesos, requieren que las organizaciones definan e implementen medidas de optimización y proyectos de seguimiento (automatización de procesos, reestructuración, capacitación y habilitación,…)”, explica Luis González Gugel.
Los puntos de partida más populares en la implantación de esta tecnología se concentran en los procesos de compra y contabilidad, los procesos de orden de cobros, y la gestión servicios de IT.
En cuanto a los resultados obtenidos con la implementación de estas tecnologías, el 38% de las empresas sitúa la transparencia de procesos como el principal valor agregado de la inversión en Process Mining. Además, el 31% de los encuestados dice que las medidas de optimización de procesos (como la automatización) han aportado valor, e incluso el 8% ha podido identificar medidas de optimización de procesos específicas. Únicamente el 9% de los encuestados destacan tiempos de rendimiento más bajos y un 8% indica ahorros medibles reales procedentes directamente de la implantación de esta tecnología.
El socio de Intelligent Processes de Deloitte sostiene que “no podemos pensar en Process Mining como una tecnología plug-and-play. Usarlo con éxito requiere habilidades técnicas y específicas de la industria avanzadas, así como un marco de optimización de minería de procesos. Las organizaciones necesitan también un conocimiento profundo de los procesos y experiencia empresarial para convertir los resultados del Process Mining en información valiosa. Sin paneles de control orientados a casos y sin profesionales de esta tecnología enfocados a maximizar el valor agregado, es difícil que las empresas obtengan resultados tangibles y medibles de minería de procesos”.
Factores de éxito
Más de la mitad de las compañías ve la alineación interdepartamental entre negocio y tecnología como el principal factor de éxito, seguido de contar con una buena calidad de datos y el establecimiento de objetivos claros. Asimismo, el 42% opina que estas iniciativas requieren de un compromiso de liderazgo y el 38%, considera necesaria la disponibilidad de recursos.
“Las organizaciones que no involucran a todas las partes interesadas relevantes en las iniciativas de minería de procesos fracasan, especialmente cuando se trata de crear una fuerza laboral de minería de procesos sostenible y capacitada. Es necesaria la aceptación por parte de los usuarios y la implicación de los directivos. Bajo nuestra experiencia, los proyectos impulsados tecnológicamente sin la participación de las áreas de negocio (o viceversa) tienden a fallar”, asegura González Gugel.
