Abast Solutions será la empresa encargada de proveer las licencias y llevará a cabo el proyecto de implantación del ERP Oracle eBusiness Suite en Museu d’Art Contemporani de Barcelona (MACBA) para cada área funcional: Finanzas, Compras y Contratación, Gestión de inventario, Proyectos, Gestión de Espacios, Gestión de Recursos Humanos, Gestión Documental, CRM, e Indicadores de Gestión. Juntamente con este conjunto de soluciones standards se integrarán las diferentes aplicaciones actuales del MACBA con el nuevo ERP: MuseumPlus, e-Coordina, Euromus, iMesD y MeyPack.
A raíz de un crecimiento sostenido durante los últimos trece años, El Museu d’Art Contemporani de Barcelona (MACBA), se ha visto en la necesidad de implantar un sistema de gestión empresarial que le ayude a gestionar y controlar el volumen de actividades y contenidos, así como las fuentes de financiamiento y su aplicación sobre los diferentes ámbitos de actuación.
Según una nota de la compañía, “una vez adjudicado el proyecto a la empresa Abast Solutions, ésta ejerce un anàlisis exhaustivo de la situación que presenta el MACBA tras el cual considera que la herramienta que mejor se adapta a sus necesidades y características es la ERP de Oracle, eBusiness Suite, por encima de otros productos de similares características”.
El proyecto consta de cuatro fases con el siguiente orden de ejecución: Finanzas, Compras (fase 1); Proyectos, Gest.Espacios, Gestión Documental (fase 2); CRM, Gestión Mantenimento (fase 3); RRHH, Indicadores de Gestión (fase 4).
El objectivo es realizar la implantación de los diferentes módulos de ERP de Oracle de manera que se garantice la optimización e integración de los procesos de las diferentes areas de negocio del MACBA.
La lista de objetivos específicos para cubrir las necesidades de cada área:
Financiera: Gestión Financiera completa, gestión presupuestaria y de financiamiento, gestión analítica, de inmovilizado, tesoreria, y gastos.
Compras: Administración de compras, gestión de solicitudes, portal para los proveedores y gestión de abastecimiento.
Contratación: Gestión de expedientes y contratos, contratación pública, negociaciones y flujos de aprovación.
Inventario: Mantenimento del stock de catálegos y otros materiales integrados con la resta del aplicativo.
Projectos: Gestión y control de todo el ciclo de vida de cada proyecto (exposición), Imputación de costes y gastos por proyecto. Control presupuestario y gestión de recursos.
Gestión de espacios: Administración de los espacios gestionados por el MACBA, ya sean propios o alquilados, de manera integrada con el resto de módulos: finanzas, compras, projectos, etc…
Gestión de Mantenimiento: Mantenimiento y seguimiento de la vida de los bienes (activos) del MACBA.
Recursos Humanos: Administración del personal, contractación, vida laboral, gestión de beneficios, plan de carrera i formació. Gestión de rendimento y capacitación de los empleados. Tot esto simplificado con portales de auto servicio tanto para los usuarios finales como para los directivos.
Gestión de Relaciones con el público (CRM): Gestión de Contactos, Gestión de encuestas, segmentación para la realización de campañas, seguimiento y control de promociones, control y seguimiento de asistentes.
Indicadores de Gestión: Herramientas para la toma de decisiones en las áreas financera y de projectos.
Gestión documental: de forma transversal a todo el ERP, se implementará la gestión documental para el registro, integración, indexación y futuras búsquedas de toda la documentación derivada del proceso diario del MACBA en sus colecciones, contractaciones, compras, etc.
