Brembo, empresa de diseño, desarrollo y fabricación de sistemas de freno y componentes para automóviles, motos y vehículos comerciales, para el mercado del equipamiento original, repuestos y carreras, ha confiado en Sarce, para reemplazar su obsoleto sistema de gestión de notas de gastos, por una moderna aplicación, con potentes funcionalidades que le ha permitido minimizar el tiempo y esfuerzo dedicado por las áreas de control interno y gestión administrativa a la realización de estas tareas.
Con cerca de 8.000 empleados, Brembo identificó los objetivos de este proyecto, estableciendo entre sus prioridades, mejorar el proceso de autorización, controlar de forma más articulada, la Política de Viajes de la organización, importar el data feed (origen de los datos) de las tarjetas de crédito para automatizar la elaboración de la nota de gastos de los viajeros y construir una base de datos estructurada que permitiera realizar análisis y reportes, además de controlar los costes asociados a los viajes de empresa.
Con estas pautas, el equipo de Sarce, implantó la suite TNSJ, una aplicación Web y Móvil de Travel & Expense Management que permite gestionar el entorno del Business Travel de Brembo, con una perspectiva de 360º. Es una solución potente en cuanto a funcionalidades estándar y que ya ha sido implantada en numerosas organizaciones nacionales y multinacionales de todos los sectores.
Primeros beneficios constatados
Mejorar la gestión de los pagos electrónicos ha permitido a los empleados informar, en la nota de gatos, sobre todos los movimientos del extracto de la cuenta, de manera automática. Éste ha sido uno de los primeros beneficios que los responsables de Brembo han destacado tras la implantación de TNSJ Travel & Expense Management.
Además, han añadido otras ventajas como la simplificación de las tareas administrativas asociadas a los procesos y, reconocen que, ahora los controles sólo requieren apenas unos minutos al mes, ya que, además de la validación automática, TNSJ, proporciona informes de resumen completos que facilitan la verificación de los datos.
A la lista de beneficios se suma, el hecho de que al ser tan sencillo su uso, con una interfaz muy intuitiva, los viajeros son capaces de manera autónoma, de completar todo el proceso sin necesidad de contar con el apoyo de otras personas de administración o secretarias, que pueden dedicarse a tareas de mayor valor. Los mismos viajeros pueden completar las notas de gastos, sin complicación e informar, de una manera más rápida a sus responsables, sobre los gastos efectuados con las tarjetas de crédito, ya que el workflow que se genera es electrónico.
