Llamamos Digital Workplace a un entorno de trabajo virtual que integra diferentes aplicaciones, herramientas y software para que los trabajadores de una empresa puedan llevar a cabo tareas colaborativas, independientemente del sitio físico en el que se encuentren.
Imagina tu oficina y ahora traslada este mismo modelo a un entorno virtual. Esto es el Digital Workplace.
Índice de temas
En qué consiste y para qué sirve un Digital Workplace
Un Digital Workplace, término que también podemos encontrar como ‘espacios de trabajo digitales’, integra diferentes herramientas digitales que, en la actualidad, son indispensables para el correcto funcionamiento de una empresa, por ejemplo, aplicaciones de trabajo colaborativo como Teams o Meets, espacios en la nube como Drive o Dropbox, software de organización del trabajo como Slack o Asana, etc.
La utilidad de un Digital Workplace es evidente. En un tiempo en el que cada vez se impone más el poder trabajar desde donde uno quiera, la posibilidad del trabajo colaborativo en entornos virtuales es imperativo.
Poder disponer de múltiples herramientas, a través de diferentes dispositivos, y desde cualquier lugar, ya más que una ventaja es una necesidad en las empresas.
Además, la inteligencia artificial es uno de los protagonistas del Digital Workplace en la actualidad.
Poder disponer de múltiples herramientas, a través de diferentes dispositivos, y desde cualquier lugar, ya más que una ventaja es una necesidad en las empresas
Gracias a ella se pueden automatizar las tareas más repetitivas, librando a los empleados de ellas y permitiéndoles centrarse en labores más importantes, así como la búsqueda y el acceso a la información, etc.
Ventajas de un Digital Workplace
Estas son las principales ventajas que obtiene una empresa si dispone de un Digital Workplace.
Mayor colaboración
La integración de aplicaciones colaborativas y en la nube facilitan la colaboración de los equipos de trabajo.
Por ejemplo, una empresa con sedes en varias ciudades o países puede organizar reuniones a través Teams o Meet, trabajar con archivos en línea a través de la nube, etc.
La posibilidad de reunión en cualquier momento de la jornada de trabajo, independientemente de dónde se encuentren los empleados, aumenta la productividad de la empresa y agiliza la toma de decisiones más adecuada.
Mejora de la comunicación
En cualquier momento y en cualquier lugar: el Digital Workplace mejora la comunicación de los equipos de trabajo gracias a herramientas digitales como las que hemos visto anteriormente.
Un equipo mejor comunicado entre sí es un equipo más productivo y eficiente.
Si miramos atrás, las reuniones debían hacerse cuando el equipo humano coincidiera en el mismo espacio. Ahora esto ya no es un impedimento y todo gracias al Digital Workplace.
Conocimiento en común
En un Digital Workplace, los equipos de trabajo pueden acceder a información en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar con herramientas de cloud computing, como Google Drive.
En un Digital Workplace, los equipos de trabajo pueden acceder a información en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar con herramientas de cloud computing
El Digital Workplace evita que la información se disperse, concentrándola en un mismo lugar y eliminando, de paso, las barreras entre los distintos departamentos, equipos e individuos.
Este conocimiento en común, actualizado constantemente en tiempo real, agiliza los procesos y potencia el rendimiento de los equipos.
Aquí toma un gran protagonismo la inteligencia artificial, capaz de etiquetar el contenido de manera automática para facilitar la búsqueda, así como el aprendizaje continuo de los empleados para ofrecerles información personalizada y que se adapte a sus intereses.
Incremento de la eficiencia en el trabajo
Una ventaja natural de poder tener acceso a información y poder colaborar en tiempo real con los diferentes equipos de trabajo es el incremento en la eficiencia del trabajador, sin importar la localización de este.
Asimismo, las aplicaciones de organización del trabajo permiten la asignación adecuada de las tareas, e, incluso, una reasignación de estas sobre la marcha, en caso de que así surgiera la necesidad.
Mayor flexibilidad
El Digital Workplace logra hacer más fácil el trabajo híbrido y en remoto, ofreciendo herramientas y recursos que los trabajadores pueden utilizar desde diferentes dispositivos y distintos lugares.
Mayor compromiso de los empleados
Al fin y al cabo, la sencillez de las herramientas digitales, poder facilitar el acceso a la información en tiempo real y el trabajo en cualquier sitio son elementos que favorecen la calidad de vida del empleado.
La sencillez de las herramientas digitales, poder facilitar el acceso a la información en tiempo real y el trabajo en cualquier sitio son elementos que favorecen la calidad de vida del empleado
Esto, claro está, se traduce en un mayor compromiso de los empleados con las labores por las que han sido contratados.
Cómo adaptar tu empresa a un Digital Workplace
En la actualidad, las empresas deben adaptarse completamente a las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial o el cloud computing, sobre todo si quieren estar a la altura de la demanda de sus clientes.
Esto supone una profunda renovación de todas sus áreas e, incluso, de las herramientas que hasta entonces habían estado usando.
Veamos qué debe realizar una empresa para adaptarse al Digital Workplace.
Adapta los procesos de trabajo
Para adaptar los procesos de trabajo a un Digital Workplace es necesario evaluar los procesos ya existentes e identificar las necesidades y objetivos de la empresa.
Gracias a la adaptación de los procesos de trabajo a las nuevas herramientas digitales, se logra identificar y eliminar tareas redundantes, se simplifican los procesos y se hacen más fluidos.
Tomemos el caso, por ejemplo, de un proceso de trabajo como puede ser la aprobación de facturas. Tradicionalmente, este proceso es lento y farragoso, pudiendo incluso involucrar varias personas y diferentes pasos.
En un Digital Workplace, el proceso se puede automatizar, reduciendo el tiempo necesario para ello y liberando a los empleados para que puedan centrarse en otras tareas más importantes.
Trabajo en tiempo real
Es indispensable ofrecer trabajo 100% en tiempo real para adaptar tu empresa a un Digital Workplace.
El material de trabajo debe estar actualizado permanentemente y es primordial que las herramientas de las que disponga la empresa faciliten la comunicación al instante entre sus diferentes departamentos y equipos.
Si el trabajo no es en tiempo real, independientemente del lugar desde el que se trabaja, no podemos hablar de Digital Workplace
Si el trabajo no es en tiempo real, independientemente del lugar desde el que se trabaja, no podemos hablar de Digital Workplace.
Atrae el talento necesario
Las empresas deben atraer y retener a profesionales expertos en habilidades digitales y que tengan experiencia en nuevas tecnologías.
Asimismo, el proceso de reclutamiento de personal ha ido evolucionando con el tiempo, siendo este un proceso cada vez más digital y realizándose a través de plataformas de búsqueda de empleo, redes sociales como LinkedIn y aplicaciones móviles.
Las entrevistas pueden ser, incluso, a través de Internet, y el candidato puede esperar novedades acerca de su candidatura a través de notificaciones en su teléfono móvil.
Establece protocolos de seguridad
La transformación digital del entorno empresarial conlleva una serie de protocolos de seguridad para evitar cualquier ciberataque. Entre los diferentes protocolos de seguridad más importantes que debe adaptar una empresa se encuentran:
- Autenticación y autorización: implementar herramientas de seguridad como la autenticación de dos factores (2FA) para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan tener acceso a los sistemas, herramientas e información confidencial.
- Gestión de identidades y accesos (IAM): un sistema IAM permite la centralización de las identidades de los empleados, los permisos de acceso y las actividades que realicen en el Digital Workplace.
- Protección de datos: implementar medidas para la protección de datos confidenciales de los empleados.
- Seguridad de la red: implementar medidas de seguridad de red para proteger los sistemas informáticos contra ataques cibernéticos. El aumento del formato híbrido de empleo ha provocado que los dispositivos puedan encontrarse en entornos más vulnerables.
- Concienciación de los empleados acerca de la ciberseguridad
- Pruebas y auditorías regulares para verificar que todo esté correcto e identificar vulnerabilidades del sistema.
Elige la tecnología adecuada
Cualquier tecnología que se use en un Digital Workplace debe facilitar la comunicación y el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo con total seguridad.
Existen algunas herramientas básicas, como pudiera ser Teams o Meets para las reuniones, Drive o OneDrive para los archivos en la nube o Slack o Asana para la organización del trabajo, y existen otras tecnologías más específicas para las diferentes necesidades que pudieran aparecer.
Otras herramientas pueden ser más avanzadas, como el CMR (Customer Relationship Management), que analiza, a través de grandes bases de datos, el comportamiento de un cliente y así mejorar la experiencia de la relación comercial.
Establece una buena cultura flexible para los empleados
Un empleado comprometido con la empresa es clave para el éxito.
Es por ello por lo que un Digital Workplace brinda a los empleados la oportunidad de dar y recibir retroalimentación, sintiéndose escuchados y mejorando su desempeño, así como el acceso a herramientas y recursos para llevar a cabo el trabajo de manera autónoma e independiente.
El Digital Workplace está abierto a la innovación y el aprendizaje y los empleados deben sentirse cómodos con las nuevas tecnologías
Todo esto, además, supone otra ventaja: la retención de talento.
Asimismo, el Digital Workplace está abierto a la innovación y el aprendizaje y los empleados deben sentirse cómodos con las nuevas tecnologías, así como afrontar los cambios sucesivos que dichas tecnologías provoquen en su entorno laboral.
Gestión del trabajo y la productividad
Las empresas que han comenzado su proceso de transformación digital deben ajustar sus estrategias de gestión para aprovechar al máximo estas nuevas herramientas y tecnologías.
Es muy importante medir la productividad de la empresa, así como otros factores como la eficiencia y satisfacción de los empleados frente a este cambio.
Centrarse en los KPI objetivo
Enlazando con el punto anterior, las empresas que efectúan un cambio al modelo digital deben establecer análisis de datos e indicadores de desempeño (KPI) que permitan calibrar el éxito de la implementación del Digital Workplace.
Las diferentes estrategias de gestión que la empresa adopte deben estar siempre basadas en el análisis de datos reales.
