Backup: protección de datos, mejores prácticas y estrategias de recuperación

El respaldo de datos o backup es una práctica esencial que llevan a cabo las empresas para gestionar su información en un mundo cada vez más digital. Estos datos, en la gran mayoría confidenciales y sensibles, son vulnerables a pérdidas, daños y filtraciones. Es por ello esencial contar con un plan de backup eficiente para proteger estos datos.

En este artículo os vamos a explicar de manera didáctica y sencilla qué es el respaldo de datos o, como también se le conoce, backup, incluyendo:

• La importancia del respaldo de datos.
• Los diferentes tipos de backups.
• Cómo elegir una solución de respaldo de datos adecuada.
• Las mejores prácticas para una copia de seguridad efectiva.
• Cómo recuperar los datos.

Importancia del backup, cuándo hacerlo, quién y por qué

Un plan de backup efectivo es esencial para proteger los datos de la empresa contra todo tipo de pérdidas, daños, corrupción o robo y filtraciones. Un backup es una copia de seguridad de todos los datos que genera una empresa o un particular y que se almacenan en un lugar seguro. En caso de que este material sensible se pierda, se filtra o sufra daños, se pueden restaurar a partir de la copia que se realizó previamente.

Los datos se pueden perder, dañar o corromperse por numerosas razones, entre las que se incluye:

• Fallos de hardware: discos duros, unidades de estado sólido (SSD) y otros diferentes dispositivos de almacenamiento pueden fallar, provocando la pérdida irremediable de los mismos.
• Errores humanos: la eliminación accidental de archivos o la corrupción de los datos por intervención humana puede también provocar la pérdida de los mismos.
• Ciberataques: Virus, ransomware, ataques DDoS y otros tipos de ataques cibernéticos también puede hacer que los datos desaparezcan para siempre.
• Desastres naturales y problemas eléctricos: las inundaciones, incendios, terremotos o, a un nivel mucho menos, las subidas de tensión y los apagones también se han de tener en cuenta.

Todos los miembros de una empresa u organización deben estar comprometidos en este importante proceso, ya que la pérdida de los datos puede tener consecuencias muy graves, desde la interrupción de la actividad empresarial hasta la pérdida de información vital.

Tipos de backups: completo, incremental y diferencial

Hay tres tipos principales de backup:

• Backup completo: se trata de una copia completa de todos los datos
• Backup incremental: se crea una copia de los datos que han variado desde el último respaldo de datos completo.
• Backup diferencial: la copia de datos se produce a partir de la variación de los mismos desde el último backup incremental.

Selección de una solución de respaldo adecuada

Hay numerosas soluciones de backup disponibles en el mercado. A la hora de elegir la mejor solución de backup se ha de tener en cuenta, principalmente:

• El tamaño de los datos: la solución de backup debe ser capaz de producir un respaldo completo.
• Qué tipo de datos se han de proteger: la solución de backup elegida debe ser compatible con los datos que se quieren respaldar.
• El presupuesto: las soluciones de backup pueden variar de presupuesto dependiendo del tamaño ofrecido, sus características, etc., por lo que es algo que se ha de tener en cuenta.

Mejores prácticas para el backup

Para tener la garantía de que el plan de respaldo de información sea efectivo se aconseja seguir estas diferentes prácticas:

• Realizar backups con regularidad: la frecuencia con la que se debe realizar el respaldo de los datos depende mucho de la sensibilidad de los mismos. Cuanto más importantes sean, mayor será la frecuencia del backup.
• Almacena los backups en un lugar seguro, protegido de daños, pérdida y acceso no autorizado de terceros.
• Comprobar que funcionan correctamente: se han de controlar todos los backups que se hagan para que luego se puedan restaurar de manera efectiva.

• Cifrar los datos para protegerlos de accesos no autorizados.

Programación y frecuencia de los backups

La frecuencia con la que se deben realizar los backups dependerá mucho de la sensibilidad de los datos. Si estos datos son críticos para la empresa, se deben ejecutar a diario, o incluso varias veces al día. En cuanto al horario de los mismos, se debe elegir una franja de tiempo en la que la actividad del sistema sea baja. De este modo, se evitan posibles interrupciones durante el proceso.

Asimismo, se han de hacer backups antes de cualquier evento clave, como actualizaciones de programas o cambios importantes en los datos. De este modo, si algo falla, siempre se podrá restaurar la copia y volver al estado anterior.

También es adecuado utilizar herramientas de respaldo que automaticen el proceso. Esto va a reducir el error humano y se garantiza que el backup se haga de manera constante. Y no hay que olvidarse de hacer pruebas de recuperación de datos con regularidad, de este modo se asegurará de que estos se puedan restaurar en caso de pérdida.

Almacenamiento de respaldos: Local vs. en la nube

El respaldo local y el respaldo en la nube son los dos principales métodos de almacenamiento de copias de seguridad y ambos poseen ventajas y desventajas. Es muy valioso elegir el adecuado teniendo en cuenta las necesidades de cada uno.

Las principales ventajas del respaldo local se pueden resumir en un acceso más rápido a los datos, ya que se encuentran en dispositivos físicos que pueden estar alojados en la misma empresa; un mayor control de los mismos, de la frecuencia con la que se realiza el respaldo y el lugar donde se almacenan y, además, no se necesita conexión a internet.

¿Cuáles son sus desventajas? Requieren un mayor desembolso, especialmente si se necesita hacer respaldo de una gran cantidad de datos y el riesgo de que se pierdan es mayor, ya que estos dispositivos pueden dañarse por una subida de tensión o algún tipo de desastre natural, un fallo en el propio hardware o una sustracción.

Por contra, las ventajas del respaldo en la nube incluyen el acceso desde cualquier lugar y desde múltiples dispositivos, herramientas de seguridad propias del proveedor del servicio para proteger los datos de manera avanzada y su facilidad de uso. Sus desventajas suelen ser su coste mensual o anual, mayor lentitud a la hora de acceder a los datos y la reducción de la privacidad: es conveniente leer bien los términos y condiciones de los proveedores de servicios de backup en la nube.

Herramientas y software de respaldo recomendados

A la hora de elegir un software de respaldo conveniente se ha de tener en cuenta:

• El tamaño de los datos.
• La frecuencia con la que se va a realizar el backup.
• El tipo de datos que se necesita proteger.
• El presupuesto con el que se cuenta.

En la actualidad existen numerosas herramientas y software de respaldo local y en la nube.  Para los primeros, algunas de las más relevantes del mercado son AOMEI Backupper, herramienta gratuita y de código abierto; EaseUS Todo Backup, muy fácil de usar y que incluye backups de particiones y sistemas y Macrium Reflect, que ofrece entre sus funciones backups incrementales, diferenciales y de imágenes.

Entre el software de respaldo en la nube recomendado, se encuentran Backblaze B2, Google Cloud Platform o Microsoft Azure.

A la hora de elegir bien un software de respaldo, se ha de tener en cuenta:

• Las reseñas de los usuarios: qué opinan los que han probado la herramienta.
• Probar la herramienta antes de pagar por ella: asegurarse de que el software ofrezca algún período de prueba para ver si merece la pena el desembolso.
• Solicitar la ayuda de un experto en informática que asesore acerca de cuál es la herramienta más adecuada según las necesidades.

Verificación y pruebas de los backup

La verificación y pruebas de los backups es una parte muy importante en la gestión del almacenamiento de los datos. Al hacerlo con regularidad, se asegurará de la validez de los mismos y de que la restauración sea óptima.

Para la verificación de los datos, se ha de tener en cuenta una programación regular de los backups, dependiendo de la frecuencia con la que se hagan; selección aleatoria de algunas copias de seguridad para realizar pruebas de restauración que incluyan diferentes tipos de archivos y sistemas; verificar que los datos restaurados sean idénticos a los originales a través de herramientas de comparación; documental los resultados de las pruebas y revisar y actualizar los procedimientos de verificación.

Es conveniente definir escenarios de pérdida de datos realista -eliminación, fallo de servidor o ataque cibernético-

En cuanto a las pruebas que se han de hacer, es conveniente definir escenarios de pérdida de datos realista (eliminación, fallo de servidor o ataque cibernético); la creación de un plan de recuperación que incluya la secuencia del proceso, las responsabilidades del personal al cargo y los tiempos de recuperación previstos. Es necesario, también, llevar a cabo simulacros de recuperación, evaluar la eficacia y la rapidez del proceso, sobre todo en datos críticos, e identificar las áreas de mejora.

Es muy importante tener en cuenta la automatización de las pruebas de recuperación y su posterior revisión, que el personal a cargo del respaldo de datos tenga los conocimientos adecuados y llevar un registro pormenorizado de todas las pruebas realizadas.

Recuperación de datos: proceso y consideraciones

La recuperación de datos es el proceso de restaurar la información y los archivos desde una copia de seguridad cuando se produce la pérdida de los originales. Esta pérdida puede ser debida a un fallo del sistema, un error personal, un ataque cibernético o cualquier otro tipo de incidente.

El proceso de recuperación de datos puede incluir los siguientes pasos:

• Identificación del incidente: es imprescindible reconocer qué ha producido la pérdida de los datos.
• Aislar la causa: siempre que sea posible, es adecuado aislar la causa del problema para evitar que se agrave la situación. Por ejemplo, un empleado elimina sin querer un archivo crítico: aislar la causa sería restringir temporalmente el acceso a dicho archivo o informar al resto de empleados de la situación.
• Determinar el alcance de la pérdida, cuántos datos se han perdido y qué sistemas se han visto afectados.
• Recuperación de la copia de seguridad. Puede ser que se necesite restaurar algunos archivos, sistemas completos o entornos de servidores.

Algunas consideraciones que se deben tener en cuenta a la hora de realizar una recuperación de datos:

• Sensibilidad de los datos: si los datos del negocio son críticos, se ha de tener un plan de recuperación de datos de emergencia.
• Qué tipo de datos se han de recuperar: el proceso puede variar.
• El tiempo disponible: la recuperación de datos es un proceso que puede ser largo, por lo que es importante tener en cuenta el tiempo disponible.

Mantenimiento y gestión del backup

El mantenimiento y gestión de los backups es una tarea que debe realizarse para garantizar que sean válidos y funcionales. Dentro del mantenimiento, se deben aplicar tareas como la eliminación de respaldos antiguos, ya que pueden ocupar espacio y ya no ser útiles, cifrar los backups, puesto que con ello se evita el acceso no autorizado, y, por último, comprimirlos siempre que sea posible, porque con ello se estará ahorrando espacio.

En cuanto a la gestión de los backups, se ha de tener en cuenta su registro, qué datos se han respaldado y cuándo se llevaron a cabo, así como las pruebas de recuperación de datos, que ayudan a asegurar que la empresa puede restaurar los datos en caso de pérdida.

Para el mantenimiento y la gestión de los backups es adecuado crear una política de respaldos que definan dichas tareas, automatizarlas y efectuar copias de los backups para que, en caso de que los respaldos originales se pierdan, poder tener una nueva oportunidad. Esto último debe hacerse, sobre todo, con datos muy críticos.

Seguridad y cifrado de los respaldos

El cifrado de backups consiste en convertir los datos en un formato ilegible sin poseer la clave de descifrado. El cifrado es muy importante, ya que hace más difícil el acceso a los archivos para hackers y piratas informáticos.

En este sentido, es adecuado:

• Utilizar una clave de cifrado fuerte que sea difícil de adivinar.
• Guardar la clave de cifrado de forma muy segura.
• Rotar las claves con regularidad.

Automatización del proceso de respaldo

La automatización del proceso de respaldo es el uso de programas y herramientas para que esta tarea se haga de manera automática. Gracias a esto, se ahorra tiempo y esfuerzo, así como se incrementa la precisión y la eficiencia de dichos respaldos, evitando errores humanos.

Entre las desventajas, se encuentran el coste del proceso y su complejidad, por lo que es imprescindible el asesoramiento de profesionales a la hora de elegir el software que cubra las necesidades personales.

Elegir dicho software, probar la solución antes de implementarla definitivamente en la empresa y vigilar que funciona correctamente son tareas imprescindibles en este sentido.

Backup para diferentes tipos de datos y sistemas (servidores, bases de datos, dispositivos móviles, etc.)

Respaldos para servidores

Los servidores son la espina dorsal de cualquier infraestructura TI. Los backups de servidores son esenciales para proteger los datos críticos de una empresa, como las bases de datos, los sistemas operativos y las diferentes operaciones del día a día. Hay dos tipos principales de backups de servidores, los backups completos o incrementales. Estos últimos solo realizan una copia de los datos que han variado desde el último backup completo o incremental.

Backup de bases de datos

Las bases de datos son una parte muy importante de las aplicaciones empresariales y son críticos, ya que contienen el registro de clientes, datos financieros y transacciones, etc. Hay tres tipos principales de backups de bases de datos: completos, diferenciales (solo se hace una copia de seguridad de los datos que han cambiado desde el último respaldo completo) y los de registro, en el que se hace una copia de seguridad de los registros de transacciones de la base de datos.

Dispositivos móviles

En la actualidad, móviles y tabletas también pueden contener gran cantidad de información delicada. Hay dos tipos principales de respaldo en dispositivos móviles, locales o en la nube. Se debe elegir el más adecuado según tipo de dato, presupuesto y necesidades, teniendo en cuenta las ventajas y desventajas de los mismos.

Estrategias de retención de datos en los backups

La estrategia de retención de datos en los backups determina cuánto tiempo se deben conservar. Para ello, se debe tener en cuenta los siguientes factores:

• La sensibilidad de los datos: cuanto más sensibles sean los datos, mayor será el tiempo de conservación.
• Los requisitos legales y reglamentarios: en algunos casos, es imprescindible retener los backups de datos para cumplir con leyes y regulaciones.
• Los requisitos comerciales: en algunos casos, la empresa debe retener los backups de datos para, por ejemplo, cumplir con los requisitos de garantía.

Entre los distintos tipos de garantía de retención de datos, podemos encontrar:

• Política de retención única: establece un período único para todos los datos.
• Retención según el tipo de dato.
• Política de retención por propósito: establece diferentes períodos de retención según el escenario, ya sea, por ejemplo, una auditoría o un desastre natural.

A la hora de implementar una correcta estrategia de retención de datos, se debe tener en cuenta:

• La definición de la estrategia: se debe tener en cuenta la sensibilidad de los datos, los requisitos legales y reglamentarios, así como los comerciales.
• Documentar la estrategia.
• Implementar la estrategia en el sistema de backups.
• Monitorear la estrategia para asegurar su correcto funcionamiento.
• En cuanto a consejos útiles, se recomienda usar un programa de gestión de backups que permita la retención de datos de manera automatizada, realizar pruebas periódicas para asegurarse de que funciona correctamente y revisarle eventualmente para comprobar si sigue siendo adecuada para las necesidades de la organización.