“Estamos ante la tercera ola del digital workspace”, anuncian los expertos. Una primera ola fue la impulsada por la estrategia paperless, la segunda, influida por la pandemia de Covid-19, fue la de la expansión del teletrabajo y el acceso remoto a la información; y la tercera tiene como protagonista a la inteligencia artificial, que ha sido incorporada al trabajo diario del empleado.
Según los profesionales TIC reunidos en el encuentro organizado por Computing y Dell Technologies, esta tercera ola de la IA tiene dos enfoques, uno es el de la búsqueda de la eficiencia y la productividad del empleado y otro es el del desarrollo de proyectos de distintos tipos de IA, como la IA Generativa.
Asistentes
Carlos González, Dell Technologies | Juan Meca, Dell Technologies | Silvia Peñacoba, Dell Technologies | Javier Martínez, Enagás | César Viteri, Air Rail | Luis Redondo, MTP | Juan Pereda, EPAM Systems
Carlos Viera, EUDE Business School | Sandra Pedraza, Cruz Roja Española | Pablo Alcaraz, OHLA | Guillermo Calderón, Generali | Héctor Morán, Madrileña Red de Gas | María José Sesarino, Lefrebvre – El Derecho | Pedro Tomé, EVO Banco
No obstante, según la madurez y el tipo de información que trata cada empresa, algunas compañías se encuentran inmersas en una ola u otra. Es el caso de Cruz Roja, una organización que trabaja con personas vulnerables y que colabora activamente con la Administración Pública, la cual está sujeta a estrictas regulaciones; lo que ralentiza en cierta forma sus procesos.
Por otro lado, aseguradoras como Generali y entidades como EVO Banco, a pesar de que también manejan datos y críticos en los que la seguridad del perímetro juega un papel fundamental, cuentan con más recursos para ser garantistas con la protección de los datos de los clientes y estar a la vanguardia de la tecnología, incluida la implementada en el espacio de trabajo.
Los profesionales aseguran que “a veces, es más difícil gestionar la deslocalización de los empleados que de los usuarios finales que acceden a nuestros servicios por el canal digital”. En la gestión interna de la empresa hay que tener en cuenta la naturaleza de la actividad de cada área, por ejemplo, “el equipo comercial está más acostumbrado a reunirse en persona y el de desarrolladores, en remoto”. Es vital considerar las necesidades de cada departamento para llegar a un equilibrio entre productividad, beneficio del empleado y colaboración. De lo contrario, se puede perder la puesta en común entre compañeros que genera el caldo de cultivo de las buenas ideas.
Según los expertos del encuentro, esta pérdida suele ocurrir en las reuniones híbridas, cuando unos participantes están en remoto y otros en presencial; o tras la costumbre adquirida de hablar por videollamada con compañeros que están en la mesa de enfrente. “No se puede trabajar en la oficina de la misma forma que lo hacemos en casa”. En este sentido, “un liderazgo sólido es lo que hace que la gestión de estos nuevos modelos funcione”.
A pesar de que algunas de las compañías consideradas de las más avanzadas del mundo, -aunque quizá no lo sean en lo referente a condiciones laborales-, tales como Google y Amazon, están volviendo al trabajo presencial; el teletrabajo le sigue ganando al salario a la hora de atraer talento especializado. “El cambio cultural ya se ha dado en las empresas y ahora es difícil volver atrás. Lo importante no es las horas que el empleado pasa en la oficina, sino la consecución de objetivos”. No obstante, hasta en un modelo híbrido, el preferido por la mayoría de empleados, “es un reto conseguir que los trabajadores vengan motivados a la oficina el día que les toca”, lamentaron.
El desafío de la IA llega al digital workplace
Las compañías también están avanzando en ámbitos que van más allá de la oficina, como los de OT o Industria 4.0. En el caso de Air Rail, especializada en maquinaria de maniobra ferroviaria, están trabajando en el desarrollo de herramientas de realidad virtual y realidad aumentada para visualizar en remoto las máquinas que tengan problemas y saber, por ejemplo, qué piezas se necesitan llevar para arreglar la avería.
Sin embargo, la tecnología que está revolucionando la forma de trabajar del empleado en todos los sectores en estos últimos años es la IA. Como dijimos anteriormente, la incorporación de la IA en el puesto de trabajo tiene dos enfoques, el de la productividad, que viene dado por la automatización de tareas repetitivas y el incremento de las capacidades de autogestión de los empleados; y el de los proyectos de IA, que vienen impulsados por el uso “irrefrenable” del empleado en sus operaciones diarias de herramientas como ChatGPT, Gemini, Copilot o, ahora también, la IA Generativa china DeepSeek, que ha sido el último actor en salir al escenario.
Es difícil asociar los casos de uso de la IA a business cases con un retorno claro de la inversión
“Las personas reclaman poder usar la IA en su trabajo, no se le puede poner puertas al campo. De hecho, las empresas que implementen esta tecnología en sus actividades diarias, crecerán el doble de su capacidad de aquí a tres o cinco años”, dijeron los expertos. No obstante, implantar la IA no significa perder el control de los datos, hay que establecer unas bases, no solo de herramientas tecnológicas, sino también de formación a los empleados para que sepan utilizar la IA e interpretar sus resultados de la forma más responsable posible. “Los trabajadores deben ser conscientes de que la compartición de datos en soluciones no autorizadas por la empresa puede traer satisfacción a corto plazo, pero muchos disgustos a largo plazo“.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que las empresas están en periodo de prueba en lo que a herramientas de IA Generativa se refiere. “Es difícil decidir qué plataforma utilizar, pero no se puede estar pagando licencias de todas. Es necesario orientar el cambio hacia una única plataforma, pero es complicado cuando cada área de la empresa dice venirle mejor una distinta y no quieres atarte a una única tecnología”.
Algunas compañías han desarrollado su propia IA Generativa, como EUDE Business School, que lo ha hecho de la mano de IBM. Se trata de un tutor virtual que acompaña las 24h del día al alumno para resolver sus dudas y ofrecerle, por ejemplo, contenido de refuerzo de las materias suspensas, consejos para estudiar, etc. “Este proyecto nos ha permitido ahorrar costes en la contratación de tutores, que era nuestro mayor gasto”.
Por otro lado, la compañía de soluciones de conocimiento jurídico Lefebvre también ha desarrollado un chat de uso interno con documentación vectorizada de manuales, ofertas y productos que los empleados pueden consultar para dar un mejor servicio al cliente.
Existe mucho hype entorno a la IA, tanto por parte de los empleados como de la dirección, y a veces hay que poner los pies en la tierra
En este punto abrimos el melón del desarrollo de modelos de lenguaje con datos propios. Para ello, “la calidad del dato debe estar muy bien depurada”. Muchos ciberdelincuentes están empezando a poner en su punto de mira la calidad de los datos para que las empresas entrenen sus modelos predictivos con datos de mala calidad que proporcionen resultados erróneos y alucinaciones. “Es muy complicado estructurar bien los datos para que sirvan a la IA, por eso es tan importante la formación de los trabajadores, no solo en materia de ciberseguridad, sino de cómo hacer un prompt de forma adecuada o cómo traducir las respuestas en base a tus necesidades”.
Otras compañías tienen en marcha casos de uso asociados a la IA pero, en general, es difícil asociarlos a un business case con un retorno claro de la inversión. El ROI es aún más difícil de obtener en organizaciones sin ánimo de lucro, como es el caso de Cruz Roja, por lo que la IA que están adoptando es a través de herramientas en las que esta tecnología viene predeterminada. “El riesgo que corremos a partir de ahora es que los proveedores de tecnología empiecen a incluir la IA en sus herramientas de forma predeterminada con el consiguiente aumento de costes”.
Lo que está claro es que los dispositivos que se utilizan para trabajar, ya sean portátiles o no, tienen que estar preparados para procesar los proyectos de IA que las empresas reclaman.
Por último, los expertos también se están enfrentando a la gestión de expectativas en la empresa. “Existe mucho hype entorno a la IA, tanto por parte de los empleados como de la dirección, y a veces hay que poner los pies en la tierra”. La carrera por la IA está llevando a muchas empresas a contratar tecnologías que, realmente, no se necesitan y a externalizar estos desarrollos dejando de lado o a medias desarrollos propios que pueden generar “Shadow AI”.
