La empresa española de fabricación y comercialización de material de construcción, Grupo Puma, con alcance internacional y más de 40 años de experiencia en el sector, ha llevado a cabo un proyecto de gestión documental junto con Canon.
En concreto, el grupo ha logrado optimizar y automatizar su gestión de facturas, contratos y albaranes con proveedores gracias a las tecnologías y soluciones para la gestión de la información de Canon.
Grupo Puma, de origen andaluz, es un referente en la producción de adhesivos y morteros, lo que le lleva actualmente a realizar exportaciones a 55 países.
Debido a esta expansión, el grupo necesitaba contar con procesos actualizados y vanguardistas.
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Grupo Puma, gestión documental con Canon
La compleja y extensa estructura de la empresa, que combina la necesidad de gestionar materiales digitales y también impresos, los llevó a optar por Canon para este proceso de optimización de la gestión de la información.
Tras llevar a cabo una labor de consultoría y asesoramiento previo, Canon implementó su software de gestión documental ThereforeTM con el objetivo de reducir costes y tiempos en los procesos de gestión de facturas, documentación logística y contratos de clientes.
Ahora, las facturas de proveedores recibidas de forma digital se archivan y clasifican automáticamente, mientras las físicas, se digitalizan, certifican y archivan gracias al análisis de metadatos relevantes que Therefore es capaz de llevar a cabo.
Las facturas de proveedores recibidas de forma digital se archivan y clasifican automáticamente, mientras las físicas, se digitalizan, certifican y archivan gracias al análisis de metadatos
“Para este proyecto, barajamos diversas opciones de proveedores, analizamos las respuestas que nos dieron y finalmente nos quedamos con Canon por varios motivos. En primer lugar, porque la interfaz nos parecía más amigable, más sencilla, por lo que entendimos que sería más fácil que los usuarios se adaptasen. Además, desde el punto de vista técnico, la solución utiliza los mismos conceptos tecnológicos de programación que posee nuestro departamento de sistemas, ya que se fundamenta en una base de datos SQL. Por último, con Canon lográbamos la integración completa con nuestro ERP, lo que nos permitía aumentar la eficiencia y operatividad de todo el proceso”, explica Manuel García, director de Proyectos en Grupo Puma.
Resultados contrastados para diferentes procesos empresariales
La implantación de Therefore se realizó de forma progresiva, lanzando primero un piloto en una de las sedes de Grupo Puma en el año 2021 y después expandiéndolo paulatinamente al resto.
Ahora, transcurrido este tiempo, se han logrado alcanzar todos los objetivos previstos en materia de reducción de costes y tiempo dedicado a la gestión documental en un tiempo menor del esperado.
“Cuando analizamos el proyecto, estimamos un retorno de la inversión (ROI) de 4 años. Sin embargo, habiendo transcurrido poco más de tres años ya hemos recuperado la inversión completamente”, explica Francisco Bocanegra, director de Sistemas en Grupo Puma.
Y añade además que “gracias a Therefore, hemos logrado ahorros relevantes en la gestión de las facturas de proveedores, que hasta ahora debíamos realizar de forma física. Esto suponía entre 2 y 3 días de trabajo y actualmente en torno a 1 hora”.
Sumado a la gestión de facturas, Grupo Puma ha conseguido también implementar un proyecto para la digitalización de la documentación de sus operaciones logísticas, que ahora se firma y se envía a los clientes de forma digital y después se archiva en Therefore.
El resultado, según la compañía, es un proceso más eficiente, que permite el seguimiento y control de los envíos en tiempo real, además de agilizar la consulta de la documentación.
Asimismo, se ha llevado a cabo con éxito un proceso para gestionar los contratos con clientes de forma digital.
Cuando es necesario modificar las condiciones comerciales, se envía una solicitud de cambio por correo electrónico a través de Therefore, se recoge la firma del cliente de forma digital y se archiva automáticamente en el gestor documental.
Este proceso controlado y estandarizado permite un mayor seguimiento de los contratos y condiciones comerciales, un almacenamiento seguro, accesibilidad sencilla y un significativo ahorro en tiempo y costes.
