SIA, compañía de Indra especializada en ciberseguridad, ha implantado en la Universidad Rey Juan Carlos (URJC) un servicio de firma electrónica cualificada en la nube.
Con él, ha logrado la digitalización de la firma de actas académicas y documentos, dando un importante paso hacia delante en la gestión documental de la universidad y dotando de eficiencia y seguridad jurídica a sus procesos internos.
Con la pandemia de la COVID-19, la URJC se vio abocada a adaptar la actividad de la universidad a un entorno digital y en remoto para sus empleados, estudiantes e investigadores.
Seguridad y fiabilidad de la firma electrónica de la URJC
Uno de los retos principales en esta situación era poder firmar documentos de forma sencilla y con el mismo valor jurídico que la firma manuscrita, además de dotar de seguridad a los procesos académicos y de gestión que se estaban realizando a distancia.
La URJC tenía el reto de poder firmar documentos con el mismo valor jurídico que la firma manuscrita y dotar de seguridad a los procesos académicos
La búsqueda se centró en una solución de firma que maximizara la seguridad y usabilidad, minimizando el soporte y coste asociado, además de poder utilizarse en diferentes escenarios de firma e integrarse con sistemas de la universidad y soluciones compartidas de administración electrónica en el ámbito de la Administración pública.
La institución académica finalmente adoptó en 2020 el servicio de SIA, que ha proporcionado a la universidad un sistema de firma digital en la nube basado en la emisión y utilización de certificados de empleado público centralizados.
Este sistema realiza la verificación fehaciente de su identidad de forma previa y le aporta beneficios en cuanto a la simplicidad de uso, proporcionando así todas las ventajas operativas y legales de la firma digital. Ahora, la universidad renueva su apuesta por este servicio.
Roberto Espina, CEO de SIA, señala que “para nosotros era fundamental proporcionar la mejor respuesta a las necesidades de la URJC, aportando nuestra experiencia tanto en firma electrónica como en su aplicación dentro del ámbito universitario y acompañarla en el avance de su proceso de transformación digital, haciendo más eficientes, transparentes y seguros los trámites académicos y administrativos”.
Los empleados de la URJC pueden así firmar digitalmente cualquier documento o acta desde cualquier dispositivo que posea un navegador y conexión a Internet, independientemente del sistema operativo que utilicen y lugar desde donde lo hagan.
El servicio de firma de SIA se ha convertido en un proyecto altamente transformador para la universidad, y ha supuesto un cambio, no solo en los procesos, sino también en toda la cultura de la organización.
Al año se firman digitalmente alrededor de 120.000 documentos, gracias a los 3.000 certificados digitales de empleado público
Además, “ha contribuido a mejorar el servicio a toda la comunidad universitaria, incrementando la eficacia de la organización, acelerando y simplificando los procesos de firma, y reduciendo el consumo de papel y los desplazamientos, así como sus costes asociados”, según apunta César Cáceres Taladriz, vicerrector de Transformación y Educación Digital e Inteligencia Artificial de la URJC.
Al año se firman digitalmente alrededor de 120.000 documentos, gracias a los 3.000 certificados digitales de empleado público, logrando un ahorro estimado de costes asociados de cerca de 550.000 euros al año.
En paralelo, el proyecto entronca con la estrategia de agenda digital del gobierno español y con los ejes del plan digital España 2025, en la medida en que su implantación impulsa la digitalización de las administraciones públicas, supone la renovación de las infraestructuras tecnológicas y simplifica la relación de la administración pública con la ciudadanía.
En el despliegue de la solución, llevado a cabo en tres meses, SIA colaboró además con la universidad en la formación interna para facilitar el entendimiento y uso del proceso de firma a los empleados involucrados.
