El viaje hacia la transformación digital es algo que ya se da por supuesto en las empresas de todos los tamaños y de cualquier sector: absolutamente nadie cree a estas alturas que sea ni siquiera una opción. Sin embargo, lo que sí seguimos encontrándonos es con áreas que se dejan de lado o departamentos que retrasan la adopción de las tecnologías colaborativas, cloud o relacionadas, por ejemplo, con tecnologías más innovadoras, como la IA. Y, lamentablemente, los servicios de impresión y los sistemas de gestión documental son mayoría aún en este grupo.
Como en cualquier otra área, abordar la transformación digital en los servicios de impresión de una empresa implica considerar una serie de factores previos si queremos que exista un retorno de la inversión realista en lo que se denomina Intelligent Workflow para la gestión documental.
Índice de temas
Empezar por el principio: auditar los sistemas de gestión documental
El primer paso consiste en auditar los requisitos de los sistemas de gestión documental y analizar las necesidades futuras, así como identificar qué procesos de impresión son críticos y cuáles pueden ser automatizados o incluso eliminados para reducir costes. De la misma manera, es necesario evaluar la infraestructura existente para determinar si es la adecuada para soportar los requisitos previstos. En este caso, se deben incluir en el análisis los sistemas de gestión documental, el software de impresión e incluso las herramientas de gestión de dispositivos.
Abordar la transformación digital en los servicios de impresión de una empresa implica considerar una serie de factores previos si queremos que exista un retorno de la inversión realista en lo que se denomina Intelligent Workflow para la gestión documental
Una vez establecidos los criterios fundamentales, es necesario plantear el proyecto de transformación digital desde una estrategia muy robusta de seguridad, alineada con los sistemas de protección del resto de la organización y que sirva para garantizar la salvaguarda y, en su caso, la custodia de la información confidencial y sensible, ya que las impresoras pueden suponer una herramienta muy fácil de explotar por parte de los ciberdelincuentes si no se encuentran dentro del perímetro de seguridad de la organización. Además, en este punto es crítico también asegurarse de que se cumple con las normativas y estándares legales.
Reducción de costes y retorno de la inversión: claves en la transformación digital
Para muchas organizaciones, el coste es la verdadera barrera a la hora de adoptar o transformar procesos. Por eso, es importante realizar un análisis de los costes y los beneficios en la fase de definición del proyecto. En muchas ocasiones, los costes ciegan a muchas organizaciones, que no son capaces de comprender el retorno de la inversión que pueden alcanzar y los ahorros a largo plazo que supone la adopción de herramientas o técnicas más innovadoras, incluyendo no solo software ni hardware, sino también capacitación y mantenimiento. Por eso, desde la misma definición del proyecto en el que nos vamos a embarcar, hay que capacitar al personal para que se adapte lo antes posible al cambio cultural que supone la transformación digital y asegurar así la aceptación y adopción por parte de todos los equipos.
La integración de los sistemas de gestión documental con el resto de activos de la organización es también clave para que el proceso de transformación digital tenga éxito. Por eso, hay que garantizar la interoperabilidad, pero también la escalabilidad para poder adaptar la inversión al crecimiento de la empresa. En este caso, aprovechar los sistemas de gestión documental cloud puede ser lo idóneo.
La protección del medio ambiente es posible con la gestión documental
Finalmente, y con el objetivo también de cumplir con la legislación vigente, pero también para conectar con las preocupaciones de clientes y proveedores, es recomendable evaluar cómo podemos contribuir, con el uso de los sistemas de gestión documental, a la sostenibilidad, reduciendo no sólo el consumo de papel y energía, sino también concienciando sobre prácticas de impresión ecológica y reciclaje.
La integración de los sistemas de gestión documental con el resto de activos de la organización es clave para que el proceso de transformación digital tenga éxito
Y una vez resueltos estos puntos, no debemos olvidar realizar pruebas piloto para evaluar el rendimiento y la eficacia del proyecto, garantizando también que la experiencia de los usuarios sea satisfactoria y puedan mejorar así la productividad de la organización.
Transformación digital de sistemas de impresión también en pymes
La transformación digital de las infraestructuras de impresión no es solo beneficiosa para las grandes empresas. Las pymes también pueden obtener ventajas significativas, aunque deben considerar cuidadosamente su situación específica y los recursos disponibles para evitar quebraderos de cabeza innecesarios o perder la inversión realizada, que supone, en la mayoría de los casos, más esfuerzos que en las grandes corporaciones.
En el caso de las empresas más pequeñas, es imprescindible apostar por sistemas de gestión de impresión escalables que permitan comenzar el viaje con una infraestructura básica que facilite la expansión cuando sea necesario. Y, en este caso más que nunca, elegir proveedores que ofrezcan un soporte adecuado, así como capacitación para el personal, es crucial para asegurar una puesta en marcha exitosa.
Todo el viaje hacia una transformación digital de éxito comienza con un primer paso y siempre es bueno darlo con un buen guía que nos acompañe. Por eso, elegir proveedores con experiencia y capacidad como TPS, puede ser el elemento diferenciador de un proyecto de éxito de otro que acabe fracasando.
En definitiva, vemos cómo, de la misma manera que con el resto de las áreas dentro de una organización, la transformación digital de los servicios de impresión, ya sea de la parte de gestión documental, de impresión o de digitalización de documentos, implica, si queremos ganar en eficiencia, seguridad y sostenibilidad, no solamente adoptar nuevas tecnologías sino también reeducar a los profesionales y reimaginar procesos y flujos de trabajo.
