Medline Europe, dedicada a la fabricación y distribución de productos médicos y quirúrgicos en más de 27 países y con más de 1.500 empleados, ha conseguido ahorrar más de 300.000 euros en gastos de gestión de viajes corporativos gracias a la implantación de la solución Destinux de Consultia Business Travel.
Medline Europe implementó Destinux para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos que eran administrativo/ financieros, una asignación incorrecta de los gastos de viajes a los empleados y divisiones de la empresa, falta de cumplimento de la política de viajes y un deficiente servicio de atención ante posibles imprevistos a los empleados.
Medline Europe implementó Destinux para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos
Desde su implantación, Destinux les ha permitido conseguir un ahorro de entre un 13 y un 24%, dependiendo del país, en la gestión de los viajes de negocios. Esto ha sido posible, según la compañía, gracias a una correcta asignación de gastos y una digitalización de los procesos que ha redundado en una automatización de autorizaciones y un mayor cumplimiento de políticas de viajes, además de mejorar el servicio a las personas, antes, durante y después del viaje.
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Antecedentes y solución a nivel de usuario y de gestión de viajes
Medline Europe, con un volumen anual en viajes en Europa de 1,8 millones de euros, estaba viviendo complicaciones en la gestión de sus viajes al no disponer de tecnología y un servicio personalizado.
La compañía de healthcare acudió a Consultia para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos tanto administrativo-financieros (descuadres de gastos, falta de consolidación de los pagos, dificultades que generaban trabajo adicional al departamento con costes adicionales asociados) como el descontento en el colectivo de empleados que tenían que viajar por el mal servicio proporcionado por el anterior proveedor de servicio de viajes.
Los problemas eran tanto administrativo-financieros como el descontento de los empleados con el mal servicio anterior
Con la implantación de Destinux, la solución SaaS (software as a service) de Consultia Business Travel, la empresa consiguió solucionar necesidades específicas gracias a los diferentes módulos de Destinux, tanto a nivel de usuario para poder realizar las reservas de forma personal e individualizada, como a nivel de gestión, con módulos que automatizan su política de viajes y de autorizaciones internas; y con informes actualizados y digitalizados de los costes y viajes.
Por último, todo el equipo de Medline dispone de la asistencia profesional de un Personal Travel Assistant que les asesora, gestiona sus reservas y les resuelve cualquier incidencia durante los viajes, así como una persona experta en MICE que les ayuda en la organización de los viajes y eventos especiales que realizan y de un teléfono de emergencias 24h para darles soporte en los viajes.
Beneficios obtenidos: ahorros en tiempo y dinero
Gracias a todas las funcionalidades de Destinux, la compañía asegura haber mejorado notablemente en el tiempo que empleaban en solicitar una reserva, elegir las opciones, solicitar autorizaciones, recibir los billetes. Tras su implantación, todo ese proceso es más rápido y está centralizado desde Destinux o bien desde el trato directo con el Personal Travel Assistant.
Desde el punto de vista del usuario, la directora financiera de Medline, Mariví Martín-Hordanza, destaca “el trabajo del Personal Travel Assistant, que siempre está disponible, y nos resuelve nuestras dudas, así como nos ayuda en las reservas”. Por el lado de la empresa, “valoramos haber reducido los tiempos del proceso de gestión de reservas, aprobaciones, contabilización de facturas y poder preparar informes detallados” y “el descontento de las personas que viajan ha cambiado a satisfacción”.
Valoramos haber reducido los tiempos del proceso de gestión de reservas, aprobaciones, contabilización de facturas y poder preparar informes detallados
Como resultado de las implementaciones establecidas por Consultia Business Travel, desde Medline calculan que han conseguido ahorrar más del 15%, tal y como explica su directora financiera: “los ahorros vienen principalmente por la digitalización de procesos, que supone un ahorro de tiempo al viajero, al autorizador y al departamento administrativo-financiero y la mayor y mejor oferta en los productos a elegir”.
Los ahorros vienen principalmente por la digitalización de procesos, que supone un ahorro de tiempo al viajero, al autorizador y al departamento administrativo-financiero
Los buenos resultados que les ha proporcionado Destinux en España han llevado a la compañía a ampliar el servicio al resto de Europa: Portugal, Republica Checa, Eslovaquia, Italia, UK, Irlanda, Alemania, Francia, Austria, Países Bajos, Bélgica, Suiza y Suecia.
Productos médicos y soluciones clínicas
En la actualidad, Medline ofrece más de 550.000 productos médicos y soluciones clínicas a hospitales, centros de atención extendida, centros quirúrgicos, consultorios médicos, agencias y proveedores de atención domiciliaria y minoristas. Sus 24.000 empleados se extienden a más de 90 países (como EE. UU., Canadá, México, España, Alemania, Reino Unido, Francia, Italia, Japón, Australia y Nueva Zelanda) e incluyen médicos, investigadores, ingenieros, expertos financieros y 2.000 representantes de ventas directas.
