Hay una tendencia que está sacudiendo la industria financiera. Y no, no es ChatGPT, al menos todavía. Para los equipos financieros de todo el mundo, lo que va a revolucionar su forma de trabajar es la facturación electrónica.
Incluida tanto en la propuesta de la Comisión Europea, conocida como ViDA, como en la ley Crea y Crece española, la facturación electrónica tiene como objetivo garantizar una mayor trazabilidad y control de los pagos. Aunque ambas propuestas legislativas tienen finalidades específicas, la primera, recuperar más de 11.000 millones de euros anuales en concepto de IVA en todo el territorio de la UE, eliminando los casos de evasión y fraude fiscal y la segunda, reducir la morosidad de manera eficaz, ambas son un reflejo de la creciente necesidad que tienen las empresas de digitalizar sus sistemas y procesos financieros.
Aun así, seguimos viendo como muchas empresas siguen imprimiendo y manejando facturas en papel. Lo que en la práctica se traduce en montañas de papel y carpetas a reventar, además de un mayor riesgo de extravío, duplicidades y pérdida de documentos.
En España, por ejemplo, el 55% de los responsables financieros afirman que pagan y gestionan las facturas manualmente, lo que da lugar a errores y pagos innecesarios, el 94% de los equipos financieros afirman haber recibido al menos una vez facturas duplicadas y el 31% de ellos haber pagado accidentalmente la misma factura dos veces.
Esta amalgama de información mal alineada y duplicada hace que los equipos financieros sean incapaces de estar al tanto de sus finanzas. Razón por la cual, necesitan nuevas formas de gestionar las facturas de forma más eficaz, ahorrando tiempo, reduciendo errores y agilizando los flujos de trabajo.
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La digitalización impulsa la visibilidad
Las cifras de España demuestran que no todas las empresas ven la digitalización como algo evidente. En finanzas, la transparencia lo es todo, desde las cuentas de resultados, los presupuestos y las previsiones de beneficios hasta la evolución del mercado y los planes de crecimiento. Cada vez que una empresa opta por gestionar sus procesos financieros en papel o en hojas de cálculo aisladas, se está poniendo una venda en los ojos.
Incluso si su empresa se enorgullece de la precisión de sus procesos en papel, está optando por mantener información vital fuera de su alcance. Por ejemplo, cuando alguien se va de vacaciones, pierde su dispositivo o abandona la empresa, el acceso a esa información queda en pausa. Esto no es sólo una amenaza para su empresa, sino también para sus clientes, para quienes la seguridad de los datos es una preocupación constante.
Disponer de una única fuente de información cambia esta situación, porque existe un único conjunto de datos reales, actualizados en tiempo real y visibles para todos. Esto aporta visibilidad y control a las operaciones. Implantar un sistema de este tipo no es sólo una forma de cubrirse las espaldas, sino una forma de capacitar a los empleados para trabajar con datos claros y de calidad y, como resultado, fomentar la confianza y la toma de decisiones.
Evitar la confusión financiera
Dados los beneficios de la digitalización, cabría pensar que todas las empresas digital-first funcionan viento en popa, pero la verdad es que no es del todo así. La pandemia no sólo ha multiplicado nuestras suscripciones a servicios de streaming, sino también nuestras herramientas empresariales. Según el informe “El estado del gasto de las empresas en 2023” de Pleo, más de un tercio (38%) de las empresas en España afirma que la sobrecarga de software y el exceso de herramientas digitales es un reto importante a la hora de gestionar los distintos procesos y entidades financieras. Y es que, en su afán por resolver la falta de conexión con la tecnología, muchos equipos financieros contrataron un exceso de soluciones tecnológicas, lo que ha dado lugar a un ecosistema superpoblado en lugar de armonioso.
Atrapados entre la falta y el exceso de inversión en tecnología, los equipos financieros se están viendo abocados a tener que realizar auditorías de los procesos actuales que les permitan conocer qué procesos consumen el tiempo de su equipo, dónde se están rompiendo las líneas de comunicación (dentro y fuera de su departamento) y dónde hay un solapamiento de soluciones tecnológicas y objetivos. Lo que pone de relieve las soluciones tecnológicas que puede permitirse perder, así como las áreas que deben integrarse mejor o digitalizarse desde cero.
Al invertir en las herramientas digitales adecuadas, las empresas pueden centrarse en crear procesos ágiles y escalables que eviten el trabajo manual y permitan a los empleados dedicar su tiempo y esfuerzo a las tareas que más impulsan el crecimiento de la empresa. Estos procesos deben estar siempre integrados y ser accesibles, de modo que, sea cual sea el dato que busque el equipo financiero, este pueda encontrarlo fácilmente.
