Vale Music, cuyos orígenes se remontan a Max Music de la que se escindió en 1997, pasa por ser una de las compañías más rentables del país, con un marketing muy agresivo y una decidida apuesta por discos recopilatorios, canciones del verano y la entrada en el mundo de la televisión.
Precisamente esta entrada en televisión y su relación con Gestmusic, la productora de Operación Triunfo, han supuesto una extraordinaria inyección económica derivada de la distribución de las galas de este programa. Sin embargo, este volumen de trabajo le ha llevado no sólo a crecer orgánicamente con cerca de un centenar de empleados, sino también a incrementar sus infraestructuras. Así, sólo su distribución ha saltado a las grandes superficies, como Carrefour, Eroski o Alcampo. Geográficamente, la compañía mantiene su sede central en Barcelona, así como sus oficinas y centro logístico, si bien el almacén se encuentra ubicado en Montcada i Reixach.
Desde el punto de vista informático, este crecimiento complicó la gestión de sus áreas de negocio, por lo que ya en 2001 la situación resultaba prácticamente insostenible. La ingente cantidad de documentos con los que trabajaba la empresa desembocaba en duplicidades de tareas, con la consiguiente pérdida de tiempo y eficiencia.
Santos Rascón, director financiero de Vale Music, se convirtió en el responsable del proyecto y suya fue la labor de evaluar el software que por aquel entonces se encontraba en el mercado y encajaba con las necesidades de la firma.
De este modo, Rascón barajó, entre algunas de las posibilidades, las soluciones de SAP o CCS, sin que se decidiera por ninguna de ellas. Fue entonces cuando la discográfica depositó su confianza en la experiencia de Aitana SBS como integrador, dando el salto al software de gestión Navision, de Microsoft Business Solutions.
Sin lugar a dudas, buena parte del éxito del proyecto vino dado por la elección del partner. La participación de Aitana en el proceso de implementación fue decisiva, puesto que no sólo confeccionó un plan de acuerdo a las necesidades puntuales de aquel momento, sino que se tuvieron en cuenta las necesidades crecientes a medio y largo plazo. Esta buena sincronía entre los responsables de Aitana y el equipo de Rascón permitió un arranque del proyecto totalmente transparente, sin que fuera necesario realizar trabajo en paralelo.
Una vez definidas las fases previas se acometió la implantación por departamentos, cubriendo la gestión de Cartera de Clientes, Stocks, Almacenes, E-Business, Analítica, Ventas, Compras y, de manera muy especial por las características propias del negocio, el de Devoluciones. En total, cuatro meses de trabajo para finalizar el proyecto que da soporte hasta a 40 usuarios registrados.
La plataforma de hardware sobre la que se ejecuta la solución se basa en tecnología Hewlett-Packard, en concreto, un servidor ProLiant ML570 con arquitectura Intel Xeon MP.
En cuanto al resto del entorno de software, Microsoft está presente en todas y cada una de las facetas, desde el sistema operativo con Windows 2000, a la solución de mensajería con Exchange Server, la base de datos SQL Server -con 7 GB de registros- o Visual Studio, Commerce Server y el paquete ofimático.
Desde que el software de Navision iniciara su andadura en Vale Music los beneficios no se han hecho esperar, con la automatización de los procesos encabezando la lista de ventajas. En este sentido, la duplicidad de tareas que padecía anteriormente la compañía ha sido subsanada lo que, como subraya Rascón, beneficia en cuanto a la agilidad para obtener información.
Asimismo, el área de almacén es otra de las que se han visto claramente mejoradas, dado que se ha optimizado la interconexión que mantiene con la sede central y, al simplificar las tareas, la gestión de stocks resulta mucho más eficiente.
Paralelamente, Rascón destaca cómo las bondades de este proyecto han salpicado a otros departamentos, como es el caso de Licencias, en cargado de comercializar (compra y venta) licencias, tanto a escala nacional como internacional, de canciones extranjeras. Exportación, que se dedica a la venta de productos, y el departamento artístico son otras de las áreas más beneficiadas, sin olvidad que aprovechando la red comercial se ha iniciado otra línea de negocio para distribuir discos de otras compañías. Esta última novedad, inconcebible antes de poder explotar los sistemas con la gestión de Navision, capaz de hacer frente a grandes volúmenes de registros.
