Piezas y Partes Informáticas nació en 1995 bajo la identidad de empresa de servicios, como se autodefine, dedicada a la comercialización de piezas y repuestos informáticos. Con el lema si la pieza existe, la encontramos para usted, esta empresa compuesta por ocho trabajadores, con una facturación anual de 1,5 millones de euros, decidió abordar la implantación de lo que para su directora de Administración y Finanzas, Ana María Muñoz, es “el Rolls-Royce del software de gestión”, esto es, Navision.
La propia Muñoz es la primera es admitir sus propias dudas iniciales de que “una empresa tan pequeña pudiera optar a un software tan sofisticado y tan avanzado”. Sin embargo, su compañero de viaje en este camino tecnológico -IBdos-, allanó muchos de los potenciales obstáculos, hasta el punto de que, una vez concluida la primera fase del proyecto, “no hemos necesitado siquiera incrementar nuestra plantilla para hacer frente al mantenimiento, administración y soporte del sistema”, apunta la responsable.
El salto hacia el comercio electrónico fue, en realidad, el principal detonante de este proyecto. “Íbamos buscando una solución que nos permitiera tener completamente integrado el ERP con la web, para también realizar venta directa al consumidor de los productos con los trabajamos”, según Muñoz. Históricamente, Piezas y Partes contaba con, como indica la directora de Administración y Finanzas, “un programa bastante sencillo de Tecnimática que nos ha servido durante una temporada pero que considerábamos que no nos daba las posibilidades de futuro que nos aporta el software de Microsoft”. De hecho, el único software, junto a Navision, que se barajó a la hora de migrar fue la versión avanzada del de Tecnimática, basado en SQL y con conexión web, pero se alejaba de las expectativas de Piezas y Partes.
Así pues y con ayuda de IBdos, el pasado mes de marzo se iniciaba la primera fase del proyecto de implantación de Navision 3.70 -la versión 4.0 aún no había sido lanzada oficialmente al mercado-, con Windows 2003 Server como sistema operativo y un nuevo servidor HP, puesto que el anterior se había quedado obsoleto y no disponía de potencia suficiente.
Uno de los puntos fuertes del proyecto ha sido, desde la óptica de Muñoz, la escalabilidad que aporta el sistema, además de “la sólida base de datos con la que contamos, puesto que tenemos dadas de alta más de 400.000 referencias de producto, aunque tenemos bases de datos con más de un millón de referencias”.
Desde el prisma operativo, Muñoz apunta que “la migración de un sistema a otro ha sido un shock, porque Navision tiene unos conceptos contables muy distintos a los tradicionales”. En realidad, la directora de Finanzas precisa que, en cierto modo, “hay que adaptarse a la filosofía de Navision, modificando nuestros procesos”. El quid de la cuestión radica en la automatización y el hecho de que la gestión manda sobre la contabilidad, de modo cuando se realiza un apunte en contabilidad se generan muchas transacciones en gestión. Este es el motivo por el que, como precisa Muñoz, “no se puede modificar nada hecho; si el sistema contabiliza algo ya no hay forma de borrarlo, es necesario realizar un contrasiento”.
La segunda fase del proyecto, en la que la compañía se encuentra ahora inmersa y que espera concluir a finales del próximo mes de julio, contempla el salto al comercio electrónico, para el que se respeta el requisito de que la parte de gestión y la de comercio electrónico se encuentren integradas. En este sentido, los planes pasan por implantar la solución Microsoft Commerce Server, “que se integra perfectamente con el ERP”.
El negocio de Piezas y Partes se ha centrado hasta la fecha en la comercialización de piezas de repuesto originales, tanto nuevas como de remarketing. Para estas últimas, la empresa tenía que recurrir al extranjero, trayendo desde fuera de España los recambios solicitados.
Sin embargo y como declara Muñoz, “ahora nos hemos metido en el mundo del reciclado, con la ISO 14000 de medio ambiente y la ISO 9000 de procesos de calidad, junto a la EMAX, que es otra norma medioambiental”. La finalidad es poder reutilizar piezas de desguace antes de que ésta se reciclen. Para ello, a la nave de Villanueva de la Cañada (Madrid) se ha sumado una segunda en Camporreal (Madrid), entre un gestor de residuos y una planta de reciclaje.
Este ha sido el proyecto por el que el IMADE (Instituto Madrileño de Desarrollo) ha subvencionado el 50 por ciento de la implementación de Navision, cuya inversión ha sido de 60.000 euros, al considerarlo automatización de los procesos y de la web de la compañía. “Nos hacía falta un software que nos ayudara a gestionar todo este proyecto y que nos permitiera poner rápidamente a disposición de los clientes distribuidores- y de usuario final, las piezas aprovechables”. Gracias a la tecnología de Navision, es posible gestionar los conjuntos de piezas, de modo que se tienen catalogadas las máquinas enteras con desglose de qué piezas han sido ya desmontadas y comercializadas. Contemplando la subvención de 30.000 euros, Muñoz considera que el ROI se acelerará, si bien es cierto que “sólo para preparar la documentación hemos tenido que recurrir a personal externo en nómina”.
En suma, Piezas y Partes ha asentado las bases de su progreso tecnológico que quizás, con el tiempo, vaya evolucionando con la eliminación de los procesos manuales de entradas y salidas de almacén –“unos 40 pedidos diarios”– o la interconexión vía Internet de las dos naves con las que cuenta para poder trabajar en red.
