Incarlopsa es una compañía familiar radicada en Tarancón (Cuenca) desde 1978 y especializada en la fabricación de productos cárnicos frescos, embutidos curados, cocidos y salazón de jamones. Dispone de dos plantas en esta localidad conquense y de una tercera en la población toledana de Corral de Almaguer, que dan trabajo a un total de 800 personas.
En los últimos tres años, la empresa ha logrado duplicar su cifra de facturación hasta superar los 180 millones de euros en 2002; un crecimiento que se explica en gran medida por la bonanza del mercado de consumo de productos derivados del cerdo, la implantación progresiva de tecnologías para automatizar los procesos de producción, y por la voluntad de los responsables de la compañía por aplicar conceptos modernos de gestión empresarial a la actividad. Nuria Loriente, directora de Informática, explica esta transformación como la consecución de niveles de calidad cada vez más exigentes. Un matadero es un proceso de producción absolutamente controlado y que exige un conocimiento exhaustivo de cada uno de los animales tratados desde su origen, hasta su destino final. Esta tarea sería imposible sin la aplicación de tecnologías que permitiesen la trazabilidad de los productos y la gestión de los datos.
Como parte de esta remodelación tecnológica, la empresa ha apostado por la inversión creciente en TI, llegando a cambiar, en tan sólo tres años, la plataforma de gestión empresarial desde un entorno basado en Baan a otro soportado en las aplicaciones de JD Edwards, cuyo arranque se realizó en noviembre del pasado año. Según Loriente, esta migración explica en sí misma la importancia que damos a la informática dentro de la empresa. Hemos preferido incluso dar una vuelta atrás y reconocer algunos errores de planteamiento, que continuar con un paquete de gestión que no aportaba los requerimientos exigidos de información para la toma de decisiones.
A comienzos de 2002, Incarlopsa abrió un proyecto de selección para encontrar un nuevo paquete de gestión que respondiera al crecimiento de la empresa y a las peculiaridades que presenta un negocio complejo y con una gran cantidad de transacciones. La compañía valoró las opciones de Oracle, Navisión/Axapta y Ross para, finalmente, decidirse por la solución OneWorld de JDE.
Actualmente, el paquete está corriendo en un entorno Windows NT sobre base de datos de Oacle. La implantación se ha efectuado en un tiempo récord de 5 meses y se ha realizado bajo la dirección de Incarlopsa y la colaboración técnica de los consultores del desarrollador de la plataforma y su socio de canal Steria. Tras la instalación de los programas financieros (plenamente operativos a día de hoy), la empresa cárnica está acometiendo la parametrización de los procesos de distribución y ventas y, en breve, se lanzará a la integración de los aplicativos de producción. A comienzos de 2004, se espera finalizar el proyecto global y tener preparada la compañía para atacar nuevos proyectos en el área e-business si el mercado lo demanda.
A finales de la década de los noventa, Incarlopsa puso en marcha un nuevo plan estratégico de negocio para afrontar su futuro. Las buenas perspectivas del sector, la creación de nuevas plantas de producción y la exigencia de controles para asegurar la calidad de los productos, llevaron a la empresa a dar un giro radical a sus planteamientos en el área de las TI. Nos dimos cuenta -asegura Loriente- de que si sólo automatizábamos la parte de la planta de producción sin gestionar correctamente la información, no íbamos a conseguir los objetivos marcados. Los departamentos y la gerencia demandaban datos cada vez más datos precisos de la actividad para una rápida toma de decisiones, vital para el negocio. La implantación de un ERP basado en una solución de Baan fue el intento de atajar esta situación, aunque los resultados finales no fueron los esperados.
La excesiva modificación de los programas nativos del paquete, con la intención de adaptarlos a la cultura empresarial de Incarlopsa, derivó en una solución final difícil de mantener y de evolucionar. Si el cambio de milenio se realizó sin problemas, la migración de los programas al euro requirió de un proyecto laborioso derivado de la necesaria migración a las versiones adecuadas de la plataforma las aplicaciones provocaban lentitud en los procesos de información financiera y de ventas, y no nos permitía realizar muchas de las mejoras pretendidas en áreas importantes de los circuitos productivos, afirma Loriente.
Si para la responsable de informática, la excesiva adaptación del paquete a la empresa fue un error inicial de enfoque estratégico, también la intervención de demasiados agentes en los procesos de selección e implantación de la plataforma supuso un factor perturbador la selección de la solución de Baan la realizó un consultor externo y en la implantación colaboraron profesionales de Baan, de un integrador y de la propia Incarlopsa, lo que convirtió finalmente un ERP estándar en un desarrollo a medida con serias dificultades de evolución.
Con estos obstáculos y las previsiones de un mercado en fuerte crecimiento, las decisiones se precipitaron. Si la plataforma no aportaba la información requerida para la gestión de un negocio en expansión, había que cambiarla porque, como asegura Loriente, o nos montábamos en el carro, o otros lo hacían por tí.
A principios de 2002, la situación se torna crítica. La empresa había duplicado su volumen de facturación y las cifras de producción crecían de manera exponencial. Además del área financiera, era necesario cubrir las de distribución y producción, y la empresa diseño un proyecto global que diera un giro de ciento ochenta grados a la situación y solventara, de paso, algunos de los errores cometidos en el pasado.
En primer lugar, se entendió como fundamental la colaboración de los usuarios finales. Un comité técnico decidiría el entorno de trabajo, la arquitectura, la capacidad de evolución de la nueva herramienta y su adaptación a las necesidades tecnológicas de futuro, pero sería un comité departamental de usuarios los que seleccionarían finalmente la solución que mejor se adaptase a los requerimientos del negocio. Con este planteamiento, Incarlopsa asumió la dirección del proyecto en colaboración con el propio desarrollador del ERP, una condición impuesta por la empresa queríamos que fuese el fabricante quien se involucrase en la implantación como factor de garantía imprescindible y para contar con un único interlocutor durante el proceso de implantación.
Además, al contrario que en el proyecto anterior, la estrategia pasaba por la adaptación plena a los estándares marcados por el fabricante. Esto significaba realizar las mínimas modificaciones en los programas y aprovechar todas las herramientas disponibles en la plataforma. Los usuarios se dieron cuenta de que muchas de sus preguntas tenían respuesta en el propio ERP e hicieron un esfuerzo notable de adaptación. Técnicamente es el mejor escenario, porque facilita el mantenimiento de los programas, los cambios de versiones y la integración de pequeños desarrollos en el entorno global.
Junto a estas dos decisiones, el proyecto debía ajustarse a unos plazos cortos de ejecución que fueran directamente proporcionales a las exigencias del negocio. Un aspecto que los desarrolladores de ERPs están teniendo cada vez más en cuenta como criterio de competitividad hace unos años, la implantación de un ERP era un proyecto a medio y largo plazo, lo que desvirtuaba, en muchos casos, los objetivos originales. Hoy día, se necesitan proyectos rápidos, para lo cual es necesario que las compañías desarrolladoras conozcan muy bien los mercados donde quieren implantar sus soluciones.
Finalmente, la empresa conquense se decidió por la solución OneWorld Xe de JD Edwards, valorando su conocimiento del sector cárnico y su experiencia de instalación en empresas similares. Las prestaciones e-business de la plataforma también se han tenido en cuenta porque, como asegura Loriente, aunque actualmente no son una demanda patente, esperamos que a corto y medio plazo empezarán a surgir necesidades concretas para las que queremos estar preparados.
