Ofitel se ha convertido recientemente en un mayorista del operador de telefona mvil Vodafone, para la zona Sur de Espaa. Con una facturacin de 50 millones de euros anuales y un importante nmero de transacciones diarias con ms de 3.000 minoristas del sector, los mximos responsables de la empresa consideran que la integracin de sus sistemas informticos y de comunicaciones es una de las claves para su xito actual y futuro en el mercado. Desde el pasado ao, Ofitel acompaa su rpido crecimiento con la plataforma de soluciones Aqua eBS, lo que ha permitido mejorar la atencin a los clientes y proveedores, optimizar los procesos y contar con un sistema de gestin totalmente visible a travs de Internet (www.ofitel.es).
La empresa inici, en 1990, su andadura en el mundo de la telefona mvil con una pequea tienda en Sevilla, para convertirse, doce aos despus, en uno de los principales socios de Vodafone en nuestro pas. Comercializando toda la gama de productos del operador mvil, esta compaa andaluza ha experimentado un crecimiento sostenido y en sintona con un mercado al alza y en continuo crecimiento. Durante los ltimos aos, Ofitel ha incrementado el nmero de colaboradores de su red de distribucin, a los que ofrece un servicio postventa de alta calidad y unos tiempos de entrega inferior a las 48 horas. La empresa ha implantado un Centro de Llamadas para ofrecer atencin telefnica personalizada a sus puntos de venta, satisfaciendo las necesidades de sus clientes a travs de un canal acorde a las ltimas tendencias, donde la integracin CTI (Informtica y Comunicaciones) es cada vez ms profunda.
Ofitel esgrime como uno de sus principales valores de xito la preparacin de sus recursos humanos (actualmente, proporciona empleo a ms de 50 colaboradores) en la aplicacin de la tecnologa a las estrategias de negocio que la compaa est desarrollando la empresa planea poner en marcha, en breve, nuevas lneas de actividad ligadas a la comercializacin de accesorios y productos afines a la telefona mvil, fundamentalmente en las reas de las nuevas tecnologas de comunicacin y su aplicacin a la relacin con clientes (fidelizacin, segmentacin, etc.), y para ello ha creado un grupo especfico dedicado fundamentalmente a ofrecer servicios a empresas, con especial atencin al mundo de las pymes.
Una de las preocupaciones ms acuciantes en el sector mayorista de telefona mvil es el riguroso control de los stocks y de los envos, ya que, como afirma Javier de la Puente, director de sistemas y organizacin de Ofitel, somos la nica fuente de suministro para nuestros minoristas, lo que significa que no podemos tener roturas de stock; cada pedido debe atenderse en 48 horas y, si es posible, en 24.
En este rea de la distribucin confluyen, adems, un gran nmero de pedidos reducidos, que exigen un riguroso control de mltiples facturas y cobros. Otra de las necesidades de Ofitel es la gil gestin de la rotacin de stock por la propia casustica de un sector acostumbrado a los cambios de modelos -y, por lo tanto, de accesorios- impuestos por los fabricantes de telefona mvil y por los propios gustos de los clientes finales, y en el cual ningn producto permanece ms de una semana en nuestro almacn, asegura De la Puente.
Hasta 2001, Ofitel trabaj con un sistema de gestin empresarial que se fue quedando pequeo con el paso de los aos. Se trataba de un entorno ERP desarrollado sobre tecnologas propietarias y que dificultaba su personalizacin a las necesidades crecientes de gestin de la empresa.
Ante esta situacin, la decisin de incorporar una nueva solucin de gestin, ms abierta y estndar, vino de la mano de un cambio estratgico en la visin de negocio de la empresa, enfocado a fortalecer su sistema informtico como elemento clave de competitividad. Tras un anlisis de la oferta ERP existente en el mercado, Ofitel, que cuenta con un departamento de informtica propio compuesto por cuatro tcnicos, seleccion la plataforma de soluciones Aqua eBS, entre otros motivos, asegura De la Puente, porque la solucin y su entorno de desarrollo estndar nos permitan obtener toda la informacin que necesitbamos, al mismo tiempo que nos aportaba un elevado nivel de adaptacin a nuestras necesidades.
La obtencin de informacin en tiempo real sobre el mercado de referencia y sobre la evolucin del negocio era un aspecto crucial para la empresa. La integracin entre los procesos del Centro de Llamadas y la actividad del departamento comercial pas a convertirse en un elemento decisivo y estratgico Ofitel necesitaba disponer de previsiones de ventas y otros mltiples informes, para poder actuar rpidamente con el comercial de cada zona y realizar campaas especficas de potenciacin de la demanda. Otras ventajas de negocio que la empresa distribuidora encontr en la solucin Aqua eBS fueron una buena relacin calidad/precio; la facilidad de la plataforma para integrarse con otras herramientas informticas y ciertas ideas innovadoras que encerraba el producto, sobre todo por su capacidad para realizar desarrollos propios, explica el responsable de sistemas.
Con su sistema anterior, Ofitel gestionaba su facturacin de manera independiente con respecto a la aplicacin central, lo que haca necesaria una consolidacin contable. Con Aqua eBS, la gestin de las diferentes reas se realiza de manera totalmente integrada, con lo que el proceso de facturacin es mucho ms gil y menos pesado. El nuevo sistema permite, adems, realizar un exhaustivo anlisis de costes en un sector donde el control de este apartado es fundamental, ya que los mrgenes son muy reducidos.
Si de algo nos sentimos orgullosos en la empresa es del vuelco que hemos dado hacia el mundo Internet, afirma De la Puente. Con el nuevo ERP y el fortalecimiento de la red WAN de la empresa para comunicarse con su red de distribucin y de proveedores, Ofitel ha construido un sistema de gestin totalmente visible a travs de Internet. Cualquiera de los comerciales, y desde cualquier lugar donde se encuentren, se puede conectar con la oficina central a travs de la Red, y trabajar con las aplicaciones ERP para la consulta de stocks, direcciones, situacin de cobro de los clientes, obtencin de informes y otras muchas posibilidades de informacin.
Esta misma facilidad de conexin que ofrece Ofitel a su red de ventas, tambin es accesible a sus clientes, que tienen la oportunidad de consultar sus facturas, listas de precios, existencias, realizar un seguimiento de sus cobros o hacer pedidos a travs de Internet, y hacerlo de una manera plenamente integrada con la plataforma de gestin, consiguiendo que un pedido siga el mismo procedimiento que si se hubiera hecho a travs del Centro de Llamadas de la empresa de esta forma, extendemos nuestro horario de atencin al cliente a una frmula de 24×7 y nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes.
Estos cambios se ajustan a la nueva poltica comercial de la empresa. Anteriormente, los comerciales se dedicaban a tareas principalmente de reparto de productos y accesorios, pero ahora es el cliente el que realiza su propio pedido a travs del Centro de Llamada o de Internet; un pedido que se sirve desde el almacn central de Ofitel. Con este cambio de orientacin y con las posibilidades del nuevo ERP se ha producido una mejora para nuestros clientes y, tambin, para nosotros mismos como proveedores. El cliente dispone de su material antes, sin la necesidad de desplazarse y, por nuestra parte hemos conseguido optimizar nuestro almacn, impidiendo que se produzcan fatdicas roturas de stock. Apoyados en nuestro sistema de gestin podemos llegar a los minoristas con un planteamiento de negocio cada vez ms proactivo y el papel de los comerciales ha variado casi ciento ochenta grados, asegura Javier de la Puente.
Otra de las aportaciones del nuevo sistema de gestin se centra en que, con la integracin del Centro de Llamadas y la centralizacin de las ventas, se ha automatizado todo el proceso de pedido desde la generacin por un cliente o un comercial, pasando por su supervisin en la gestin de cobros, hasta su tramitacin en el almacn y su entrega final. Gracias a que, actualmente, todo este ciclo es automtico, tanto el cliente, como el comercial pueden acceder en cualquier momento a la informacin disponible en tiempo real de un pedido y ver si ste se encuentra retenido o en fase de expedicin,. Uno de los proyectos de futuro de Ofitel es el enlace del sistema de envos con el sistema de gestin de los transportistas, para que los clientes puedan consultar va Internet no slo dnde se encuentra una mercanca dentro del sistema interno del proveedor, sino tambin desde el momento en que el producto sale del almacn.
Otra de las consecuencias de la implantacin de Aqua eBS es la ayuda que ha prestado a la compaa para mejorar su colaboracin con los proveedores Vodafone, nos pide mucha informacin que nosotros tenemos disponible en todo momento.
Para Javier de la Puente, Aqua eBS es una solucin con una gran capacidad de crecimiento. Nos decidimos por esta suite de soluciones, porque buscbamos un producto capaz de seguir el crecimiento de nuestra propia empresa. Por otra parte, el hecho de ser una plataforma basada en estndares facilita la conectividad con todas las partes de la relacin de negocio todo nuestro personal informtico est certificado en Microsoft y queramos seguir trabajando en este entorno, sobre Windows 2000 y SQL 2000. Actualmente, Ofitel cuenta con 35 usuarios de Aqua eBS que trabajan con Terminal Services.
