El grupo Matarromera está compuesto por cinco bodegas -tres bajo denominación de Ribera de Duero, una de Cigales y otra en Chile- y una destilería de aguardientes y brandies.
La progresiva expansión y el crecimiento consecuente del grupo, le ha llevado a implantar una nueva solución de gestión vitivinícola, Datawine, desarrollada por la empresa zaragozana ACK y diseñada para cubrir la totalidad de los procesos de negocio del sector. En el proyecto han intervenido también la empresa Barrabés en el área de consultoría, HP en el apartado de equipamiento y Telefónica en la instalación de las líneas ADSL.
La solución Datawine integra todas las funcionalidades propias de un ERP adaptadas a la realidad del negocio bodeguero y considerando aspectos tales como la gestión del viñedo, la elaboración del vino y su trazabilidad, la problemática derivada del trabajo con grandes superficies, la estricta regulación del mercado, tanto fiscal como europea, el tratamiento de los socios en las cooperativas agrarias, el “punto verde”, la logística interna y todo el resto de procesos inmersos en la actividad vitivinícola.
Matarromera ha mejorado su gestión interna al reducir en un 15 por ciento el tiempo dedicado a las tareas administrativas y ha ganado en agilidad y coordinación de la actividad de negocio.
Ahora, en menos tiempo, llega a más clientes y atiende más peticiones, algo que resulta fundamental en un momento de evidente expansión nacional e internacional, sin olvidar, como afirma su presidente, Carlos Moro “que el grupo ha reducido los costes, ya que la tecnología permite realizar numerosas gestiones de forma automática, a distancia y en cualquier momento, evitando viajes y traslados innecesarios a y entre las bodegas”.
La mejora ha sido general, aunque quizá la actividad comercial y la de campo hayan sido las más beneficiadas a corto plazo. Con Datawine, la empresa ha mejorado las herramientas y la calidad de su página web, además de implantar todas las prestaciones de correo electrónico que permiten un contacto más fácil y rápido con los proveedores, clientes, bodegas propias y tiendas, así como con el restaurante del grupo.
Como explica el presidente, “ahora todo el equipo comercial está más integrado y mejor coordinado y, gracias a la tecnología, hemos obtenido una mayor seguridad en el inventario, una óptima intercomunicación entre los departamentos de la empresa y una actualización de la información en tiempo real”. Además de estos logros, se ha avanzado también en el seguimiento de los procesos de producción y elaboración de los vinos y ahora todos los datos están almacenados de manera segura en un servidor cuyos datos son accesibles desde cualquier punto de la empresa: “todo ello nos está garantizando la trazabilidad en los procesos de producción y del embotellado, una tarea que será obligatoria a partir de la entrada en vigor, el 1 de enero de 2005, de la nueva normativa europea con la nueva normativa europea sobre trazabilidad”.
Los nuevos dispositivos portátiles -asistentes personales digitales iPAQ, impresoras, etc.- han contribuido a agilizar tanto las gestiones internas de tareas, como las relaciones con los proveedores y clientes. De hecho, en palabras de Moro, “su peso ligero y su tecnología inalámbrica nos han permitido estar en cualquier parte sin el agobio de los cables. Por ejemplo, hemos conseguido recoger en el campo y de forma automática toda la información necesaria para nuestros registros de cultivo y control de plagas. Los ordenadores de bolsillo iPAQ son tremendamente útiles en el campo ya que una vez anotados allí los datos, no tenemos que volver a introducir en la oficina toda la información recogida”. Con esta posibilidad, la información está siempre a disposición de todos los trabajadores de Bodegas Matarromera.
La velocidad y la mejora del servicio son otras dos funcionalidades básicas del nuevo sistema, que facilita la automatización de las anotaciones en campo, del seguimiento de los procesos de producción, de la información a proveedores y de la relación con clientes, para que cualquier empleado pueda acceder a estos datos desde la oficina. “Nuestra capacidad de respuesta ha aumentado así de forma muy notable. Ahora podemos servir cualquiera de nuestros vinos a cualquier parte del mundo. Tenemos un control exhaustivo de nuestros stocks y si, por ejemplo, nos hacen un pedido de la marca Valdelosfrailes sabemos inmediatamente si disponemos de esa cantidad en nuestros almacenes y cuando lo podrá recibir el cliente”.
La conexión remota con la oficina central, y entre nuestras distintas bodegas y el restaurante, ha facilitado el trabajo durante los desplazamientos entre los centros, aportando una mayor libertad a la hora de gestionar cualquier actividad. Esta capacidad de conexión es posible gracias a un enlace vía satélite, que facilita la llegada de datos a través de Internet a zonas rurales y, por tanto, alejadas de núcleos de población.
Sin duda una de las claves en el negocio vitivinícola pasa por optimizar la rentabilidad en el control de pedidos y compras, procesos donde la solución Datawine ha incorporado importantes mejoras.
El software específico de compras ha permitido disponer de información actualizada y en tiempo real tanto de proveedores alternativos, como de la situación actualizada de los pedidos y las facturas. Como asegura Moro, “la tecnología nos está ofreciendo un mayor control en la autorización de las órdenes de compra y en la calidad de la recepción de la mercancía, así como una óptima evaluación general de los proveedores. Por otro lado, el riesgo contraído con los clientes ha quedado controlado, disponiéndose de información y de amplios y detallados informes comerciales. De hecho, en menos tiempo, llegamos a más clientes y atendemos más peticiones”.
Las nuevas capacidades de banca electrónica son también un importante logro para este negocio bodeguero, posibilitando un mejor seguimiento de todos los pagos. Gracias a la herramienta, el departamento de administración puede realizar una correcta gestión centralizada de caja y efectuar todos los pagos a proveedores desde la propia oficina. De hecho, asegura el presidente de Matarromera “podemos realizar cualquier orden de pedido de forma electrónica y recibirlos instantáneamente en la oficina central, la cual dispone automáticamente de toda la información necesaria para proceder a cubrir las demandas, tras la oportuna verificación de los datos”. Esto es posible gracias, entre otras cosas, a que toda la mercancía expedida queda identificada por su número de lote, lo que permite además una adecuada gestión de cualquier incidencia o reclamación de un cliente.
Nada de esto tendría sentido si el proyecto no fuera rentable desde la perspectiva económica: “en este aspecto el proceso de informatización integral ha sido de gran utilidad, ya que calculamos que el retorno de la inversión se producirá en un corto período de tiempo. Todo ello gracias a que con el mismo número de trabajadores ahora podemos atender un 15 por ciento más de pedidos”.
