Estamos asistiendo a un renacimiento del concepto Business Intelligence, o más bien a un redescubrimiento de las herramientas de gestión que se encuentran bajo ese paraguas conceptual.Esto responde a que la nueva economía exige a los directivos de las empresas que sus decisiones se tomen con rapidez y eficacia.
Ambas características pasan así de ser dos aspectos más a convertirse en factores críticos, lo que obliga a dotarse con herramientas que aporten soluciones para incrementar la eficacia en los procesos de toma de decisiones, asegurar el alineamiento estratégico de la organización y optimizar la asignación de recursos a los procesos de negocio.
Y es que la economía digital nos ofrece por un lado mucha más información de la que nunca hubiéramos esperado y, a su vez, exige que las decisiones se tomen a la misma velocidad con que funciona la operativa del negocio.
Aunque no pueden analizarse todas y cada una de las variables del negocio, el directivo no puede perderse en el análisis de los datos, ya que le resta rapidez a la toma de decisiones.
De esta forma, en lugar de herramientas cuyo objetivo sea exclusivamente almacenar grandes volúmenes de datos, en los últimos años se han implantado soluciones orientadas a la toma de decisiones en la mayoría de las empresas como consecuencia del abaratamiento en el almacenamiento de datos.
Analizando los datos ya disponibles en los sistemas de información, hoy en día podemos clasificar la tipología de soluciones BI en tres grupos el Balanced Scorecard, los cuadros de mando por indicadores y los modelos de reporting.
El primero constituye un modelo orientado a la alta dirección, que permite medir la estrategia mediante la consecución de objetivos estratégicos, utilizando indicadores y relaciones entre estos.
Adicionalmente, facilita el seguimiento de acciones estratégicas y responsabilidades sobre el cumplimiento de objetivos y puesta en marcha de acciones correctoras.
Por contra, los cuadros de mando por indicadores representan modelos para la toma de decisiones basados en indicadores de los procesos.
Esto permite disponer de información muy resumida, sin elevado nivel de detalle, con capacidades visuales, alertas, indicadores gráficos, mapas, etc.
A diferencia con el primer modelo de indicadores, se construye sobre los procesos de la cadena de valor de la organización, en lugar de basarse en los objetivos estratégicos.
Finalmente, los modelos de sistemas para reporting aportan la navegación por grandes volúmenes de información, simplificando el cruce entre de múltiples ejes de análisis; se emplean para conocer en detalle la evolución de la actividad, centrándose principalmente en formatos de informes tabulares.
Podríamos preguntarnos cuál debe ser el modelo óptimo para nuestra empresa y para la toma de decisiones directivas.
No existe una respuesta única, ya que estas tres soluciones son realmente complementarias debido a la estructura piramidal de las soluciones planteadas.
Así, mientras Balanced Scorecard se sitúa en el vértice de la pirámide, los cuadros de mando por indicadores constituyen la parte que conecta aquél con los modelos de sistemas de información de reporting.
Estos no contienen únicamente información histórica de los procesos internos del negocio e información económico-financiera, sino que van más allá al recopilar datos de las tendencias del negocio, información estratégica o capacidades de futuro.
Por tanto, ayudan a medir qué satisface a los clientes, cómo se está añadiendo valor al negocio, cuánta innovación puede generar la organización o cuál es el capital intelectual del que disponemos.
Business Intelligence no sólo mira al pasado, sino que está ligado a la estrategia de futuro con el fin de asegurar que las decisiones cotidianas se toman en la dirección capa de conseguir los objetivos de los negocios.
Como consecuencia inmediata de este enfoque en la era de las nuevas tecnologías, la información para la dirección ya no se concibe en un soporte tradicional estático, basada en procesos complejos para su elaboración.
La profunda transformación tecnológica de las empresas también ha llegado a las herramientas soporte de toma de decisiones.
Les exigimos que sean dinámicas, estén permanentemente actualizadas y que la información fluya por los nuevos canales tecnológicos, eliminando todos los procesos innecesarios para su elaboración al asumir esa labor por los sistemas de la organización.
Todo ello pone de manifiesto las ventajas que aportan los sistemas incluidos en el ámbito Business Intelligence. En primer lugar, disponer de la información que los directivos necesitan para la toma de decisiones en el momento apropiado, ya que una información buena pero que llegue tarde pierde su utilidad.
Igualmente, permite disponer de la herramienta adecuada para acelerar esta toma de decisiones como factor clave para el éxito.
Orientar la información a los objetivos estratégicos de la empresa -eliminando de los procesos directivos los datos accesorios de nivel operativo- junto a la mayor efectividad en la dirección completan este marco de beneficios.
Es así como dotar a los directivos de las herramientas que les permita ser rápidos y eficaces en la toma de decisiones permitirá a las organizaciones llegar antes a los clientes y asegurar una mayor satisfacción, posicionando a la organización en una situación de liderazgo en el marco de un mercado más global al que se accede gracias a las nuevas herramientas que nos proporciona la evolución tecnológica.
Juan Pérez Vilaplana, director de tecnologíá de PwC.
