Aviva Vida y Pensiones (AVP) es el resultado de una serie de fusiones y adquisiciones de empresas aseguradoras que comenzó en 1999. Actualmente, la compañía es uno de los principales actores del sector asegurador nacional, gracias a su propia red comercial de oficinas y a su participación en el negocio de banca-seguros de algunas de las principales cajas de ahorro nacionales.
Hace un año, la compañía decidió la implantación de una nueva plataforma de gestión de Recursos Humanos para atender al crecimiento de su actividad y, por tanto, de su plantilla. El trabajo de este departamento estaba demasiado enfocado a la formalización de la nómina y a las tareas administrativas derivadas de su tramitación y no disponía de las herramientas necesarias para la gestión de más de trescientos empleados.
Ante esta situación, explica Gabriel Berenguel, subdirector general de Finanzas y Recursos Humanos, “decidimos afrontar un proyecto para seleccionar e implantar una solución global de Recursos Humanos con tres grandes objetivos: gestionar de manera integral la nómina y el capital humano de la empresa, y crear un portal para facilitar la comunicación entre la empresa y los empleados”. La iniciativa estuvo liderada por el propio departamento de RR.HH., y el de Sistemas sólo se involucró en la parte final del proyecto para validar la solución elegida desde el punto de vista de su adecuación a la arquitectura tecnológica de la compañía.
Tras analizar diferentes opciones de mercado, AVP se centró en tres plataformas de gestión: Meta4, SAP y CCS, ponderándose cada una de ellas desde las perspectivas técnica y funcional.
En el caso de Meta4, su estudio era de obligado cumplimiento. La compañía conocía ya la herramienta al haber estado implantada en una de las empresas anteriores del grupo y, por tanto, como afirma Berenguel, “nos vimos impelidos a contemplarla porque pensamos que el conocimiento adquirido previamente podía acortar los plazos del proyecto y abaratar los costes. Sin embargo no fue así y finalmente descartamos esta aplicación”.
En cuanto a SAP, partía con grandes posibilidades dado que AVP utiliza, desde 1997, este ERP para la gestión de sus circuitos económico-financieros. Pero en este caso los elevados costes de implantación eliminaron de raíz toda posibilidad de utilizar el programa: “SAP está pensado para gestionar plantillas y volúmenes de información muy superiores a los que genera nuestra empresa. Esto implicaba que los plazos del proyecto y los costes eran demasiado altos para nuestros intereses. Además, la solución incumplía otro de nuestros objetivos fundamentales centrado en la facilidad de mantenimiento de la plataforma por parte del usuario final”.
Finalmente, CCS cumplió todos los requisitos planteados en cuanto a costes, plazos del proyecto, funcionalidad y facilidad de mantenimiento, al tratarse de una plataforma sencilla de parametrizar y amigable para el usuario final.
Conocíamos el módulo de CCS por referencias y estudiamos experiencias de uso en otros clientes; todos los resultados fueron positivos”,</em> asegura Berenguel.
El proyecto de implantación se realizó en menos de un año y a lo largo de tres etapas que culminaron el pasado mes de febrero: despliegue de la nómina, puesta en marcha de las aplicaciones de selección y formación de capital humano, y portal del empleado.
Además de las mejoras en productividad, la entrada en operación del sistema ha permitido cumplir con el objetivo estratégico de mejora de la comunicación planteado por la compañía: <em>“optimizar los flujos de comunicación entre empleado y empresa implica hacer partícipes a los trabajadores de cuanta información necesiten desde los puntos de vista personal y profesional. El portal del empleado es vital para conseguir este objetivo y los logros en este sentido han sido inmediatos”,</em> asegura el subdirector general.
En términos de productividad, baste decir que con el sistema anterior AVP dedicaba un empleado y medio para la generación de la nómina y que con la nueva solución el cuarenta por ciento de una persona basta para tramitarla. Además, el hecho de que los propios empleados puedan modificar directamente en el sistema sus datos y realizar todo tipo de consultas, ha disminuido la carga administrativa de manera drástica: <em>“todo este tiempo lo podemos dedicar a una mejor gestión del capital humano y, por tanto, a optimizar nuestros procesos de selección, formación y desarrollo de carrera profesional que entendemos son la clave de cualquier departamento de Recursos Humanos”,</em> concluye Berenguel.
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