La gestión del conocimiento es una disciplina que promueve la utilización de los activos de información de una empresa para conseguir ventajas competitivas. Esto no se limita a los datos residentes en los sistemas de información o a la información ubicada en los documentos o en la intranet, sino que incluye también al conocimiento que reside en el funcionamiento de la propia organización, en sus procesos, sus procedimientos o políticas y en la cabeza de sus empleados.
Atendiendo a esta definición podemos sacar varias conclusiones sobre la gestión del conocimiento, por un lado el conocimiento es un activo estratégico para una empresa que afecta a todos los departamentos y unidades de negocio de la empresa. Por otro lado, su naturaleza hace que su área de influencia quede cubierta por una amalgama de disciplinas que van desde los recursos humanos y la organización hasta la gestión de la tecnología. Además, la gestión del conocimiento hace hincapié en la utilización, se trata que todo el personal de la empresa lo conozca, lo sepa utilizar y lo incorpore en la realización de su trabajo diario.
Atendiendo a su propia definición, la formación en gestión del conocimiento ha de ser teórica y a la vez practica, fomentar el uso, y dar una visión de todos los aspectos del conocimiento y del capital intelectual que cubra las diferentes áreas de negocio.
Esta formación ha de contener al menos tres partes, los conceptos y estrategias de la gestión del conocimiento, las tecnologías que lo soportan y un proyecto de implantación de gestión del conocimiento. La primera parte, conceptos y estrategias, ha de contener el marco en el que se desarrolla la gestión del conocimiento, los procesos que lo sustentan y las diferentes disciplinas que lo nutren organización, recursos humanos, estrategia, calidad, …
En el módulo de tecnología se tiene que describir el papel de la tecnología en la gestión del conocimiento y de cómo tiene que permitir la creación, captura, organización, acceso y uso de conocimientos. Aquí se incluyen tecnologías como datawarehouse y data mining, groupware, workflow e intranet; sin olvidar los sistemas expertos y las redes neuronales.
Como complemento a las dos partes anteriores estará el proyecto de implantación, que nos ha de permitir bajar al mundo real y aplicar los conceptos estratégicos y tecnológicos sin olvidar la gestión del cambio organizativo y la posterior utilización y mantenimiento del programa.
Uno de los principales escollos que los profesionales encargados de implantar proyectos de gestión del conocimiento tienen que abordar es la transmisión del conocimiento dentro de sus empresa. Este proceso consiste en conseguir que el conocimiento tácito de un experto (informal y no estructurado, residente en su cabeza) se convierta en conocimiento explícito (formal y estructurado) ya bien sean documentos, procedimientos o políticas y que posteriormente se convierta en conocimiento tácito de los demás trabajadores, esto es, tengan los conocimientos necesarios para desempeñar el trabajo.
Este proceso de transmisión del conocimiento se viene aplicando en la formación desde siempre, sustituyendo el experto por el formador y a los alumnos por los trabajadores. Solo que esta vez los empleados no tienen que ir fuera de la empresa a aprender. Son los propios empleados, expertos en un área o problemática los que forman al resto de la empresa y potencian su capacidad.
Este intercambio no sólo se ha de producir mediante reuniones, conferencias o seminarios sino mediante la utilización de cualquier medio electrónico que lo permita base de datos, correo electrónico, gestor documental, intranet…,
Sin duda, la formación de personal especializado en Gestión de Conocimiento capaz de sacar el máximo provecho de la información y del conocimiento va a suponer un factor diferencial en el desarrollo futuro de las empresas, lo que les va a permitir ser más eficientes, competitivas e innovadoras.
