Memory Power es un fabricante especializado en la fabricacin y comercializacin de memorias de ordenador, que se estableci en Espaa hace seis aos. Desde entonces, la empresa ha logrados crecimientos cercanos al 250 por ciento anuales hasta el ao pasado, ejercicio en que la facturacin sobrepas los 6 millones de euros.
Con una fbrica en Taiwan y un centro de almacenamiento en Holanda, MP basa gran parte de su xito en la especializacin de producto, la rapidez en las entregas y la calidad de servicio de un departamento comercial que se dirige fundamentalmente a la gran empresa y que dedica todo su esfuerzo a mantener una relacin estructurada y metdica con los clientes. Como asegura Octavio Lagua, responsable de sistemas, nuestro negocio se centra en una buena accin comercial, un soporte tcnico que puede controlarse con pocas personas, la elaboracin precisa y rpida de presupuestos adaptados a cada cliente y una logstica que nos permita entregar los productos sin errores y en los plazos concertados. UPS para el transporte internacional y Nacex para la geografa espaola, son los dos operadores logsticos con los que trabaja MP.
Hace cuatro aos, el panorama informtico de la compaa era bastante desalentador. El xito del negocio era imparable y todos los esfuerzos se dirigan a potenciar la labor de ventas considerada como crucial para la empresa. Tanto es as, que el proyecto tecnolgico ms importante se haba centrado en el desarrollo a medida de una aplicacin comercial, dejando el resto de las reas, bsicamente el circuito econmico-contable, en manos de un paquete de mercado como Factura Plus.
Con el paso del tiempo, el aumento del nmero de clientes, la propia importancia y exigencia de las empresas con las que se deseaba mantener una relacin comercial (entidades financieras, empresas de telecomunicacin, etc.) y el desbordamiento producido por los fuertes crecimientos del negocio, propiciaron la puesta en marcha de un nuevo proyecto de sistemas, capaz de aportar soluciones para el futuro.
En ese momento, la informacin estaba dispersa y esto impeda disponer de una idea global de cada cliente e incluso del propio negocio. Los contactos con los clientes estaban bien automatizados en cuanto al control de las visitas, las comunicaciones realizadas o los presupuestos enviados, sin embargo, al no haber integracin entre la solucin de ventas y el paquete contable, cualquier informacin sobre una factura o un albarn haba que ir a buscarla en el sistema correspondiente lo que complicaba mucho el da a da de la organizacin, asegura Lagua.
Precisamente, la necesidad de una mayor integracin entre los diferentes sistemas y de encontrar una solucin capaz de tratar volmenes de datos crecientes, llev a Memory Power a realizar un estudio del mercado ERP a finales de 2000.
Tras analizar diferentes plataformas de gestin, la decisin final se encamin hacia Exact Software por criterios, una vez ms, prioritariamente de ndole comercial. Segn Lagua, lo que verdaderamente marc la diferencia con otros ERPs fue la capacidad de Exact para adaptarse a nuestros requerimientos en el rea de relacin con clientes y sus facilidades de integracin entre los diferentes mdulos. En el resto de los aplicativos no encontramos grandes valores diferenciales entre las distintas ofertas y tampoco nosotros necesitbamos aplicaciones excesivamente complejas en las reas econmicas.
El trato con el cliente es el ncleo del negocio y por ello se registran todas las comunicaciones, se realiza un seguimiento telefnico de cada presupuesto y se programan las llamadas en el tiempo. En el apartado de las visitas, se pormenorizan los comentarios y las acciones futuras de contacto. Todo debe quedar consignado en la ficha de cliente y debe quedar claramente accesible para los empleados de la organizacin. Ahora, la informacin de cada cliente est integrada de manera uniforme en el sistema y es accesible por todos segn los privilegios marcados. Y cuando digo toda me refiero tanto a las acciones comerciales, como a las econmicas y de presupuestacin, que son las tres ms importantes.
El objetivo es simple. El cliente desea informacin de sus pedidos y el programa permite conocer desde una pantalla y a golpe de clics todo su historial, sin necesidad de dar un paso para buscar una factura te hable de lo que te hable un cliente, siempre sabemos a qu se est refiriendo. Hemos podido unificar toda la gestin de la empresa en una nica plataforma, consiguiendo de esta forma el control exhaustivo del proceso de venta, desde que se crea el contacto con el potencial cliente, hasta que se le entrega la mercanca, resume Lagua.
El hecho de trabajar con grandes empresas est llevando a MP a plantearse la posibilidad de integrar los sistemas de informacin con los de sus clientes, aunque para ello ser necesario esperar a la prxima versin del ERP que incorpora soluciones e-business. Prevista para dentro de un ao, la nueva plataforma permitir a MP ofrecer determinados servicios para el seguimiento de pedidos y de entregas, adems de la creacin de un portal para potenciar el uso de la web como punto de informacin. Otro aspecto a valorar, en palabras de Lagua, ser una mayor interrelacin con nuestros operadores logsticos, lo que nos facilitar una mejor informacin sobre el movimiento de nuestros productos.
Sin embargo, el comercio electrnico deber esperar su tiempo creemos que nuestro negocio se basa en el contacto directo con los clientes y que perderamos esta capacidad de comunicacin a travs de Internet. Por otro lado, los precios en nuestro mercado son muy voltiles ya que dependen de varios factores como los costes de los chips, el cambio dlar-euro y la situacin del sector, y que sera difcil transportar la situacin real a un portal sobre la Red. Lo que si queremos es facilitar toda la informacin posible y sobre todo el seguimiento de pedidos estos son los dos valores fundamentales que aportar la nueva versin de Exact.
