El Grupo Áreas es una empresa de origen catalán, aunque actualmente está participada de forma mayoritaria por el grupo francés Elior. Su actividad se centra en la gestión integral de servicios al viajero sea cual sea el medio de transporte utilizado tanto por carretera, aeropuertos, autopistas o en el mismo centro de ciudad, donde ofrece servicios de restauración, hostelería y venta de artículos en tiendas especializadas.
Durante los últimos años, el grupo ha experimentado un fuerte crecimiento en la esfera internacional, con la adquisición de diferentes empresas, consolidándose en países como Argentina, Marruecos, Chile, Portugal, México y la República Dominicana.
Precisamente esta expansión y el fuerte crecimiento producido en el número de centros y colaboradores llevaron al Grupo, a mediados de 2002, a analizar las necesidades presentes y futuras en el área de Recursos Humanos, tanto a nivel de administración de personal como de la propia gestión de los mismos, llegando a la conclusión de que el sistema en producción no podía atenderlas. Como explica Joan Pere , jefe de Administración de Personal, “uno de los objetivos de mi entrada en la compañía fue precisamente desarrollar un proyecto de modernización de los sistemas de Recursos Humanos, con la implantación de una plataforma de futuro y capaz de ofrecer soluciones avanzadas a un colectivo cercano a las 3.000 personas y a una estructura de casi 400 centros de trabajo”.
El análisis de la herramienta anterior de nómina permitió detectar su baja funcionalidad, escasa vocación de servicio y sus riesgos asociados, en el sentido de que el propietario del programa había puesto fin a su mantenimiento. Sin embargo, la empresa utilizaba ya una intranet que comunica la sede central con los diferentes centros de trabajo para canalizar ciertos flujos de información en el área de personal. Con todo las casi cinco mil incidencias semanales en este apartado se seguían tramitando a mano, provocando errores y duplicaciones de datos en nada productivas. “El sistema antiguo de nómina estaba sobre una base de datos poco estructurada que se iba diseñando conforme a la propia expansión del grupo, pero sin correspondencia con una auténtica gestión de los datos. Errores y duplicidades no eran lo más conveniente para trazar un proyecto de futuro”,afirma Pere.
El año pasado, Grupo Áreas empezó a estudiar el mercado de soluciones de gestión de Recursos Humanos. De las siete ofertas que empezaron la andadura, sólo dos llegaron a la última evaluación: Milena de Seresco y PeopleNet de Meta4, que finalmente fue la seleccionada.
La nueva aplicación debía cumplir una serie de requisitos en los apartados de sistemas y de gestión. El entorno de trabajo se centra en Microsoft y la base de datos en Oracle. Superado este trámite, la plataforma debía contemplar una solución global potente que integrase tanto la administración de la nómina, como la gestión de los recursos humanos en su sentido más amplio: competencias, política retributiva, valoración de puestos de trabajo y formación, un capítulo esencial para una compañía con tan elevada plantilla laboral.
Además, la solución debería permitir sentar las bases de una profunda automatización de los procesos e interfaces con otras aplicaciones corporativas. En este sentido, la nueva plataforma de Meta4 se integrará con las soluciones financieras de Lawson y con una aplicación comercial que ha sido desarrollada por Indra.
Por encima de esta automatización con el resto de los programas corporativos, PeopleNet contaba con todos los beneplácitos para la automatización de las propias tareas de recursos humanos a través de intranet, gracias a las herramientas que incluye la plataforma. Como explica Pere, “este factor fue decisivo tanto para mejorar el entorno de trabajo como para optimizar su productividad. Una vez que PeopleNet esté definitivamente implantado desaparecerá el papel y los usuarios del departamento de Recursos Humanos se convertirán en consultores, dejando de lado sus facetas puramente administrativas. Este proceso cambiará la cultura del departamento y del servicio puesto que podremos aportar valor añadido al resto de la organización”.
Otro de los índices valorados fue la flexibilidad de la herramienta. Las soluciones globales de gestión no suelen cubrir la totalidad de las necesidades de los clientes. A veces quedan flecos que exigen la posibilidad de adaptar la solución a determinados puntos específicos del negocio de los usuarios. En el caso de la plataforma de Meta4, Joan Pere la califica de “flexible y abierta” lo que nos ha permitido realizar ciertos pequeños retoques sin tener que contar los fuentes del programa”. En todo momento, la política del Grupo ha sido la de adaptarse lo más posible a PeopleNet, para evitar incurrir gastos superiores de mantenimiento y actualización a través de la sucesivas versiones de la plataforma: “la idea en todo momento ha sido evitar los cambios, aunque algo hemos tenido que hacer en procesos muy concretos”.
Si la herramienta ha sido valorada con todo detalle, el proveedor y el integrador han corrido la misma suerte. La expansión internacional del Grupo hacía necesario contar con un suministrador implantado en todos los países donde la compañía está presente y, en cuanto al implantador, Sogeti, que tuviera la suficiente solvencia internacional como para llevar a cabo los proyectos allá donde fuera necesario.
En cuanto los equipos, tanto la base de datos como el servidor de aplicaciones comparten un sistema IBM xSeries 345 sobre la que corre una versión Oracle 8.1.7.
El coste total de la solución se leva a 270.000 euros para una licencia de 3.000 empleados y una gestión de Recursos Humanos de 500 personas que incluyen a los profesionales de los departamentos centrales y a los máximos responsables de cada centro de trabajo.
La previsión para finalizar el proyecto de nómina es enero de 2004, a partir de ahí el grupo se centrará en la gestión de Recursos Humanos y en concreto de las políticas de competencias, valoración del puesto de trabajo y estrategias retributivas, donde la empresa Hay está realizando ya los estudios pertinentes. En definitiva, como asegura Pere, “PeopleNet permitirá a la compañía definir sus necesidades de acuerdo con los objetivos estratégicos establecidos: retener los mejores recursos y contribuir a la generación de valor”.
Entre las característica más destacadas de la plataforma, Joan Pere resalta la facilidad de acceso global e inmediato a través de la web de empresas de empleados, proveedores y colaboradores: un factor decisivo cuando se cree el portal del empleado dentro de la intranet del Grupo:
La plataforma permite también realizar cambios organizativos de manera simple. Ofrece una visión real de las personas y sus roles, gracias a un modelo que diferencia ambos apartados. Y además la plataforma es multimoneda y multidioma,”una condición necesaria para un grupo en permanente expansión nacional e internacional”.
Por último, una de las condiciones impuestas en la selección de la aplicación se centró en su apertura. Para Joan Pere, el riesgo es encontrarse atado a un suministrador de soluciones que no mantiene los programas,”ahora podemos cambiar de socio tecnológico con total libertad y con la confianza de que siempre encontraremos un integrador que conoce la plataforma”.</em>
