Desde que en 1998 Mutual Cyclops emprendiera su Plan de Sistemas con su horizonte de finalización en el año 2000, el grueso de la informática de la empresa no había sufrido grandes modificaciones salvo, claro y está y como matiza la máxima responsable de esta área, Anna Vallés, “para ir mejorándolo”. Sin embargo, ahora ha sido la legislación la que, a pesar de contar con unos sistemas de información correctamente dimensionados y con ratios de rendimiento satisfactorios, obliga a emprender un nuevo proyecto tecnológico.
Vallés explica que “la Ley obliga a las mutuas de accidentes de trabajo, nos obligan a que una parte de nuestra actividad de negocio, la del Servicio de Prevención, se organice en una sociedad independiente, actuando con sus propios medios”. Así las cosas, los planes de Mutual Cyclops pasan por que este proceso se haya concluido definitivamente para el 1 de enero de 2006.
¿Qué consecuencias traerán consigo estos cambios? En la actualidad, más de 400 personas se encuentran desarrollando su actividad en el Servicio de Prevención y el planteamiento que se hace desde la empresa se concreta en que en 2006 continúen desarrollando exactamente la misma actividad, “pero ésta será gestionada por servidores distintas y una informática totalmente separada; es un reto porque la gente ha de notar el menor cambio posible”.
Así pues, “en este momento, este es el proyecto más grande que tenemos que afrontar”, asegura la directora de Sistemas de Informática, si bien es cierto que la legislación resulta un tanto ambigua: “se dan unos plazos de tiempos en los que puedes compartir recursos, pero no recursos humanos, sólo físicos de modo que puedes compartir un local pero no personas. ¿Qué sucede? Que el CPD es un local, pero detrás hay personas”. Ante esta situación, Mutual Cyclops ha optado por separar desde el principio los CPDs, “con un centro totalmente independiente para todo el Servicio de Prevención y personal totalmente independiente”.
La actual disposición tecnológica de la empresa se caracteriza por contar con un CPD situado en los servicios centrales de Barcelona, desde donde se presta servicio a los cerca de 1.600 usuarios repartidos por toda España. Desde el punto de vista de las aplicaciones, Vallés apunta que “estamos trabajando con unas aplicaciones propias, desarrolladas a medida en su mayoría, y diría que están bastante integradas entre ellas gracias a que su diseño es relativamente modernos”. Este ha sido, precisamente, uno de los puntos clave a la hora de poder acometer la segregación informática, “de manera que el Servicio de Prevención se va a ir con sus aplicaciones y nosotros nos quedaremos con las nuestras.”
En lo que se refiere a la separación de los datos, Vallés aclara que existen dos ámbitos bien diferenciados. Por un lado se encuentra los procesos más estructurados, en donde “interviene mucho el portal de empleados, en el que se encuentra un fondo documental al que puede acceder el empleado y ver todas las publicaciones”. Ahí, juega un papel esencial la aplicación basada en Portal de Oracle, gracias al cual también se levanta la parte de procedimientos, manuales de usuarios, etc., para poder categorizar toda la información.
Por otro lado y dentro de los procesos no pautados, el correo electrónico se ha convertido en el otro gran fondo documental, pero no estructurado.
Vallés apunta que “tenemos un proyecto de cara a futuro basado en temas de gestión de procedimiento.”
El hecho de que los usuarios trabajen mayoritariamente con la aplicación corporativa simplifica extraordinariamente la segregación de la información. La experta explica que “hace dos años tomamos la decisión de que todo el personal del área de Prevención trabajara sobre Citrix, puesto que se trata de personal con cierta movilidad”.
Desde el punto de vista tecnológico, el core de su infraestructura se basa en una plataforma de hardware de Sun Microsystems con sistema operativo Solaris. Es en este entorno en donde corre la base de datos corporativa Oracle y el software ERP, que se articula en torno a Oracle Financials, Meta4 eMind y soluciones Cézanne para la gestión de competencias. El almacenamiento en los servicios centrales se apoya también en cabinas de discos de Sun con software de Veritas para las copias de seguridad, mientras que en cada una de las oficinas se ha recurrido a la tecnología de Iomega. La otra rama de la informática de la empresa viene dada por Windows 2003, sistema al que se migró el año pasado.
En este contexto en el que también cuentan con alguna base de datos SQL Server, Mutual Cyclops se erige como una de las grandes referencias de Microsoft Ibérica y su solución CRM.
Indra fue la compañía en la que confió el proyecto de implementación, inicialmente con una primera puesta en marcha para, después, ir incorporando mucha información de los sistemas operacionales. No fue este paso el más complejo, aunque fuera necesario crear los mecanismos de traspaso de información entre un sistema y otro, sino la puesta en marcha general.
En cuanto a la explotación del CRM, ésta se ha apoyado en la utilización de tablets PC de Acer para los delegados de gestión, que tampoco están muy habituados a utilizar tecnología. Tal y como señala Vallés, la elección de este tipo de dispositivo se motivó por su sencillez frente al ordenador portátil. Por su parte, la alternativa de los PDAs se desechó porque requerían de un desarrollo adicional para adaptarlo toda la información y aplicaciones a las dimensiones de su pantalla.
Así, si en la actualidad están haciendo uso de ellos entre 16 y 20 usuarios, “el objetivo es que cuando se tenga que poner en marcha para el resto, que aún no está planificado pero creo que probablemente será a primeros del año que viene, habrá más de 100 personas utilizándolo”, apunta la responsable.
Las cerca de 80 oficinas repartidas por toda España que componen la red de la mutualidad recurren a líneas Frame Relay provistas por Telefónica, cuyo despliegue tuvo lugar a finales de los años 90, habiendo ido mejorando fundamentalmente en materia de ancho de banda. Estos anchos de caudal, como es lógico, difieren mucho de unas oficinas a otras, dado que las hay desde dos personas hasta 100. Para la nueva sociedad que entrará en funcionamiento en 2006, “el diseño de la nueva red estará basado en ADSL”, matiza Vallés.
Por otro lado, la VoIP ha saltado a la palestra de Mutual Cyclops en más de una ocasión. Donde sí entra en juego el protocolo IP es en los servicios centrales en los que, como apunta Vallés, “teníamos una línea dedicada y aprovechando la línea de fibra, hemos dado de baja la línea de voz y utilizamos una única centralita con distribución de elementos y, además, redundancia”.
Así pues, la medida que se ha tomado ha sido la de cambiar toda la tecnología de las centralitas y, así, la balanza se ha inclinado por centralitas Alcatel que, si bien por el momento no aprovecharán las bonanzas de IP, sí que están preparadas para hacerlo en el momento en que se opte por ello.
Paralelamente, Vallés indica que “hemos creado una red virtual de voz entre todas nuestras centralitas, para que se puedan hacer llamadas directas entre extensiones, implantar una serie de facilidades que antes no había y unificar todos los servicios que hay en cualquier oficina de la Mutua”. Este proyecto se inició a principios de 2005 y ya se ha superado la frontera del 50 por ciento de las oficinas.
Ahondando en el ámbito de las comunicaciones, si cuando se montó la actual infraestructura tecnológica de Mutual Cyclops era descabellado plantear la posibilidad de sacar las máquinas del CPD fuera de la casa, la alternativa de recurrir a la fórmula de hosting ha cobrado fuerza para el Servicio de Prevención y, en concreto, con BT como proveedor.
En cuanto al nuevo CPD que se están construyendo para el Servicio de Prevención, Mutual Cyclops ha realizado una apuesta basada en la confianza depositada en unos de sus tradicionales partners tecnológicos. Si en el CPD general la plataforma hardware para Windows se basaba en máquinas HP/Compaq, en el nuevo centro se apoyará en la arquitectura x86 de Sun con el sistema operativo del Gigante de Redmond.
Mutual Cyclops, fiel a su compromiso de sacar el mayor partido a la tecnología disponible, ha fijado entre sus metas a corto/medio plazo dos proyectos que redundarán directamente en un mejor servicio al cliente. En primer lugar se encuentra el salto a la radiología digital. La principal barrera con la que se ha topado este proyecto es el elevado coste que supone una máquina de estas características más de 96.000 euros-, más aún teniendo en cuenta que “la actividad de las mutuas no genera un gran volumen de radiografías, por lo que no se justifican cambios masivos en los dispositivos de rayos X”.
