El objetivo que persigue la Universidad de Almería (UAL) con la ejecución de su Plan Futural es la de dirigir su desarrollo, funcionamiento y gestión hacia la convergencia europea en materia universitaria. Las decenas de actuaciones que se agrupan en Futural se articulan en torno a cinco grandes líneas estratégicas, una de las cuales pasa por ser el desarrollo de un sistema eficiente de gestión integral universitaria. Es precisamente en este contexto en el surge el proyecto de implantación de WebFocus BSC de Information Builders, al frente del cual se encuentran Carlos Jesús Cano, director de la Unidad de Planes Operativos y Programas Institucionales; Luis Fernández-Revuelta, director de la Unidad Prospectiva y Relaciones con el Entorno; y José Joaquín Céspedes, director de la Unidad de Análisis y Control Estratégico.
Cano recuerda que “hace ya cerca de dos años comenzamos el proceso de definición del plan estratégico, viéndose la necesidad de tener un sistema de información lo suficientemente ágil y que nos permitieran gestionar adecuadamente todo un conjunto muy amplio de información”. El director de la Unidad de Planes Operativos y Programas Institucionales señala que “estuvimos viendo varias posibilidades y la que en principio más se ajustaba a nuestras necesidades era la propuesta de Information Builders, que además venía prescrito por una referencia del calibre de CajaMar”. Así pues y tras adjudicarse un concurso público por cerca de 30.000 euros, Information Builders fue la selecciona para aportar su Business Intelligence (BI) a Futural.
Entre los puntos fuertes que destaca Cano a la hora de elegir a este proveedor destaca el hecho de que “la metodología que utiliza para el cuadro de mando integral extendido es la de Kaplan y Norton, que está muy implantando en la empresa privada y cada vez más en la pública, estando certificado para ello”. A ello era necesario sumar “su flexibilidad, sencillez al ser una herramienta web sin limitación en el número de usuarios y que Information Builders es la empresa que más mejoras va incorporando en su herramienta, con lo cual también consideramos la proyección de futuro”.
Antes de contar con una tecnología como la que procura WebFocus BSC, como aclara Cano, “había un Plan de Gobierno, que definía el rector y el equipo de gobierno, y cada cual tenía sus responsabilidades y definía los planes de acuerdo a lo que él consideraba oportuno; aunque había reuniones de coordinación, no había plan estratégico”. Eso es lo que se eliminará con el proyecto, de modo que se añada “un componente de seguimiento y control de la estrategia y de los resultados, así como de coordinación”. Tanto es así, que el responsable precisa que “la mayor parte de las adaptaciones que estamos pidiendo van a potenciar esa labor de coordinación de la iniciativa de las unidades implicadas en la puesta en marcha de Futural”.
En la actualidad, la universidad se encuentra en pleno trabajo de adaptación de la aplicación a sus necesidades, estando prevista la plena explotación entre marzo y junio del año que viene. De hecho, la fase que servirá para concretar las adaptaciones requeridas para cubrir las necesidades de la Universidad concluirá antes de que termine el año, siendo en 2006 cuando se inicie la introducción de todos los datos. Cuando se finalice todo el proceso, cuyo desarrollo se está llevando a cabo bajo Linux con base de datos Oracle, tendrá un alcance aproximado de unos 150 usuarios.
Este proyecto se encuentra estrechamente relacionado con, en palabras del experto, “la iniciativa que está llevando a cabo la Junta de Andalucía con el desarrollo de un data warehouse común a todas las universidades, basado en tecnología de Oracle”, que se inició hace algo más de un año. De este modo, Cano indica que el planteamiento posibilitará que “WebFocus importe información del data warehouse de Oracle y viceversa, sin que por ello se produzcan duplicaciones de datos”.
El responsable aclara que “todo el equipo de gobierno entero estamos aplicando el cuadro de mando y después como experiencia piloto hemos escogido a todas las facultades y algún departamento, de los que estamos diseñando sus propios planes estratégicos”.
Adicionalmente, Luis Fernández-Revuelta, director de la Unidad Prospectiva y Relaciones con el Entorno de la UAL, llama la atención sobre “utilizar la herramienta para la docencia, por lo que vamos a empezar en los cursos superiores de Administración de Empresas a enseñar cómo funciona el cuadro de mando de WebFocus”. El objetivo por parte de los responsables de la UAL es, según Fernández-Revuelta, “convertir a la Universidad en un referente en Almería en cuanto a aplicación de tecnología última generación en gestión empresarial”. Cano corrobora la visión de su colega, apostillando que “esta herramienta se encuadra en el ámbito de grandes empresas privadas”.
La formación para el personal docente también será clave, puesto que Fernández-Revuelta señala que “lo que nos preocupa, incluso más que la elección de la propia herramienta y de las adaptaciones en las que estamos ahora inmersos, es cerciorarnos de que realmente la gente aproveche todo su potencial funcional”.
