Forum Barcelona 2004 (FB 2004) es un macro-evento diseñado a medida para superar la pérdida de imagen de la capital de Cataluña tras las Olimpiadas de 1992. Un proyecto institucional y empresarial que intenta, en definitiva, recuperar el protagonismo de Barcelona en la esfera internacional.
Durante 141 días, la Ciudad Condal se convertirá en el núcleo de un encuentro científico, cultural y artístico que gira sobre tres grandes ejes conceptuales -condiciones para la paz, sostenibilidad de la Tierra y diversidad cultural- y al que se espera que asista una gran cantidad de público. Por tanto, cualquier detalle es importante.
Además de las cuestiones puramente relacionadas con la organización, FB 2004 es una empresa que exige no sólo soporte informático y de sistemas de información, si no los más avanzadas TI capaces de ofrecer un óptimo servicio y, por tanto, los mejores índices de satisfacción.
Con este objetivo arrancó hace dos años el proyecto de sistemas y desde entonces no se ha parado de trabajar para ajustar una arquitectura creada con la celeridad y la incertidumbre que exige este tipo de eventos: “no es fácil integrar un proyecto tecnológico de estas características -afirma Andreu Manich, director de Tecnología- porque implica conjuntar una arquitectura de sistemas en un corto periodo de tiempo y porque la fecha de puesta en marcha está totalmente determinada. Además hay adaptarse al ritmo de las obras de construcción lo que obliga a probar los sistemas en maqueta antes de su implantación definitiva. Por último, un evento de este tipo está sometido a cambios permanentes en las ideas, lo que significa modificaciones que los sistemas de información tienen que integrar lo más rápidamente posible”.
IBM fue la empresa que primero apostó por el proyecto, creó la página web del evento y diseñó el primer borrador de un plan de sistemas que no tuvo continuación y que, a día de hoy, ha sufrido una renovación total, hasta tal punto que ninguna de los sistemas implicados en la arquitectura caen bajo su paraguas tecnológico, en palabras de Manich, “en realidad FB 2004 asumió su responsabilidad como gestor de un proyecto de sistemas, lo que nos llevó a moderar el ambicioso proyecto diseñado en un principio por IBM. En definitiva, lo que hicimos fue tomar las riendas del plan informático para el evento y crear una arquitectura más realista”.
Conjugar riesgo y seguridad es el sueño de cualquier director de sistemas de información, pero en este caso es además una obligación ineludible: la innovación es imagen, pero nada puede fallar: “debíamos alcanzar la mayor flexibilidad para integrar los cambios, aportar la máxima convergencia tecnológica para no tener que disponer de especialistas en cada área de desarrollo y, para ello, las implantaciones debían adaptarse al máximo a estándares del mercado”.
A mediados de 2002, se llevó a cabo todo el estudio de propuestas para seleccionar los suministradores más adecuados en cada apartado y, a finales de ese mismo año, la empresa empezó las tareas de desarrollo y prueba que se alargaron hasta prácticamente la inauguración del evento.
Las primeras decisiones tuvieron que ver con las infraestructuras de comunicaciones. Y aquí el protocolo IP resolvía tanto los problemas de innovación como de seguridad. Con la instalación de una nueva centralita OmniPCX 4400 de Alcatel, todas las comunicaciones de voz se adaptan al estándar de VoIP (Voz sobre IP) y se cumple otro de los criterios básicos de la instalación: facilitar la máxima ubicuidad a los cerca de 1.300 usuarios finales que trabajan en la organización del evento.
Un objetivo que además se ha mejorado con la implantación de redes Wi-Fi para dar cobertura a determinadas áreas de los edificios y campus y con la promesa UMTS para su uso en ciertas aplicaciones. “Hemos incorporado UMTS al proyecto a iniciativa de Telefónica Movistar y esperamos utilizarlo en determinadas aplicaciones a pesar del handicap de la falta de terminales telefónicos adecuados para este sistema. En cuanto a la tecnología Wi-Fi creemos que será decisiva no sólo para la organización, sino también para ampliar la conectividad de los asistentes al evento.
Como soporte al tráfico de voz, datos, señal de televisión y servicio de megafonía, FB 2004 se decantó por crear una infraestructura de comunicaciones basada en un backbone redundado sobre tecnología Gigabit Ethernet y soportado en equipamientos Cisco con distintas capacidades de la serie Catalyst.
A pesar de ser un experto en sistemas SAP, porsu pasado como responsable de sistemas en Pirelli o Retevisión, Andreu Manich asegura que la implantación de un ERP de este suministrador no hubiera sido lo más conveniente en esta empresa. Además de analizar esta solución, FB 2004 estudió otras hasta que finalmente optó por la oferta de Deister Software, una plataforma que venía a cubrir todos los requerimientos solicitados, además de la flexibilidad de adaptación exigida.
El requisito fundamental era que los aplicativos fueran accesibles vía Web y, por tanto, a través de navegador. A partir de ahí, el ERP debía proporcionar una integración total para evitar los interfaces que complican la gestión de los sistemas y su futuro mantenimiento.
Con estos condicionantes, la solución de Deister cubre las áreas financieras, la planificación de acontecimientos o escaleta de eventos, la parte de proyectos relacionados con las infraestructuras, los apartados de logística referidos a cuestiones como los intérpretes y transportes y la gestión documental y de incidencias, como aplicaciones más importantes.
En la parte de gestión de tiendas sin embargo la plataforma tecnológica ha sido aportada por Informática El Corte Inglés, empresa especializada en este tipo de soluciones. Se han instalado cerca de doscientos terminales puntos de venta, que aportarán información para su agregación posterior en la plataforma de Deister: “un proyecto que se realizó en tiempo récord”, asegura Manich.
Dentro del concepto de innovación del proyecto, la plataforma tecnológica de gestión empresarial fue objeto de un estudio pormenorizado. En un principio se valoraron distintas ofertas sobre entornos operativos y motores de bases de datos diferentes, hasta que finalmente se optó por seleccionar una arquitectura de sistemas basada en Informix y Linux que Indra gestiona en hosting bajo plataforma Compaq.
Esta decisión se tomó en base a diferentes criterios. Por una parte, es de todos sabido que la Generalitat de Cataluña apoya la utilización institucional de Linux, pero también tuvo mucho que ver la opinión de ciertos consultores que apoyaron sin reservas esta vía: “las fuentes que consultamos nos hicieron ver que Linux no tendría problemas en la parte de servidor, aunque no recomendaron su uso en el cliente por una cuestión de formación: hoy por hoy, a nivel de usuario final está mucho más extendido el uso de Windows y sería absurdo que en este proyecto nos desmarcamos de una realidad de mercado”. Los casi mil puestos de trabajo involucrados en el proyecto FB 2004 trabajan sobre plataforma Windows 2000.
Pero sin duda el factor más decisivo en la elección de Linux como entorno operativo se basó en los costes. Respecto de ofertas similares bajo Unix y con las mismas capacidades y recursos, Linux abarataba los costes de manera sensible y con un grado de seguridad similar o superior en todos los casos. “La comparación no tenía ninguna duda. Nuestro sistema transaccional sobre Linux era un cincuenta por ciento más barato que sobre Unix y este fue el factor que más nos influyó en la selección final de la plataforma de servidor”.
