La mayora de los estudios reflejan que las inversiones de las pymes espaolas en sistemas de informacin estn por debajo de las de otros pases de nuestro entorno, pero toda regla tiene su excepcin y el ejemplo de Los Telares as lo demuestra. En 1996, esta empresa asturiana del sector de moda se convirti en una sociedad limitada, dando comienzo a una carrera imparable de crecimiento y expansin territorial de su negocio, que le ha permitido alcanzar un volumen de facturacin superior a los diez mil millones de pesetas en 2001.
La puesta en marcha y desarrollo de renovados proyectos de sistemas de informacin es, visto desde la perspectiva actual, uno de los pilares de su xito empresarial. Para ello ha sido necesario mejorar las comunicaciones con cada uno de los puntos de venta, ampliar la capacidad y el rendimiento de los servidores corporativos, optimizar las prestaciones del sistema de gestin empresarial basado en la plataforma Iris FX de Seresco e implantar soluciones departamentales.
Pero el tiempo es inexorable y soluciones de hace cuatro o cinco aos, se demuestran ineficaces ante las nuevas necesidades planteadas por el mercado. Por esta razn, Los Telares est analizando un nuevo proyecto de sistemas a cinco o seis aos que tendr como ncleo principal el desarrollo de un nuevo modelo de comunicaciones con sus tiendas, la implantacin de un nuevo ERP estndar y la mecanizacin de un nuevo almacn que sirva de plataforma logstica para el conjunto de procesos de negocio.
Los Telares est dedicada a la venta de ropa y moda de seora, caballero y nio. De origen asturiano (Avils), esta empresa mantuvo una estructura tpicamente familiar hasta el ao 1996, fecha en que se convirti en una sociedad jurdica de mbito limitado.
Varias fueron las motivaciones para hacer evolucionar su situacin fiscal, pero, sin duda, la ms importante fue la necesidad de crecer y expandirse a escala nacional. Una estrategia de negocio que conllev un esfuerzo de profesionalizacin de los cuadros de mando, cambios en los modelos y flujos de procesos y el diseo y puesta en marcha de una arquitectura informtica y de comunicaciones inexistente hasta la fecha.
En los seis ltimos aos, Los Telares ha multiplicado su red comercial hasta alcanzar las 101 tiendas actuales, con una tasa anual elevada de nuevos establecimientos; ha expandido su mbito geogrfico, manteniendo con vigor una estrategia de penetracin de mercado hacia el conjunto de las comunidades autnomas; ha establecido un rgimen de franquicias que ha colaborado de manera decisiva al incremento de su actividad y ha alcanzado un crecimiento econmico sostenido de su facturacin anual.
Casi con plena seguridad, ninguno de estos logros hubiera podido materializarse sin haber previamente optimizado los niveles de informacin de la empresa, tanto desde el punto de vista de su administracin, como de la reduccin de los tiempos de respuesta a las necesidades puntuales de cada uno de los departamentos de negocio fue como asumir una nueva concepcin de nuestro futuro empresarial y comprender que ste pasaba inexorablemente por una gestin ms eficaz de la informacin, capaz de aportarnos mejores modelos para la toma de decisiones sobre el negocio de la compaa, comenta Javier Arias, director de control en Los Telares.
En 1996, se definieron las bases del proyecto y, a lo largo de 1997 se puso en marcha el primer plan de informtica para impregnar todos los rincones de la organizacin con una nueva cultura vida de informacin. Los objetivos eran claros alcanzar una mayor rapidez en los flujos de informacin con las tiendas y optimizar la disponibilidad de los datos para mejorar la gestin y acortar los plazos de reposicin de artculos y consolidacin fiscal. Como seala Arias, si es cierto que tenamos la informacin en nuestras manos, tambin lo era que disponamos de datos diferidos en el tiempo o, lo que es peor, en la cabeza de los responsables de cada rea o departamento de negocio.
Mayor capacidad de proceso, configuracin de un nuevo sistema de comunicaciones con tiendas e implantacin de un conjunto de aplicaciones adaptadas al negocio, fueron las claves estratgicas del plan y 50 millones de pesetas la inversin requerida para el conjunto de la empresa, una inversin nada desdeable para una pyme deseosa de crecer.
A comienzos de la dcada de los noventa, Los Telares tom contacto con la informtica para la gestin de su sistema contable, mediante la utilizacin de un programa desarrollado por la empresa Theos. Los pedidos y ventas de las tiendas se enviaban por fax y se recogan e introducan manualmente en los equipos instalados en la central las duplicaciones y errores provocaban numerosos problemas de reposicin de artculos y de servicio, impidiendo una consolidacin eficaz de los datos y alargando el proceso conforme creca el volumen anual de negocio. Por otra parte, el programa en s mismo era, segn la opinin de Arias, cerrado y poco verstil, lo que impeda su adaptacin a las nuevas necesidades de gestin de informacin emergentes en la empresa.
Por este motivo, se hizo urgente mejorar las comunicaciones con cada uno de los puntos de venta y ampliar tanto la capacidad como el rendimiento del procesador corporativo. En este sentido, la adquisicin a travs de un contrato de renting de un equipo de la familia AS/400 de IBM (actualmente centrado sobre un modelo 720 de la gama de esta gama de servidores), no fue ms que el resultado de la seleccin previa de una solucin integral para mecanizar el rea de facturacin; un nuevo sistema de informacin basado a su vez en el fortalecimiento de una red corporativa que, aunque simple en su concepcin, proporcion, y lo sigue haciendo, importantes beneficios desde mltiples perspectivas a la compaa las tres patas de un proyecto a medida elaborado por la empresa Seresco, socio tecnolgico en el proyecto.
Para nosotros -asegura Arias- el trmino facturacin abarca todo el proceso de gestin de prendas de vestir, es decir desde que una tienda realiza un pedido de mercanca, hasta que se vende. Un proceso que si est bien analizado produce numerosas y ventajosas informaciones para la toma de decisiones. Y ste fue precisamente el aspecto clave sobre el que se gui el desarrollo del nuevo sistema informtico. Cuestiones como la reduccin de stocks en almacn, la reposicin de artculos a tienda (actualmente se distribuyen ms de cuatro millones de prendas de vestir en el ao), la rentabilidad de cada producto, de cada tienda o de un proveedor, conocer la mejor fecha para acometer una campaa de promocin , cundo realizar una segunda rebaja o calibrar los mrgenes de una manera ms precisa, son elementos vitales de una empresa que basa sus ingresos en un producto tan efmero como la moda.
Sin embargo, todo lo anterior no sera posible sin facilitar el flujo gil de la informacin.
Cada puesto de trabajo de los departamentos est conectado a travs de un hub Ethernet al ordenador central, un procedimiento que quiz vaya en demrito de un mayor nivel de integracin de los datos, pero que asegura a cada usuario una capacidad razonable de trabajo en local.
En cuanto a la comunicacin con las tiendas se ha realizado hasta la fecha mediante red telefnica conmutada el AS/400 establece una comunicacin diaria con los terminales punto de venta (TPV) ubicados en tienda para recoger la informacin de la jornada y actualizar sus ficheros de precios, productos, existencias, etc., de tal forma que las tiendas puedan abrir ese da con toda la informacin operativa disponible. Un procedimiento que se ha modificado ligeramente durante los ltimos aos en aras de alcanzar un mayor grado de seguridad en los trficos de informacin seguimos utilizando la red telefnica conmutada para nuestras comunicaciones con tienda, pero hemos logrado reducir la ventana a tan slo dos horas nocturnas gracias a los recursos que hemos empleado en la automatizacin del sistema y a los trabajos de integracin que hemos realizado entre los diferentes mdulos de nuestro programa de gestin Iris FX de Seresco, comenta Ignacio Sols, director de sistema de informacin en Los Telares.
A pesar del arduo trabajo llevado a cabo durante los ltimos aos, Los Telares est en pleno proceso de estudio de sus recursos y sistemas. Si bien es verdad que todas las reas estn cubiertas de manera satisfactoria, tambin lo es que las nuevas tecnologas podran aportar a la empresa novedosas soluciones capaces de guiar polticas de crecimiento agresivas durante este ao, Los Telares analizar su futuro y las lneas maestras de sus planes de negocio al menos a cinco aos. Podramos continuar con los actuales sistemas de gestin, pero no creemos que sea lo ms adecuado. Estamos a la espera de unificar nuestro almacn y esto supondr el punto de partida del proyecto de sistemas, que nos llevar a las fronteras del prximo ao.
En cuanto a las comunicaciones, la empresa parece haberse decidido por las lneas RDSI, en detrimento de otras soluciones y, como afirma Sols, ya tenemos el proyecto avanzado, aunque falten algunos criterios importantes. Por otro lado, la bsqueda de un nuevo recinto para el almacn arrancar un proyecto de mecanizacin a travs del uso radiofrecuencia, que tendr una elevada repercusin sobre el resto de sistemas a instalar. Entre estos ltimos, quiz sea el ERP el ms sensible, ya que la posible sustitucin de Iris FX por una nueva solucin conllevar cambios culturales de primera magnitud dentro de la organizacin hemos analizado algunas plataformas como el OneWorld de JD Edwards, distribuido por Seresco, el SAP vertical para nuestro sector, y la solucin de Movex, pero todava no hemos tomado ninguna decisin.
